技工院校人事檔案管理要點分析與革新建議

肖鴻強

摘 要：對于技工院校來說，干部的人事檔案管理工作是其非常重要的組成部分，是各級組織評判、審查技工院校教職工整體素養的關鍵參照，在教學活動、評定職稱、科研活動等多項工作中發揮著舉足輕重的影響。所以，全面提升人事檔案管理工作的效率和水平，展現出人事檔案的價值，是應當考慮的首要任務。

關鍵詞：技工院校；檔案管理； 革新

干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，是組織人事等有關部門按照黨的政策在培養選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料。

本文將技工院校作為研究對象，對技工院校的人事檔案管理要點進行分析，并有針對性的提出革新建議。由于學校管理基礎條件不同，管理標準不一，導致偶有出現檔案材料不能按時整理成冊、材料收集不全或者是部分丟失、材料手續不完整存在年齡真偽難辨以及工齡記錄不清楚和個別檔案的涂改造假等現象。學院在創建干部人事檔案目標管理一級單位目標的驅動下，針對上述問題，本文從組織領導、制度建設、隊伍建設、對檔案材料的收集整理、歸檔保護以及后期的使用等方面入手，為科學化、制度化實施干部人事檔案管理工作提供參考依據。

1 當前技工院校干部認識檔案管理工作的現狀分析

長期以來，很大一部分人對于技工院校的人事檔案工作的認識不足，認為人事檔案就是裁剪和裝訂以及保管等相關事務工作，和教學以及科研工作并沒有什么關系，認為人事檔案管理工作并不能給學校帶什么經濟收益，只要不丟失或者是泄密，可以應付得了干部的調動以及提拔時候的查檔工作就可以了。

經實際調查發現，很多技工院校并沒有配備相關的檔案存放室，也沒有單獨的編制設立和專業的檔案管理人員，并且檔案管理工作由人事管理部門的相關成員兼職管理這項工作，很少會有領導過問院校內部干部人員的檔案管理工作，這就使得當前的技工院校的人事檔案管理工作看起來重要其實不然。并且，技工院校的檔案管理室相對來說基礎設施較差，一般使用普通的辦公用房，有的是把檔案庫房安排在辦公室的下面或者是地下室等，檔案長期在這些地方存放會收到高溫和潮濕環境的影響；并且檔案存放室多為普通的門窗其封閉性相對較差，起不到防盜放光和控制檔案室溫度和濕度的效果。很多技工院校對檔案管理工作的相關制度不明確并且不能明確到個人崗位職責上，使其管理工作缺乏系統并且完備的規章制度。

2 做好檔案管理的宣傳和保存管理工作

首先應該做好技工院校干部人事檔案的管理工作和宣傳工作，明確技工院校干部人事檔案管理的懲治規則，提高檔案管理管理人員的責任意識和檔案借閱者的責任意識，檔案管理管理人員應該明確自己的工作職責，確保檔案管理工作室內的環境清潔，還要保證檔案工作室的溫濕度在合理的范圍之內。同時檔案管理人員要及時的提醒檔案借閱者配備相關設備再進行翻閱資料，明確相關的借閱規則和懲罰條例，對于借閱資料時資料狀態要及時錄入計算機系統內。對于一些珍貴的項目資料需要使用復印件的不可以使用技工院校干部人事檔案的原件，避免對原件造成的損壞。

3 干部人事檔案突發事件管理以及除塵工作

要做好對技工院校干部人事檔案的密封除蟲和除塵，一旦發現出現損壞的檔案資料要及時的進行修補，不僅要對檔案進行編碼歸檔為了方便查閱檔案還要及時對檔案進行管理更新。檔案管理人員還要對掌握計算機管理系統，結合本校的工作要求和具體工作內容制定出適合自身檔案管理的規則。還要增加對技工院校干部人事檔案管理工作中突發事件的重視程度，對不同單位的技工院校干部人事檔案管理機構來說，技工院校干部人事檔案的管理工作并不像電子檔案一樣，它具有自身無可取代的特點，特別是對于一些珍貴的原始資料來說更是十分重要的，所以針對突發性事件應該做好應對不同突發似的應急預案，要提高相關檔案管理管理人員對技工院校干部人事檔案管理的重視程度。還要不定時的進行應急預案的演習，對管理人員開展相關的災害預防和應急措施的培訓工作，提高檔案管理管理人員吹突發事件和能力和應變能力。還應該制定出適合本校檔案管理工作的相關懲罰和獎勵條例并嚴格執行相關條例規定，對于可以及時發出預警信號的管理人員實行相關獎勵。

4 內部檔案實行集中性管理工作及建議

在單位內部實行集中管理，讓檔案工作機構精干事項，確保檔案保存管理工作的安全性，企業內部之間實行分級管理模式，這些信息流量較大的企業之間主要是橫向聯系，要保證技工院校干部人事檔案信息的完整性和時效性。同時各部門之間要做到對檔案資料的循環利用和保護工作，定期將保管好的檔案資料歸檔入庫。

檔案部門是輔助性的崗位，會產生直接的經濟效益，這都是由檔案管理工作的性質決定的，在檔案管理人員的選擇上應該具有一定的高標準和要求，合理的對單位內部的檔案管理人員進行配置，要保證檔案管理管理人員的年齡比例差在合適范圍之內，存在合理的知識結構，可以在工作中相互借鑒吸收并且補充來提高自身工作能力。建立檔案管理工作室內的獎勵機制，建立人才競爭機制，以培養人才制度化來保證長效的激勵，通過對人才制度的建立來給檔案管理人員創造出良好的學習和受教育機會，從而來提高技工院校檔案管理能力，增加技工院校干部人事檔案管理工作者的升職機會，可以使薪酬上的獎勵或者是職位變動都可以在一定程度上增加檔案管理者的積極性，從而激發自身對檔案管理工作的動力。

5 技工院校干部人事檔案的革新建議

檔案管理工作的有效執行，需要檔案管理團隊具備高綜合素質，高業務水平的隊伍，想要獲得強大的人事檔案的管理隊伍就要不斷吸納擁有專業素質的管理人才并且不斷優化自身管理團隊組織結構，還要不斷加強對檔案管理人員的培訓工作和相關技能更新等。因此，筆者對技工院校干部人事檔案工作提出以下革新建議：

（1）全面更新管理觀念，加強對干部檔案工作的領導。