大數據時代背景下的檔案管理探討

許艷芳

摘 要：在大數據的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰與機遇是并存的，因此，檔案管理技術人員在具體的工作中，應當認識到當前大數據給自身工作所帶來的影響，并從工作實際情況出發，采取針對性措施使大數據為自身服務，增強管理效果。本文從大數據時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰入手，對大數據背景下檔案管理工作存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：大數據；檔案管理；分析

在大數據時代背景下，檔案管理工作面臨機遇與挑戰并存的局面。因此，要善于抓住機會，發現信息技術在檔案管理實踐中的價值，將大數據的優勢有效應用在檔案管理中，促進檔案資源深層次開發與利用。基于此，結合新時期檔案事業發展實踐，擴大交流與共享，轉變檔案管理思想和管理模式，積極創新，構建完善的管理機制，從根本上促使檔案事業能夠適應大數據時代，充分發揮自身的社會價值。

1 大數據時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰

1.1 大數據時代背景下的檔案管理面臨的機遇

首先，對檔案管理工作“脹庫”問題可有效解決。主要是在電子文件的廣泛普及之下，檔案管理更加便捷，成本更低。特別是可使用大數據技術中云計算技術，能夠在很大程度上增強對檔案的調配能力，特別是可根據檔案具體的處理需求，對于檔案管理所需要的計算資源等實現快速匹配，確保檔案管理工作開展的效率。其次，可在很大程度上增強檔案管理工作的質量。在傳統的檔案管理模式下，由于受到外界環境等方面因素的影響，檔案管理面臨的風險較大，特別是火災、等外界因素嚴重影響到檔案管理質量，還有隨著檔案存儲時間的變長，會帶來字跡模糊等情況。而在大數據背景下，檔案管理工作中的這些問題均可得到較好的解決，多數情況下僅需要占用少量的存儲空間就可以實現對檔案的高質量管理。

1.2 大數據時代背景下的檔案管理面臨的挑戰

首先，檔案的安全問題。確保檔案安全是檔案管理工作的重點。在大數據的支持下，人們對檔案的調用、存儲等方面非常便捷，但是這也可能給不法分析帶來了較大的違法可能性，尤其是一些機密性的檔案，非常容易受到黑客等攻擊，其后果往往非常嚴峻，國家可能因此受到較大的財產損失。其次，檔案管理的技術挑戰。在大數據中，對于容錯計算較為困難，所包含的算法非常多，特別是當前仍舊沒有一款軟件是可做到百分百可靠，所以，大數據系統主要是將系統出錯概率控制在一個可接受的范圍內。最后，檔案管理人才挑戰。當前大數據技術對人才綜合素質提出了更高要求，但是由于傳統檔案管理的影響，很多檔案管理人員往往年齡也較大，對于大數據這個“新事物”總體的接受較慢，這在一定程度上降低了檔案管理工作開展的綜合效率。

2 大數據背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理中的數字化工作重視不夠

檔案管理在管理工作環節中屬于弱勢的環節。部分領導對檔案管理的重要性認識不足，造成檔案庫房配備及設備長期得不到改善，經費不足，專職人員少，檔案管理人員流動性大，科技檔案、聲像檔案、實物檔案歸檔困難；一些電子系統和設備落后甚至缺乏，目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統的管理模式中并沒有實現數據化和電子化管理。

2.2 檔案安全意識和檔案法制意識不強

大數據時代由于對數字化檔案工作重要性認識不到位，檔案的安全意識淡薄，認為檔案的安全工作不是工作的重點，是一般的常規業務工作，做不做，做的怎么樣不影響檔案整體工作，因而產生了無關緊要的應付思想，致使開展檔案的安全保障工作不能很好落實。

2.3 檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在檔案收集上，不規范。檔案收集是檔案存儲保存的前提，目前檔案的收集主要采用采集、零散式方法，并沒有形成統一系統有序的方式，收集制度也不健全；二是檔案整理上，不規范。在立卷過程中沒有完全按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內資料漏失現象比較普遍；三是檔案利用上，不規范。對借閱的檔案，內松外緊即對借閱人督促緊，對自己工作松，借出的檔案不按時歸檔，容易造成疏漏和遺失。

3 大數據時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

3.1 健全檔案管理制度

在當前大數據時代背景下，對于檔案管理工作而言，其發展空間也得以擴展，并且檔案管理工作形式得以創新。然而，在實際檔案管理工作中，由于缺乏完善的規章制度，導致工作人員義務與責任出現錯亂，從而導致檔案管理效率不高，因而應當健全檔案管理制度，從而使其得以更好發展。在實際檔案管理工作中，檔案管理部門應當健全監督管理制度與信息準入制度，可依據規章制度實行責任分配及管理。在應用信息準入制度的基礎上，管理工作人員能夠對信息的重要性更加明確，并且能夠更好地判斷數據信息的可利用性，在此基礎上也就能夠使管理工作人員的壓力得以較大程度的減輕。通過有關責任制度，可對檔案管理工作人員實行詳細責任分工及義務分工，避免檔案管理工作人員出現工作混亂的情況，并且可保證在問題出現后對有關責任人實行調查，使檔案管理工作人員的責任心及職業素養能夠得以增強，從而保證更好地進行檔案管理。

3.2 對所有檔案資源進行統一備份

在大數據的支持下，可實現對所有資源的高質量處理，因此，可實現對檔案資源的統一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內實現對檔案的統一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規劃與全面的驗證，根據不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發與利用。

3.3 推動檔案管理信息化與行業信息化的全面融合

鑒于大數據的深遠影響，檔案信息化建設需要重視專業機構的組建。信息化的檔案極具多元化特點，為了保證整體建設的順利進行，檔案管理者要給予正確的指導和支持，強化協作，部門間積極交流合作。也就是說，檔案管理工作的開展需要與行業整體信息化發展相融合，成為這一領域信息化總體規劃的一部分。只有加強檔案信息化建設，才能實現檔案信息化與行業發展的積極融合，有效發揮檔案資源的價值，為整個行業決策的制定提供有力的技術支持。例如，立足事業單位發展，檔案信息對事業單位經營管理意義重大，能夠在研發階段、經營領域以及管理中發揮效能。只有對檔案進行高效開發與應用，才能為事業單位收益的獲取提供巨大支持。

3.4 夯實檔案基礎業務建設

為了推動檔案信息化與數字化的發展，基礎業務的支持不可缺少，它是檔案信息化建設的先決條件。以事業單位為例，其檔案基礎業務的開展會受到一些不良因素的影響，因此要重視制定有效的應對措施，積極加以完善，避免檔案管理水平不均衡的現象。對事業單位而言，在經營過程中，如果能夠認識到檔案管理的價值，重視提升管理人員的素質和能力，那么，事業單位整體管理水平就會得到有效提升，對經濟受益的獲取意義重大。在相當長一段時間內，整個社會對檔案管理的認識存在誤區，將檔案管理工作簡單地理解為檔案的保管，忽視其作用的多元化。一旦檔案管理制度缺乏完善性，抑或是檔案整體規范性不足，將導致檔案基礎工作較為薄弱，很難滿足事業單位對檔案的實際需求，檔案價值無法體現。因此，要充分認識檔案管理工作的重要性，夯實基礎業務建設，強化管理體制的健全與完善，提升檔案管理規范化水平，加快標準化建設，為檔案信息化建設創設更加穩固的基礎。

3.5 增強檔案管理人員的綜合素質

當前制約大數據背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人才素質問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先需要對檔案管理人員的管理理念進行轉變，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數據技術的重要性，這對于這些人員更為積極主動的參與到大數據背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效的掌控好檔案管理效率。此外。在具體培訓的過程中，應當注意培訓工作開展的形式，防止過多的理論培訓方式，針對性加入實踐培訓內容，這對于保證培訓工作開展效果是非常關鍵的。同時，對于檔案管理技術培訓工作，可制定出考核制度，這對全面保證檔案管理培訓工作質量是非常關鍵的。

4 結束語

大數據是數據管理的一種全新方式，是物聯網技術與云計算不斷發展的必然結果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數據就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數據時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

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