淺議企業檔案管理的社會化

張兆赫

摘 要：為了節約成本和提高檔案管理的水平，企業可以交由社會來進行管理，這使得企業檔案管理的社會化的特點日益突出。要實現企業檔案管理社會化的良性發展，滿足各類企業的需要，檔案中介機構提供的服務是檔案管理部門的規范化管理都是不可或缺的。

關鍵詞：企業；檔案管理；社會化

1 相關概念的建議

“社會化”這個詞逐漸出現在公眾的視野，社會化、社會服務等方面越來越突出，可以說，社會化已經成為當今社會的一個重要標志。檔案界也提出了社會化的概念。這其中比較常見的是人事檔案的社會化、檔案服務的社會化、病歷檔案的社會化，這些都與檔案服務的社會化有關。近年來，企業檔案管理社會化也變得越來越重要，其主要表現為企業檔案的外包。外包的概念來自20世紀80年代，這是一種工業企業的管理方法。業務外包的定義是“企業整合利用其最好的外部專業資源來實現降低成本、提高效率和充分利用其核心的一種管理模式，以此來提高企業的競爭力，提升公司對環境的快速響應能力。雖然檔案工作不是許多公司的核心業務，但它是一個不可或缺的業務。根據業務外包，我們可以推導出檔案業務外包的定義：為了降低成本，企業獲得更多利益和競爭優勢比簡單地使用內部資源，并將全部或部分文件管理的工作分配給一些組織在提供專業服務的社區檔案。以實現企業檔案管理的規范化、科學化和現代化的目的。企業檔案外包主要包括企業檔案管理、數字檔案處理、檔案管理軟件開發、檔案倉庫建設等檔案管理工作外包。

2 企業檔案外包相關管理政策分析

目前，企業檔案管理社會化的理論和實踐管理仍在探索之中，我們打算通過國家和地方檔案管理部門對檔案中介機構的相關管理規定進行分析，探索企業檔案乃至企業檔案的外包在政策上管理社會化的可行性。

2.1 國家檔案管理部門的有關政策

改革開放以來，中國政府大力推進各類中介機構的建設，明確了中介機構作為服務、監督、溝通的職能。雖然國家檔案館沒有明確界定檔案中介機構的定義和規范，但在2006年發布的“十一五”規劃文件中提到“擴大檔案服務的新領域，探索檔案信息”。資源增值服務和市場化的發展方式和方法，培育、發展和規范檔案中介機構，做好檔案咨詢服務工作。

2009年3月24日，國家檔案局在北京舉辦了《中華人民共和國檔案法》專家修改論壇。國家檔案館主任、中央檔案室主任楊東全、副局長段東生等參加了會議，聽取了“檔案法”修訂工作組成員的專家意見。參加會議的專家學者們討論了《檔案法》修改中遇到的六個方面的困難，特別是對《檔案法》的修訂。討論的一個方面是檔案法能否決定檔案中介機構的資格。所以說，無論國家檔案局制定的“十一五”規劃，還是國家檔案局修訂的《檔案法》，我們都可以看出，檔案中介機構日益受到國家檔案行政管理部門的重視。在未來，應當對檔案中介組織的規范化和國家層面的行為進行規范。檔案中介組織作為企業檔案服務外包服務商，進行規范化管理，深刻影響著企業檔案服務外包模式和企業檔案管理社會化的方向。

2.2 檔案中介機構的地方檔案管理規定

近十年來，隨著檔案中介機構的迅速發展，地方檔案行政部門也發布了一批地方檔案法律法規或管理條例，以規范和管理檔案中介機構。在30個省市頒布了地方檔案法規，除了少數省份如云南、重慶、廣東等地不設置文件的有關規定中介組織外，已經有21個省和直轄市人民政府為文件中介組織和他們的行為作出了規定。由此可見，各地方的檔案行政部門對檔案中介組織的管理越來越重視。

2.3 禁止存在自帶檔案的現象，而且相關規定要求對于這一現象都明令禁止

自帶檔案的現象是絕不允許的，同時也有這方面的明確規定。然而用人企業在進行人事錄用時，還是存在對檔案忽視的現象，支隊人員的實際能力過分重視，這就導致企業等用人單位或個人不能對檔案形成正確認識，不能意識到檔案的重要性，甚至導致出現棄檔的現象。然而個人檔案是非常重要的依據，諸如辦理個人證明和手續等都是需要據此來進行的。特別是計算工齡，參加研究生和公務員等考試，以及辦理各項社會性保險等。所以，企業檔案社會化管理，在開展的過程中，針對企業內部員工私帶檔案的情況，一定要明令禁止，并且要嚴格落實下來。與此相關的一些社會管理機構也應該對檔案托管普查進一步加強工作。

作為企業發展的重要記載，企業檔案是重要的分析資料可為企業實現持續發展提供依據。關于人事、設備和技術創新等檔案都是重要的資料，密切關聯著企業的經濟效益。如今傳統企業檔案已無法與新時代企業的發展相適應，當前企業檔案管理的一大創新形式便是檔案管理社會化，這將會使企業經濟的發展得到保障。為企業提供更專業的檔案業務社會化管理服務，是檔案中介組織未來的發展趨勢。這也是企業檔案工作的一個普遍趨勢，是一種更專業、更社會化的管理路徑，具有更大的范圍和更豐富的形式，逐漸引起了地方檔案行政管理部門的關注，這一發展趨勢必然會導致地方乃至國家法律法規的增減。企業檔案事業的社會管理和與之密切相關的檔案中介組織必將逐步走上法制化和規范化的道路。隨著企業的持續發展，出現了愈發多的企業檔案業務，這也相應地增加了檔案工作的難度。所以，當前我國企業檔案發展的一項重要內容就是要推行企業檔案管理的社會化。

參考文獻

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