關于電子檔案安全指標的相關問題探討

張朝鳳

摘 要：隨著信息化時代的到來，信息化的深入發展，信息技術在檔案管理中得到廣泛應用，不僅提高了檔案工作效率，也擴大了檔案的社會影響力。如何保障這些電子檔案信息的安全問題，已成為擺在我們面前的嚴峻問題。

關鍵詞：電子檔案；安全評價指標；實現方式

1 電子檔案運行管理中的安全

1.1 物理層面因素

我國保存電子檔案的建筑存在質量問題， 在防火、防震、耐高溫等方面存在安全隱患。而且電子檔案存儲所使用的硬盤以及電子檔案運行所使用的相關計算機軟件不夠安全可靠， 另外自然災害或者認為的破壞也會使得電子檔案信息出現丟失。

1.2 技術層風險因素

在電子檔案的運行管理階段， 會受到登陸詐騙、釣魚網站等的侵害。在運行的過程中， 會受到遠程通信和網絡中不同機制、設備等的影響， 使得系統間信息的傳輸出現安全隱患。而且所設置的密碼不夠具有高安全性， 而且沒有市場進行定期的更換， 造成信息泄露。另外工作人員的業務能力低， 不能夠保障電子檔案的安全。所設定的應用程序不適用于電子檔案的運行管理， 存在嚴重的缺陷或者是漏洞。

1.3 管理層風險因素

沒有建立健全的電子檔案運行管理法律法規， 相關人員對工作的指導工作不夠科學合理。工作人員對于用戶的了解不夠全面。工作人員缺乏安全意識， 專業知識和技術能力不足， 使得電子檔案運行管理出現安全問題。責任劃分不明確， 管理中出現混亂局面， 各供應商和相關的技術設備部門對于檔案的支持力度不夠， 導致檔案事故頻發。電子檔案出現安全事故， 會影響到社會各個層面的發展， 如建筑、設施、技術等等。因此， 要切實構建好電子檔案安全評價指標， 對電子檔案運行中存在的風險進行細致的分析， 制定出合理有效的評估機制， 保障電子檔案的安全， 從而促進檔案事業的發展。

2 電子檔案安全的評價指標的制定

2.1 一級指標

一級指標應包含了電子檔案安全的所有方面， 作為電子檔案安全的一級指標， 應該具有包容性。依據相關的文件規定， 一級指標所包含的指標有：物理安全指標、技術安全指標、管理安全指標。根據一級指標的制定確定二級指標和三級指標的只要內容。

2.2 二級指標

二級指標是對一級指標的細分， 是主要的評價點， 相比于一級指標而來說， 二級指標更為具體， 所涉及的評價方面與電子檔案安全直接相關， 與電子檔案的安全風險因素相一致。二級指標將一級指標的物理安全指標劃分為保管場所， 信息基礎設備， 自然及人為災害；技術安全指標劃分為訪問控制安全， 密碼安全， 在哪回復， 安全結構設計體系、遠程通信和網絡安全等。管理安全指標劃分為用戶、人員、資金、組織、規范體系、主管部門、文件管理業務等。

2.3 三級指標

三級指標是對二級指標的劃分， 是對一級指標和二級指標的具體反映， 是電子檔案安全評價體系的核心指標。在具體的實際操作中， 三級指標的制定具有重要意義， 制定三級指標要求具體性和可操性， 便于評價人員依據三級指標進行評估評定。三級指標的制定需要依據實際情況， 依據不同的規模， 不同的地域， 不同的電子檔案數量等具體情況， 有針對性的設計三級指標內容。例如可以將二級指標重的保管場所劃分為建筑布局、物理安全邊界、防火性、防水性、防雷性、溫度濕度的控制等。電子檔案信息的安全管理不是一個產品， 而是一個過程， 建立安全的電子檔案需要有多方面的評價標準， 不可能通過一個安全產品就能解決所有的安全問題， 對電子檔案的安全評價方式主要是通過評價組織進行評定， 進行風險評估分析后得到評定報告實現電子檔案的安全評價。

3 我國電子檔案安全評價指標的實施方案與實現方式

3.1 實施方案

（1）評定的組織

加強組織領導， 確保電子檔案安全評價工作的順利進行。評價組織的好與壞直接影響電子檔案安全評價工作的效率與效果。確定評價主體是解決由誰來評估的問題。由目前的電子檔案安全管理情況來看， 評價主體主要有以下兩種方式可以選擇：一是由主管部門實施， 二是由獨立的第三方實施。各級檔案管理部門成立電子檔案安全評價小組， 負責所管轄單位的電子檔案安全評價工作， 并且做好迎接上級單位評價工作的準備。評定人員要求。一是有思想素質高， 公正的工作態度；二是專業能力強， 能把握信息安全技術， 具備評價的知識和能力。

（2）評價實施

第一， 準備階段。主要是調查并了解電子檔案安全管理的基本流程、運行環境及其安全保護等級， 根據實際需要， 確定電子檔案安全管理的目標、需求以及安全風險評價的范圍， 選擇合適風險評估的方式與方法， 組建風險評價小組， 為風險評價做好準備， 保證風險評價工作的順利開展。第二， 風險識別階段。實施相關的風險評估程序， 包括：檢查、詢問、觀察、分析程序、重新執行等， 全面準確識別出電子檔案所面臨的各項安全風險。第三， 風險分析階段。評估人員按照評價標的體系對評估信息、資料進行匯總、處理， 填人相關的統計表格， 使之具有集中性、針對性、形成定性定量分析及測量評估的客觀依據。

（3）評價報告

電子檔案安全評價結論應包括三方面：一是安全管理基本情況；二是量化分析后各種結論性意見；三是對評價工作情況的信息反饋。

3.2 特別評定項目

依據電子檔案風險評估情況， 評定電子檔案安全風險的等級評定范圍， 特別需要結合安全事故、檔案保管狀態、安全檢查綜合考察。評定等級有：優秀、良好、合格、不合格四類。在實施過程中， 一些指標對電子檔案安全管理工作至關重要， 如果沒達到該指標將直接導致電子檔案安全管理質量缺失， 因此是電子檔案與檔案的重要而不可缺少的安全要求， 可以確定為否定性指標項目。在進行安全風險評價中， 對于檔案館或檔案保管部門出現了安全事故， 則可以采用特別條款進行評估和確定。

參考文獻

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