微信公眾號在檔案利用服務中重要作用分析

鄭立芳

摘 要：在當前信息時代，信息化技術在各個領域廣泛應用，微信公眾號被引入到檔案利用服務中來，有效的保證了檔案管理工作的有序開展，而且通過兩者結合后，檔案管理工作的質量和效果有了大幅度的提升。文中對微信公眾號平臺在檔案利用服務中應用的現狀進行了分析，并進一步對檔案信息服務利用微信公眾平臺的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：微信公眾號；檔案利用服務；現狀；策略

在當前信息時代，人與人之間交流方式更趨向于網絡平臺，特別是微信的出現，在人們工作和生活中得以廣泛滲透，微信公眾號受到人們的廣泛應用，將其與檔案利用服務工作有效結合，可以為社會和人們提供更加便捷的檔案服務。

1 微信公眾號在檔案利用服務中應用的現狀

當前全國檔案行業現有的微信公眾號已有幾百個，部分檔案微信公眾號運營效果較好。不僅能夠為用戶提供查檔和預約服務，而且還能夠定期向用戶推送檔案知識，并展示檔案匯編成果，及時公布檔案動態活動信息。但并非所有檔案微信公眾號都如此，部分檔案部門的微信公眾號發展較慢，并處于停滯不前的一種狀態。

1.1 “空殼”賬號頻現

當前在檔案部門中微信公眾號的應用已具備一定的規模，但在實際應用過程中，部分公眾號的應用情況不樂觀，存在空殼賬號的現象。僅是利用檔案微信公眾號來作為宣傳的旗幟，沒有具體內容展示。部分檔案微信公眾號自申請后就沒有狀態更新。部分單位和部門設立微信公眾號存在追隨潮流的想法，但對于微信平臺卻沒有進行有效的管理和維護，因此導致空殼賬號現象頻繁出現。

1.2 表面功能豐富但不具有實用性

部分檔案微信公眾號雖然具有一定的服務項目和清晰的層次，但用戶無法主動咨詢并及時獲取到所需的信息。部分檔案部門在已開通的微信公眾號中，只是將一些歷史照片、館藏信息及活動通知等內容進行推送，內容十分單一，沒有充分的發揮出微信公眾平臺的功能。部分檔案部門雖然利用微信平臺發布了信息，但信息不及時更新，無法有效的滿足用戶查檔需求，缺乏與用戶之間的有效互動，這些檔案微信公眾號其實用性較差，并沒有發揮出檔案微信公眾號在檔案利用服務中的優勢。

1.3 更新頻率較低，關注度較少

部分檔案微信公眾號中，雖然有較多的單向公布信息模塊，但信息更新頻率較低，部分單向推送的檔案信息存在內容單一問題，與用戶需求的信息不相符，這也導致這些檔案微信公眾號普遍存在活躍度和影響力不高的問題。這部分檔案微信公眾號中所展示的檔案信息，很難激起用戶的興趣，同時用戶本身對利用公眾號獲取檔案信息的方式也不認可，同時檔案微信公眾號與用戶之間缺乏互動和溝通，這也導致關注檔案微信公眾號的人越來越少，部分檔案微信公眾號甚至無人關注，這就導致一些檔案微信公眾號失去了存在的意義。

2 檔案信息服務利用微信公眾平臺的策略

2.1 加強宣傳力度，提高公眾意識

檔案部門在建立微信公眾號以后，應當主動推送一些有關本館、本單位的檔案信息，而這些信息最好是經過加工形成的有效信息或是一些用戶們喜聞樂見的生動信息，以此來吸引更多的人關注此微信公眾號，提高檔案微信公眾號的知名度。與此同時，這些相關部門還要對此公眾號進行長期的精心管理和妥善維護，也使其具有一定的誠信度，讓用戶們慢慢對其建立起信任和依賴。久而久之，這些微信公眾平臺就會創造出一個良好的檔案服務和檔案利用環境。

2.2 豐富各項功能，完善服務途徑

當前檔案微信公眾號的功能多集中于檔案業務查詢、檔案知識科普、檔案文化宣傳和檔案部門活動通知等。在檔案業務查詢功能中，主要以檔案信息的查找及利用檔案的預約為主，部分檔案微信平臺可以提供在線預警服務，從而為用戶提供高效準確的檔案信息，不僅節省了用戶的時間，還有效的提高檔案部門的服務效率。但利用檔案預約功能很多檔案微信公眾號在使用時都存在不到位的問題，用戶無法及時得到反饋或是反饋的信息與需求不相符，長此以往，用戶必然會失去查詢信息的興趣。這就要求檔案部門要進一步對檔案業務查詢功能進行完善，加強與用戶的互動聯系，使用戶查詢檔案信息能夠獲得一個滿意的結果。

在檔案微信公眾號推送信息中，多以檔案知識科普和檔案文化宣傳為主，部分檔案部門利用檔案微信公眾號來宣傳檔案保護技術知識、檔案管理技巧，普及檔案法律法規知識，展示地方文化特色和展覽檔案匯編成果等，而且取得了較好的成效。因此要求一些沒有及時更新狀態的檔案微信公眾號，需要努力進行改進，充分的利用微信平臺的功能，將更具實用性的檔案知識積極提供給用戶，使檔案微信公眾號成為檔案部門宣傳的平臺，使其成為用戶獲取知識和信息的重要渠道。

利用微信公眾平臺推送檔案信息，完成檔案的查詢利用，是相關檔案部門為檔案信息服務工作開辟的新途徑。除了要豐富現有的功能外，還要完善微信平臺這一服務途徑，使得微信公眾號成為檔案服務事業的創新平臺。

2.3 努力規范管理檔案微信公眾平臺

微信公眾平臺作為網絡信息的產物，在給檔案工作帶來便捷的同時也隱藏著一定的風險，這就需要檔案管理部門要努力規范和完善對微信公眾平臺的管理工作。首先，要明確檔案公眾號的定位，建立諸如《檔案微信公眾平臺管理辦法》等相關規章條例，為檔案微信公眾平臺的利用提供制度保障。其二，微信公眾號的命名要統一規范，能夠體現檔案工作的權威性、嚴肅性，而且不同的檔案館應該設置不同的圖標，突顯檔案工作的特色化和個性化。最后，就是要成立專門的工作小組，對檔案微信公眾平臺的組建工作進行策劃、完善、規范和糾正。比如對語音的錄制要求必須能夠講標準的普通話，聲音優美、服務態度良好。

2.4 挖掘檔案與公眾平臺優勢的結合

檔案工作要突出特色，這種特色又需要與公眾平臺的優勢相互結合，才能夠最大限度的發揮檔案微信公眾平臺的作用，推動檔案事業的發展。譬如利用公眾名人、專家的微信公眾二維碼加強檔案宣傳工作，讓更多的人了解檔案。針對不同的檔案使用者，可以分組、分地域的去推送精準的高質量的檔案信息，讓檔案信息為廣大的用戶所了解和使用，進一步發揮出檔案的巨大價值。還可以利用自定義關鍵詞進行信息回復，一旦用戶輸入了相關檔案的關鍵詞就可以回答系統自動提出的問題，讓用戶學習檔案知識，了解更多的檔案信息。

3 結束語

微信公眾平臺是信息時代的重要產物，將其與檔案利用服務相結合，可以充分的借助于微信公眾平臺的優勢，針對于檔案用戶的需求來為用戶提供及時的檔案信息服務，實現對檔案微信公眾號的高效利用。

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