信息化條件下的檔案管理與服務創新路徑分析

摘 要：我國現代化進程不斷加快中，各個領域的現代化都在高速發展中，在信息化條件下檔案工作的開展已經步入正軌，這也是我國發展過程中一項非常重要的工作，檔案的信息化在檔案管理工作中的地位與作用也越來越重要。為了能夠更好的促進檔案工作的管理、提高檔案管理工作質量，特寫此文來分析信息化條件下的檔案管理工作以及服務創新路徑，將檔案工作與時代發展掛鉤，從而為以后檔案工作的開展提供專業指導。

關鍵詞：信息化條件、檔案管理、服務創新

隨著我國現代化發展和互聯網等技術高效運行的同時，在每一個領域中網絡信息技術已經成為其工作的重要部分之一，對于檔案的管理，人們的要求也越來越高，傳統的檔案管理以及服務創新已經不能滿足人們在高速運行的需求，所以進行信息化和數字化的檔案管理以及服務創新成為人們工作的路徑。

1 檔案管理的信息化發展

1.1檔案工作的信息化程度

檔案工作一直隨著我國科技技術發展而發展，但是，到現階段我國的檔案管理工作仍處于初級發展階段，在檔案的信息化進程中包含多個方面的建設，但仍然有不規范以及不合理的問題出現，而且還有一個主要的問題就是對檔案信息化的要求不能的到滿足。實現檔案信息化是最終的目的，我們要為此而不斷的努力。

1.2檔案工作的進程

在信息化過程中，由于檔案信息存在記錄以人工和紙質版為主以及有一些相關的歷史性問題，所以導致在各個檔案館的檔案管理松散。為了能夠進行信息化管理，對檔案信息進行系統的分工是不可避免的，這是信息不全面就成為一個嚴重的問題，阻礙著信息化的進程。

1.3信息化探索的特點

信息化的發展速度是相當快的，由于在對檔案的管理上沒有將檔案按照一定的技術進行整理，沒有按照信息化的要求進行分類，所以導致檔案管理并沒有與信息化相結合，進而影響了檔案在歸檔的時候利用光盤等工具存檔，這種方式已經較為落后，不能再成為檔案管理的有效方法了。

2 檔案在信息化條件下的管理途徑

2.1將傳統的檔案管理工作轉變為信息化管理

在傳統的檔案管理中，主要是一紙質版、音頻、錄像等形式把信息記錄下來，這種方式工作起來繁瑣又復雜，整個工作過程中需要投入大量的人力以及物力將檔案進行整理、分類、管理、保存等等，是一個落后于現代要求的檔案存留形式，在這種形勢下的檔案信息往往被閑置甚至浪費。

隨著現代技術的改進與突破，信息技術大大提高，在檔案的管理及運用方面都有了很大改善，多媒體、計算機等現代技術為檔案管理的信息化提供了很好的客觀條件。信息化的發展促使傳統的檔案管理形式面臨困難。現在檔案管理順應數字化要求，以信息為管理對象，對不同種類的信息進行分類以及數字化加工，運用現代化的管理手段對檔案進行管理。信息化平臺是可以重復利用的多功能平臺，檔案在信息化管理后才能實現信息的真正作用，為后人參考以及查證資料提供更為準確的信息，以及能夠快速的找到需要的資料，信息化為經濟的發展和科技的進步以及社會的繁榮提供更為高效便捷的服務，更能夠實現檔案管理的價值。

2.2建立有效的檔案管理計算機信息系統

通過建立有效的計算機信息系統來實現檔案管理的信息化。要做以下工作：第一點，規范以及改進檔案管理計算機信息系統，在應用計算機的條件下文件管理流程應更加規范，以便適應規整檔案的需要；第二，設計并開通檔案信息化系統軟件，以便文件在處理的流程上更順暢；第三，為確保檔案信息的安全，應在信息化系統中建立起內部控制制度。

在信息化時代的高速發展中，電子檔案的安全性存在較大隱患，我們應該著重關注電子檔案的安全問題。弟子檔案所涉及的范圍較廣，應用領域多，在計算機的使用中，通常會存在黑客以及盜用信息的網絡劊子手躲在黑暗處，隨時侵犯大家的信息，甚至將信息流通道各處，所以在安全問題上值得我們下大功夫。

電子檔案也存在真實性問題，在對信息進行電子儲存之前，對紙質版信息的保留嚴謹，甚至存在草稿信息多的現象，導致在電子存檔是造成信息不完整、不可靠，從而影響信息的真實性。

2.3實現檔案管理的科學化

雖然信息化是一個以科技為主的平臺，但是仍需要人來操作，信息也需要人來錄入。所以檔案管理員的身份是至關重要的，在對檔案管理員的任用應需很多要求，例如要有多元的文化知識，在不同的信息上都能有自己的理解；也需要有團結協作意識，將檔案管理隊伍發展成為一直高素質高本領的隊伍；也需要有強烈的保密，對看到的信息需要保密。

總之，在高速發展的時代下，信息化已經越來越受各方的重用，電子檔案已經在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

3 檔案管理的服務創新措施

3.1開展網上檔案館網頁服務

隨著網絡信息化的發展，越來越多的工作單位都擁有屬于自己企業的網站，企業的檔案部門可以利用自己公司的網站，建立專門的檔案網頁，積極的將公司的主要工作數據上傳至網頁，特別注意的是要保證信息的真實性和豐富性，也要有專門的網站檔案管理員，以便為客戶提供更加方便的服務。

現在也有許多的企業已經實施了這一方案，都取得了不錯的成果。網站檔案的出現是檔案管理信息化的主要形式，也是信息與數字化、現代化接軌的重要表現之一，不僅促進了自己公司的發展，也促進了社會的現代化的發展，也是科技強大的表現之一，我們應該鼓勵更多的企業接受這種形式。

3.2開展在線服務

在傳統的檔案管理中，人們想要查看檔案需要到檔案管理局經過重重手續，才能接觸到檔案，而在檔案的取得上也是重重困難，需要經過一個一個的查詢，最終才能找到，然而紙質版的存放或是音頻存放都會導致檔案的確實或是不規范。所以，我們現在進行在線服務，將可供人們參考的檔案存放在網站中，當人們需要時，只要輸入相關信息便可以出現所有相關文件，從中選取即可，人們也可以向檔案管理員提出自己的疑惑等，通過在線服務，我相信在以后的檔案管理中一定會更加方便快捷，隨著制度的改進，也會是信息化的檔案管理工作更加安全，使我們的生活更加現代化。

4 結束語

在現代化的高速發展中，信息化已經是一個不可避免的詞匯，然而這個簡單的詞語卻是有著極大的作用，在電子檔案的運行過程中，我們完全感受到了它的魅力，電子檔案不僅方便、效率高而且符合人們對現代化的要求，所以，電子檔案會很受人們的追捧，才會應用到各大領域當中。服務的創新也是信息化檔案管理工作中重要的一部分，服務到位才能為檔案的管理工作提供保障，人們會利用有效的服務來實現對信息化檔案的運用。信息化時代已經是現代化中不可缺失的一部分，我們也要從信息化服務中推進現代化的進程。

參考文獻

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作者簡介

李鵬（1989-）.男.漢族.廣東省深圳市福田區.當前職務：檔案管理.大專.研究方向：檔案數字化團隊項目管理，深圳市住房公積金管理中心。