建設地震部門檔案體系的設想

盧月敏

摘 要：地震檔案管理是地震部門日常工作的重要內容，對于我國防震減災事業的發展具有重要作用。隨著地震工作的不斷深入，我國已經形成了較為全面的地震檔案管理體系，地震檔案記載了我國防震減災工作重大事件和重要決策，同時也記錄了幾代地震工作者長期積累的成功經驗以及相關教訓，可以說地震檔案是我國防震減災事業發展的真實寫照。因此，在新的時代背景下，完善地震檔案管理工作，建設地震部門檔案體系，一方面能夠促進我國地震相關理論研究的不斷深入，另一方面對于探索地震預測新方法，提高我國抗震減災能力具有非常重要的現實意義。

關鍵詞：地震；檔案管理；檔案體系

隨著社會的發展，人們對于檔案工作的重視程度越來越高，尤其是與人民群眾生命財產安全關系密切的地震檔案管理工作。地震具有活動周期長，預測難，突發性強，破壞力大等特點，它的規律性是需要長時間的經驗積累、實踐總結才能掌握的，而不可能靠一次地震或者一代地震工作者就能夠完成，因此，以檔案的形式將先人、前輩寶貴的經驗記錄、傳承對地震工作的有效開展就顯得尤為重要。當前我們還不能利用一些觀測數據來找尋規律，有效的開展地震的提前預測，最主要的原因就是我們所研究的地震數據的跨度時間與整個地質時間相比，太過短暫，很難對規律性進行有效總結。所以，做好地震檔案資料編制與歸檔工作，建設地震部門檔案體系，有效發揮地震檔案資料的作用，對于地震事業的發展就顯著尤為重要。

1 當前地震檔案管理及檔案體系建設中存在的問題

1.1 地震檔案管理信息化建設程度不高

地震檔案管理涉及的資料、數據非常多，工作內容復雜，工作強度大。而計算機信息化技術的發展為檔案管理工作帶來了新的轉機，使地震檔案管理更加高效，同時也便于各個部門更加高效的進行數據、資料共享。而當前一些管理人員受傳統觀念的影響，忽視了信息化檔案管理的重要性，認為地震檔案信息化建設就是將檔案信息錄入計算機，而忽視了地震資料信息化建設的實際意義，不重視檔案信息化的建設的整體性與系統性，錯誤的認為信息化建設僅僅就是檔案的數字化、網絡化，從而造成檔案信息化建設很難滿足當時工作的實際需求。同時，還有一些單位缺乏對地震科技檔案信息資源開發，僅僅將日常的工作內容作為檔案的資料的來源，沒有充分挖掘檔案信息資源，這些都造成地震檔案信息化作用很難發揮出來，影響檔案體系的建設。

1.2 檔案信息化建設與檔案基礎業務相脫節

隨著社會對檔案信息化建設的重視程度越來越高，大眾對其的關注越來越密切，造成部分檔案部門忽略了檔案基礎業務工作是檔案信息化建設的基礎，過分夸大檔案信息化的作用，認為檔案信息化是萬能的，只要實現了檔案信息化建設，檔案工作就大功告成了，就會提升檔案工作在社會上的地位和作用。在日常工作中一味強調信息化的重要性，以為檔案信息化可以代替全部檔案工作，從而放松了檔案的基礎工作。

1.3 新時期檔案管理安全問題

在地震科技檔案信息化建設初期，地震部門各單位都有大量的紙質檔案通過各種現代化的設備轉化為電子檔案，電子檔案在解決了傳統檔案容易損壞或遺失等問題的同時，又帶來新的管理問題，即如何保證電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可利用性。信息開放與檔案安全從來都是一對難以調和的矛盾，從簡單的檔案數字化到檔案信息的開放利用，從檔案資源共享到地震信息的保密管理，從檔案著錄者的操作到檔案利用者的使用等整個過程，存在很多可能出現的問題。此外，計算機和網絡系統的安全也會面臨威脅，例如計算機病毒的傳播導致信息的竊取盜用，計算機病毒的危害以及黑客的攻擊會造成數據庫和服務器的破壞，嚴重時甚至會造成整個網站系統的癱瘓。

2 地震部門檔案體系建設的設想

為了推進我國地震事業的快速發展，促進各地區地震資料的實時共享，應該著力建設一個統一的、規范的、系統的地震檔案信息化管理體系。該體系應當總體上包括三個層次。第一層次是中國地震檔案館，為中央一級；第二個層次為各省及直轄市地震局檔案系統，為省一級；最后一個層次為市一級以及大的檢測臺站。為了地震檔案工作更加高效，除特殊情況外，每一個層級與本層級的下、上一級進行直接聯系，主要的工作內容包括：

2.1 中央層級地震檔案管理及工作構想

中央層級地震檔案管理是中國地震檔案體系中最為核心內容，也是統籌全局的層次。其聯系單位主要包括：（1）中央層級單位：中央檔案館、中國地震局機關各司室；（2）省市級單位：各省、直轄市地震局。

中央層級地震檔案管理工作內容主要包括文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、重點項目檔案以及人事檔案。另外還要對全國地震檔案業務工作進行統籌規劃，制定地震檔案工作的法規、制度，進行地震檔案工作人員的業務培訓和管理，發放全國地震部門檔案人員上崗證等。

2.2 省、直轄市一級地震檔案管理及工作構想

各省、直轄市地震局設有地震綜合檔案館，其主管部門為各省、直轄市局的辦公室。經整合以后，其工作內容包含文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、重點項目檔案、人事檔案。其聯系單位為：（1）中國地震檔案館；（2）各兄弟省、直轄市地震檔案館：（3）各下屬主要臺隊、地方地震機構。除了開展各項檔案業務工作外，還負責指導基層單位的檔案工作。

2.3 市一級以及大的檢測臺站地震檔案管理及工作構想

各地、市一級地震機構和臺隊檔案室層次的聯系單位有：（1）上一級機構的省、直轄市地震檔案館；（2）本省范圍內的兄弟地、市和臺隊的地震檔案室。

地震檔案管理工作對于我國抗震減災能力的提升具有重要意義，而當前我國地震檔案工作的現狀是地震檔案各歸各的部門，各用各的軟件，檔案分散在不同的管理部門，這樣不利于地震檔案信息化，不利于地震工作，在信息化高速發展的時代，各地區、各級地震部門檔案管理應該不斷探索，勇于創新，盡快建立完善的地震部門檔案體系。

參考文獻

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