“互聯網+”背景下檔案微信平臺服務功能分析與實現

曾麟媚

摘 要：“互聯網+”背景下，檔案部門必須要創新其服務模式，適應新時期的發展需求。本文對“互聯網+”背景下，微信平臺在檔案服務中應用的優勢進行了分析，并詳細介紹了檔案微信平臺服務功能的實現及相關優化服務建議。

關鍵詞：互聯網+；檔案；微信平臺服務

隨著互聯網技術的快速發展以及“互聯網+”概念的提出，“互聯網+”在推動社會發展，促進各個行業創新發展起到了至關重要的作用，社會已經步入“互聯網+”時代。在“互聯網+”背景下，檔案工作的開展也應順應時代的潮流，借助互聯網對其服務進行創新。基于此，筆者對檔案微信平臺服務功能及其實現展開了探討。

1 檔案部門運用微信開展檔案服務現狀

檔案部門開通的微信公眾平臺的功能大致分為兩類，一類是信息宣傳型，依靠移動互聯技術實現檔案、檔案工作和檔案文化的宣傳，如發布檔案工作動態、傳播檔案業務法規、推送檔案文化信息等；另一類是利用服務型，是實體檔案部門服務功能向微信平臺的遷移和拓展，如開展查檔預約、手機查檔、檔案布展等。目前，多數檔案微信公眾平臺把宣傳檔案工作和檔案文化作為側重點，微信平臺的應用層次較淺，即便有少量可提供檔案信息利用的，也僅局限于館藏內容的利用，并且效果也不盡如人意，用戶只能獲取少量信息，具體詳細內容還需到實體檔案部門查閱。檔案微信公眾號在應用功能的開發運用上仍然有相當大的提升空間。

檔案工作的開展能夠為人們提供檔案服務，這也是檔案工作的目的，而檔案微信平臺服務建設能夠有效提高檔案服務的整體水平，是檔案部門提高公共服務能力的一項重要舉措。

2 微信在拓展檔案服務方面的優勢

2.1微信的普及和龐大的用戶基數

隨著移動互聯網技術的不斷進步，截至2016 年12 月底，中國手機網民規模達6.95 億人，占比全國網民數的95.1%。新興媒體工具得到了空前的蓬勃發展，微信、微博吸引了大多數用戶。據2017 年4 月騰訊公布的最新《2017 微信用戶& 生態研究報告》，截止到2016 年12 月微信全球月活動用戶共計8.89 億人次，并且覆蓋各個年齡階層。微信對于用戶而言已成為日常不可或缺的移動通訊工具。微信的迅猛發展和全民普及為檔案部門創新、拓展檔案服務方式提供了必要條件。

2.2服務方式的改變

一是主動服務。微信具有主動推送信息功能，檔案部門可以將有關檔案部門館藏情況、檔案查閱事項、檔案法律知識、檔案利用實例等通過編輯直接向用戶推送，及時讓用戶了解與檔案有關的事項，檔案部門利用微信公眾平臺由以往的被動服務轉變為主動服務，拉近與普通大眾的距離，一定程度上改變了檔案一直以來給公眾神秘、不可接近的感覺。二是即時服務。即時反饋，微信具有即時發送的特點，公眾所需查閱的檔案信息一經發送可立即到達用戶手機端。微信的這一特性改變了檔案信息服務和反饋滯后、死板、繁復的狀況。 三是高效服務。與網站的檔案服務相比，不需要打開瀏覽器，不需要輸入網址等，直接點開微信公眾平臺就可以享受檔案利用服務，更加方便高效，更能滿足用戶求便、求快、求簡的心理。微信的自動回復功能能夠讓用戶通過關鍵詞主動獲取最新的檔案信息，無須繁瑣的人工重復。

2.3檔案信息資源共享

微信公眾平臺具有后臺開發功能，經過開發實現與檔案網站或數據的對接，用戶通過微信就可以查閱瀏覽各種公開信息、館藏開放檔案等。檔案部門可以將檔案資源開發、編演等文化產品通過編輯推送給用戶，實現檔案信息資源的共享。通過設置論壇、留言簿等，增強與用戶之間的交流、互動和信息共享，用戶之間交流心得和看法促進信息分享，接受用戶的建議、意見和批評，促進檔案部門的服務整改和完善。

3 檔案微信平臺服務功能的實現

3.1預約查檔

預約掛號、就診已經在較多的醫療單位微信平臺實現，并得到廣泛應用。預約查檔應該是檔案微信平臺提供服務的一項基本功能。預約查檔功能的實現，一種是用戶可以直接通過微信的留言功能，將要查詢的基本信息發送給公眾號。另一種是公眾號通過開發，實現預約查檔申請單的提交，用戶通過在線填寫并提交，檔案部門也可以將辦理進度顯示在查檔狀態里，及時反饋。微信預約可以簡化查檔手續，也可以使檔案部門做好有關預約事項的準備工作，同時可以使用戶合理安排時間，提高效率，拉近檔案部門與用戶之間的距離，使查檔利用更加便捷。 如 “浙江檔案”開發的在線預約查檔功能，通過基本信息的填寫提交實現預約，并有“我的預約”、預約電話、檔案部門導航等服務功能。

3.2微信查檔

微信查檔的實現是檔案部門將服務手段延伸到移動終端的有效手段。檔案檢索功能是將檔案目錄或全文數據庫導入或鏈接到微信平臺，為用戶提供在線查詢、在線瀏覽等服務。通過開發設置菜單，鏈接微網站或專門開發的移動端檔案查閱利用系統等，實現與微信平臺的對接，用戶點擊后跳轉到鏈接頁面進行自助查檔。相比較傳統的檔案查詢檢索，微信檢索更加快捷方便。利用微信平臺，用戶可以足不出戶查詢所需檔案信息。

3.3微信展覽

與實體檔案部門的展廳結合，建設微信平臺的網上展廳，將專題展覽、珍貴或重要檔案原件照片、專題視頻、編研成果等轉化為數字形式進行展覽。微信展覽通過圖文、照片、視頻等多種形式，和傳統形式上的檔案展覽相比，不受時間、空間限制，用戶隨時可點擊參觀，面向的對象更廣闊，服務范圍更廣，影響更大。同時，還可以節省檔案部門大量的人力、物力、財力。檔案內容的豐富及其特有的作用得到充分發揮，并能引起人們的廣泛關注。如“天津檔案”微信公眾平臺開設的“老照片”欄目，記錄了天津城市和社會的歷史變遷，通過老照片看到過去，感受變化?！罢憬瓩n案”設置的“記憶浙江”欄目，又分為“浙江之最”“記憶浙江”“鄉音的呼喚”“鄉村記憶”“微相冊”等子欄目，展示內容豐富，形式多樣，形象生動，廣受好評。

3.4其他服務功能

信息技術的發展日新月異，微信的功能在不斷開發、拓展中。檔案微信平臺除了預約、在線查檔和展覽等基本服務外，還可以做進一步的拓展和探索。利用微信平臺，檔案部門可以開展檔案法律、法律、政策和業務知識的普及，為用戶利用提供依據。可以作為信息公開的平臺，將開放檔案、現行文件、政府公開信息、民生檔案等資源對接平臺，實現信息的共享利用?？梢越ㄔO“指尖愛教基地”、“掌心培訓課堂”等，將有關文字、圖片、視頻等放置平臺或對接，實現更多形式、更多內容、更具人性化的服務。

4 優化服務的建議

4.1找準服務定位

一個好的利用服務型檔案微信公眾平臺首先必須有一個明確的目標定位，即面向什么樣的人群，提供什么樣的服務內容。利用服務型檔案微信公眾平臺的服務對象的定位應為普通群眾，只有為群眾和社會提供便捷豐富的檔案服務，并得到其認可的平臺，才具有生命力。檔案微信平臺的功能設計應根據服務對象的類別確定，在開發過程中要重視檔案利用者的需求，不能脫離群眾，脫離實際。服務內容定位應該是提供群眾和社會感興趣和急需的檔案，要根據社會熱點、國家政策等提供與群眾切身有關的檔案內容。要避免群眾和社會不感興趣的內容充斥平臺，既浪費資源和精力，又不受歡迎。

4.2增強互動，提高服務意識

微信屬于即時通訊工具，大多數關注者在向公眾平臺留言或發送消息時都是對平臺的反應和回復充滿期待的，過遲的回復或不理睬會讓用戶產生距離，使用戶感受不到檔案部門的親切感和服務意識，從而失去好感。管理者應該對每個用戶的留言、咨詢進行及時查看，認真回復，在回復時也要注意用詞和語句，避免生硬、蒼白，要讓用戶感受到檔案部門的用心。除了要及時解答用戶咨詢和疑惑外，還要接受投訴、建議和意見。要不斷開發互動功能，增強互動效果，可以激發大家互動的積極性，吸引更多人參與交流。還要創新互動形式，多舉辦一些激發用戶興趣的活動，不斷吸引人們的關注。

4.3 簡化服務流程

群眾在政府部門辦事時總是力求方便、快捷、簡單，檔案的查詢利用也存在同樣情況，在查檔利用時更易于接受簡單方便的手續和操作流程，花更少的時間查詢到所需的檔案信息。 因此，檔案微信平臺要按照便民利民的原則進行開發建設，要不斷滿足群眾求便、求快、求簡的心理，提高用戶體驗度。微信平臺的欄目設置要科學，分類規范。要簡化自助查檔等功能的操作程序，界面、步驟、流程力求簡潔、直觀，便于各年齡階層用戶使用，提高利用效率。

5 結語

綜上所述，當前微信給人們的日常生活及工作中的交流互動帶來了極大的便利，同時也給檔案工作的創新帶來了巨大的機遇。在“互聯網+”背景下，檔案部門要充分利用微信平臺，建設并完善基于微信平臺的檔案服務模式，從而提供檔案服務水平，為用戶提供更加優質的檔案服務。

參考文獻

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