現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策

殷景華

摘 要：企業檔案記錄了企業生產經營活動情況，是企業最真實的反映，做好企業檔案管理工作對企業的發展有著決定性的作用。信息化時代里，現代信息技術在企業檔案管理中的作用越來越突出，以現代信息技術為手段，有利于企業檔案信息化管理。但是，在推進企業檔案信息化建設的過程中，檔案信息安全問題也受到了一定的威脅，需要企業采取有效的防范措施。

關鍵詞：現代信息技術；企業；檔案管理；影響；對策

在現代信息技術快速發展的同時，企業檔案管理信息化趨勢也愈發明顯，是企業檔案管理工作的重要目標。以現代信息技術為載體，可以提高企業檔案管理水平，實現檔案信息的共享。但是，現代信息技術的運用也給企業檔案管理工作帶來了一定風險，使得檔案信息安全性、完整性受到了一定的考驗。因此，要想加快檔案管理信息化發展，客觀真實地提供檔案信息，企業就必須結合實際，在加大現代信息技術運用的同時，要強化檔案的管理。

1.現代信息技術對企業檔案管理的影響

1.1現代信息技術對企業檔案管理的積極影響

（1）檔案管理方式的轉變

長期以來，企業檔案管理工作中所用的方式比較傳統，檔案信息的存儲以紙質檔案袋為主，檔案的調用靠人工查找，而這種檔案管理方式很顯然不適合企業發展的需要。信息化時代里，現代信息技術為企業檔案管理工作指明了方向。以現代信息技術為手段，可以取代企業傳統的檔案管理方式。以現代信息技術為手段，企業在開展檔案管理工作時，可以實現電子化檔案，從而提高檔案管理效率。

（2）節省檔案管理成本

檔案管理工作是一項系統的工作，需要投入一定量的人力、物力、材料。長期以來，企業各部門之間各自為政，信息得不到共享，一定程度上增加了檔案管理成本。而以現代信息技術為手段，可以將企業各部門之間有效的聯系起來，實現信息的共享，從而提高檔案管理水平，節省檔案管理成本。如，在檔案的調用中，企業可以利用現代信息技術，構建統一的檔案信息化管理系統，只需要借助信息技術，就可以快速地找到檔案信息，從而節省時間成本。

1.2現代信息技術對企業檔案管理的消極影響

（1）檔案信息安全問題

在以現代信息技術推進企業檔案信息化管理的過程中，信息安全問題也隨之出現。網絡環境下，雖然現代信息技術大大的方面了企業檔案管理工作，但是企業檔案信息也容易被一些不法分子給攻擊，從而出現檔案信息的丟失、被竊取等問題，進而造成檔案信息的不完整，不能準確反映企業經營發展狀況，不利于企業經營戰略決策的制定。

（2）檔案工作人員能力、素質問題

現階段，雖然企業認識到現代信息技術在企業檔案管理 中的作用，也開始加大現代信息技術的應用。但是，現代信息技術的運用對企業檔案管理人員的要求較高。如果企業檔案管理人員能力不足，無法滿足檔案信息化管理的需要，就會出現各種問題，影響到檔案管理的連續性和完整性。同時，檔案信息化管理后，檔案管理工作變得更加嚴謹，如果檔案管理人員職業素質不高，就會影響到檔案管理質量。

2.以現代信息技術為手段的企業檔案管理對策

2.1構建統一的檔案信息化管理系統

隨著現代信息技術的不斷成熟與完善，企業應當認識到現代信息技術在檔案管理中的作用。檔案管理是一項重要的工作，檔案管理工作的好壞一定程度上影響到了企業的發展。而要想發揮檔案應有的作用，企業就必須結合自身實現，利用現代信息技術，構建一個統一I的檔案信息化管理系統，全面推進檔案管理信息化發展，進而提高檔案管理水平[1]。

2.2加強檔案管理人員的培訓

在企業推進檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員能力、素質的高低直接影響到了檔案管理效率和水平。基于檔案信息化管理要求，企業應當加強檔案管理人員的培訓。首先，強化檔案管理人員能力的培訓，包括現代信息技術的應用及操作能力、檔案管理能力等，為企業檔案管理培養一支綜合能力強的檔案管理隊伍；其次，加強檔案人員的職業素養，使檔案管理人員認識到自身的職責所在，積極、主動地參與到檔案管理工作中去[2]。再者，要落實責任制，將檔案管理相關責任落實到實處，從而更好地規范和約束檔案管理人員的行為，促使他們嚴格按照檔案管理信息化規范來開展檔案管理工作。

2.3完善企業檔案管理制度

企業檔案管理信息化建設是一項系統的工程，要是沒有一個健全、完善的制度加以規范和管理，企業檔案管理信息化進程就比較緩慢，現代信息技術就難以發揮出應有的作用。因此，在推進檔案管理信息化的進程中，企業應當結合自身，完善檔案管理制度。首先，結合現代信息化技術要求，完善檔案信息細化管理流程，建立統一的檔案管理標準；其次，結合檔案信息化管理需求，建立一套完善、科學、行之有效的管理制度，引導檔案管理的規范化、流程化、科學化發展[3]。另外，要落實監督制度和審查制度，對企業檔案管理進行全面的審查和監督，杜絕一切風險存在，進而保障企業檔案管理質量。

2.4加強檔案信息安全管理

在推進企業檔案管理信息化發展的過程中，企業必須高度重視起檔案信息安全管理，一旦企業檔案信息安全受到威脅，就容易造成檔案信息的失真，進而不利于企業的發展。因此，企業必須全面抓好檔案信息安全管理。首先，在構建檔案信息系統中，必須優化軟硬件設備，確保軟硬件設備的先進性；其次，要加大信息安全技術的運用，如身份認證技術、加密技術、數據備份等，以這些技術為保障，提高檔案信息系統的安全性[4]。另外，檔案管理人員必須重視檔案信息系統的維護，定期殺毒，定期整理，從而將一切威脅檔案信息系統的安全隱患扼殺在搖籃里。

3.結語

綜上，現代信息技術對企業檔案管理工作的影響既有有利一面，也有不利一面，針對有利一面，企業應善于推廣；針對不利一面，企業要引起重視。現代信息技術的出現加快了企業檔案管理信息化發展，而企業在推進檔案管理信息化的過程中，應當認識到信息技術給檔案管理帶來的沖擊，針對這些沖擊，要有針對性的加以處理。一方面，企業要構建完善的檔案信息化系統，另一方面，要加大檔案管理人員的培訓，加強檔案安全管理，完善檔案管理制度，進而為檔案管理信息化發展提供支持和保障，提高檔案管理水平，更好地發揮檔案在企業發展中的作用。

參考文獻

[1]李娟.現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索[J].產業與科技論壇，2016，15（20）：268-269.

[2]關悅，徐亮，張毅.現代信息技術對企業檔案管理的影響與策略[J].現代國企研究，2016（02）：76.

[3]何所懼.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].才智，2014（09）：318.

[4]嚴德清.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].現代經濟信息，2014（06）：163.