數(shù)字檔案資源建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策分析

齊二美

摘 要：目前，我國(guó)正在進(jìn)行大規(guī)模的電子檔案建設(shè)工程。然而，在推進(jìn)過(guò)程中存在一些亟待解決的問(wèn)題。本文在分析電子檔案資源建設(shè)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，試圖提出可行方案，借此助力國(guó)家的數(shù)字化建設(shè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；資源建設(shè)；問(wèn)題對(duì)策

伴隨著電子數(shù)字檔案的大量建設(shè)，以及我國(guó)電子文獻(xiàn)需求量的增加，我國(guó)電子檔案資源日益豐富來(lái)。電子檔案的獲取和閱讀越來(lái)越方便。然而，在發(fā)展過(guò)程中，我們也可以看到我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)還是燦在不少問(wèn)題。只有有效的解決這些問(wèn)題，才能更好地，數(shù)字檔案才能更好地服務(wù)大眾，造福人民。

1 數(shù)字檔案資源的主要特點(diǎn)

數(shù)字檔案的建設(shè)，是我國(guó)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)縮影。當(dāng)前，我國(guó)數(shù)字檔案的建設(shè)取得了階段性的成就，形成了具有我國(guó)特色的檔案數(shù)字化建設(shè)道路。

1.1 檔案類型全面

目前我國(guó)的數(shù)字資源涵蓋了多種類型，社會(huì)生活中常用的文獻(xiàn)基本都做到了數(shù)字化。比如，現(xiàn)有的各種級(jí)別的期刊、中央和各省區(qū)市的報(bào)紙、以電子版發(fā)布的圖書刊物、高等院校的學(xué)位論文、重要的國(guó)內(nèi)外會(huì)議論文等，數(shù)字化檔案都已經(jīng)將其囊括在建設(shè)規(guī)劃中，且已經(jīng)取得階段性成果。在各種數(shù)字檔案中，數(shù)字化的報(bào)紙期刊、高等院校的學(xué)位論文，尤其是博士學(xué)位論文是閱覽頻次和引用下載頻次最多的。電子圖書也是當(dāng)前較受歡迎的數(shù)字檔案資源。比如超星圖書館和方正圖書館就很受各大高校的歡迎，紛紛引進(jìn)，極大地方便了高等院校的教學(xué)和科研工作。與此同時(shí)，各種優(yōu)秀論文數(shù)據(jù)在方便學(xué)者和學(xué)校外，也在逐步社會(huì)化，方便各行各業(yè)的學(xué)習(xí)者。

1.2 全文性檔案數(shù)據(jù)比例大

我國(guó)素有搜集文獻(xiàn)的傳統(tǒng)。在先秦時(shí)代就有采集各地詩(shī)歌的專門人員，采集的結(jié)果成為我國(guó)第一部詩(shī)歌總集。在漢代，劉向、劉歆父子更是窮畢生精力整理國(guó)家圖書館的藏書，對(duì)其進(jìn)行匯編整理和研究。其后，歷代的政府和學(xué)人都會(huì)組織書籍文獻(xiàn)的整理，且喜歡以大部頭的書籍收錄為樂(lè)事。比如明代的《永樂(lè)大典》和清代的《四庫(kù)全書》等。今天我們繼承了這種優(yōu)良傳統(tǒng)，以電子化、數(shù)據(jù)化的載體來(lái)延續(xù)中華文化，當(dāng)前有分量的學(xué)術(shù)期刊和政府學(xué)術(shù)會(huì)議都可以全文收錄，為中國(guó)文化的傳承和延續(xù)做出了貢獻(xiàn)，也為學(xué)習(xí)者提供了方便。

1.3 檔案數(shù)字化總量大。這是我國(guó)數(shù)字檔案的素材決定的，我國(guó)幅員遼闊，人口眾多，每天都在生產(chǎn)各種各樣的文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)都需要進(jìn)行數(shù)字化。這就是說(shuō)，我國(guó)數(shù)字化工程經(jīng)過(guò)不同地方，不同單位的不同目的和用途的各自發(fā)展進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)共同的目標(biāo)：提升我國(guó)檔案的數(shù)字化水平。同時(shí)，我國(guó)的數(shù)字化檔案多，還因?yàn)槲覈?guó)在悠久的歷史進(jìn)程中留下了大量的文化典籍，這些文化典籍都是民族的瑰寶，都需要我們整理和保護(hù)，也自然需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些傳統(tǒng)文化典籍的數(shù)字化也是我們檔案數(shù)字化的重要部分。同時(shí)，有些國(guó)家由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力和文化水平的制約，不能實(shí)施數(shù)字化工程，我國(guó)在對(duì)其進(jìn)行支援的過(guò)程中，也會(huì)產(chǎn)生一些電子文獻(xiàn)。這些文獻(xiàn)也成為我國(guó)電子文檔資源的一部分。總之，我國(guó)電子文檔資源的總量十分可觀。

2 數(shù)字檔案資源的建設(shè)問(wèn)題

隨著無(wú)紙化辦公的提倡，我國(guó)很多單位開始摒棄了紙質(zhì)檔案，采用數(shù)字檔案。如何有效的保存和使用這些檔案成為我們店在檔案工作者面對(duì)的新問(wèn)題。準(zhǔn)確的分析這些問(wèn)題，可以為數(shù)字化建檔提供借鑒。

2.1 數(shù)字檔案的建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，各單位都在向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。換言之，在不久的將來(lái)，數(shù)字化將成為主流的辦公手段。但讓人擔(dān)憂的是，很多企業(yè)和單位并未形成數(shù)字化辦公意識(shí)，依舊習(xí)慣于傳統(tǒng)的辦公手段，與此同時(shí)，它們也缺乏數(shù)字化檔案的建設(shè)觀念，有關(guān)技術(shù)還不夠嫻熟。有相當(dāng)一部分職員不具備電腦操作能力。另一方面，還有一部分單位是領(lǐng)導(dǎo)管理不到的，從而有意或無(wú)意的忽略了電子檔案的建設(shè)，造成了大幅度的浪費(fèi)。同樣，該種觀念極大地限制了相關(guān)單位數(shù)字化建設(shè)的速度，拉大了自身與時(shí)代的距離。換句話說(shuō)，提升數(shù)字檔案建設(shè)意識(shí)已經(jīng)成為各個(gè)單位要面對(duì)的一個(gè)重要問(wèn)題。需要特殊提及的是，我們的政府部門更應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字檔案的建設(shè)。這是因?yàn)檎块T的很多信息關(guān)乎國(guó)計(jì)民生，需要更為妥善的保管。政府應(yīng)當(dāng)帶頭進(jìn)行大型數(shù)字檔案的建設(shè)和整理，形成模范作用。

2.2 數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一

數(shù)字檔案之所以會(huì)取代傳統(tǒng)檔案成為最受歡迎的檔案儲(chǔ)備方式，就是因?yàn)閿?shù)字檔案便于管理，使用方便。然而，由于我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)起步較晚，基礎(chǔ)差，底子薄等原因，目前我國(guó)尚未形成統(tǒng)一的電子檔案制作與保存標(biāo)準(zhǔn)。可以說(shuō)，現(xiàn)在的數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)十分混亂。可以說(shuō)，隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案必將取代紙質(zhì)化書籍，然而現(xiàn)有的電子資源完全不能體現(xiàn)出來(lái)這一趨勢(shì)。很多電子文檔在制作時(shí)沒(méi)有考慮到讀者的需要，不能做筆記也不能注釋。東部和西部、南方和北方、甲部門和乙部門之間往往具有不同的標(biāo)準(zhǔn)，這不僅降低了數(shù)字檔案的利用效率，而且還帶來(lái)了一系列不必要的問(wèn)題。比如，各地區(qū)和單位之間的數(shù)字檔案因?yàn)橐?guī)格不同，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享。這樣的數(shù)字檔案就像僵尸，雖然存在，但是無(wú)法發(fā)揮效力。這就造成了資源浪費(fèi)。

2.3 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案不能互相代替

目前，我國(guó)實(shí)施了浩大的古籍?dāng)?shù)字化工程。應(yīng)該說(shuō)，這是一件大好事。古籍?dāng)?shù)字化不但可以延續(xù)中國(guó)文化，還能實(shí)現(xiàn)資源整合，這大大提高我國(guó)的古籍利用率。然而，這其中也存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題。比如，有的人就認(rèn)為在擁有了電子檔案之后，我國(guó)各大圖書館就沒(méi)有必要保存古籍了。這種看法顯然是極其無(wú)知的。要知道，數(shù)字檔案并非萬(wàn)能，也有自身局限。比如，數(shù)字化檔案并不是永存的，而是有壽命的。一般來(lái)說(shuō)，軟盤的壽命至多為十五年，且對(duì)保存條件的要求十分嚴(yán)格。光盤的保存也并不容易，需要防止陽(yáng)光暴曬和溫度變化。另外，數(shù)字檔案的建設(shè)很緩慢，很多傳統(tǒng)檔案還沒(méi)來(lái)得及實(shí)現(xiàn)數(shù)字化就已經(jīng)消亡了。這是我們不可挽回的損失。同時(shí)，古籍還有其他的價(jià)值，比如美學(xué)價(jià)值和參觀價(jià)值等。也就是說(shuō)，對(duì)于古籍來(lái)說(shuō)，要實(shí)行雙保險(xiǎn)，既要有原本，也要有電子資源庫(kù)。但是，對(duì)于一些普通文獻(xiàn)。比如我們的各種辦公文件，假如有了電子版就沒(méi)有必要再打印紙質(zhì)版。因?yàn)檫@種中福會(huì)造成不必要的資源浪費(fèi)。

2.4 數(shù)字檔案社會(huì)化和平民化進(jìn)程緩慢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，各種資源都在迅速大眾化。然而數(shù)字檔案由于體制原因尚未實(shí)現(xiàn)資源共享。這是不利于大眾常創(chuàng)新的。比如，現(xiàn)在很多數(shù)字檔案雖然可以實(shí)現(xiàn)免費(fèi)觀看，但是檢索資源相當(dāng)單一。很多數(shù)字檔案只有一條檢索信息，沒(méi)能與各大門戶網(wǎng)站有效的合作。又如，很多數(shù)字檔案的維護(hù)和更新速度緩慢，不能滿足大眾的需要。應(yīng)該說(shuō)，只有持續(xù)有效的更新，才能實(shí)現(xiàn)信息的新鮮化。在這方面，還是需要政府的大力支持。一方面政府要設(shè)立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，另一方面政府要籌備相應(yīng)的工程啟動(dòng)金。這有這樣，才能吸引相關(guān)人才從事于電子檔案的平民化，造福大眾。在數(shù)字化產(chǎn)品的普及上，我們做得并不好，很多人以為，只要大數(shù)字檔案制作出來(lái)就可以了，實(shí)際上并非如此，只有人們會(huì)用了，數(shù)字資源才真正的建設(shè)好了。當(dāng)前，我國(guó)還有相當(dāng)一部分的群眾不能很好地使用數(shù)字檔案資源。比如在檢索的過(guò)程中，很多人被文件復(fù)雜的檢索過(guò)程困倒。這就是說(shuō)，還要在檔案的得簡(jiǎn)明化方面下功夫。

2.5 數(shù)字資源重復(fù)建設(shè)問(wèn)題

重復(fù)問(wèn)題可以從兩個(gè)方面來(lái)說(shuō)明。一方面，不同單位之間因?yàn)槿狈贤ê鸵?guī)劃，往往同時(shí)收錄相同的資源。這在一些大型數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中尤為突出。比如，中國(guó)學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要收取社會(huì)科學(xué)方面的學(xué)術(shù)論文和成果，少量的收取自然科學(xué)方面的問(wèn)題。而中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)則已收錄我國(guó)自然社會(huì)科學(xué)等方面的論文為主，以收取社會(huì)科學(xué)和人文科學(xué)方面的論文為輔。然而，將這兩種數(shù)字化期刊對(duì)比來(lái)看，我們可以發(fā)現(xiàn)，里面還是存在相當(dāng)大的重復(fù)內(nèi)容。這應(yīng)該說(shuō)是一種浪費(fèi)。不但耗費(fèi)了大量人力物力，而且在檢索時(shí)還會(huì)造成混亂，文理交錯(cuò)，十分不方便。另一方面，各個(gè)數(shù)字化資源建設(shè)工程自身，也會(huì)因?yàn)橐?guī)劃不當(dāng)或者劃分不科學(xué)等原因，在收取文章或者數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)造成重復(fù)。這種由于設(shè)計(jì)規(guī)劃不科學(xué)造成的重復(fù)，往往造成大量的浪費(fèi)。

3 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)的策略方法

從上面的文章我們可以看出，我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)有自身的特點(diǎn)，也有自身的缺陷。只有針對(duì)這些缺陷提出有效的改進(jìn)方案，我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)才會(huì)走上征途，不斷優(yōu)化完善。

3.1 數(shù)字檔案管理體制化

數(shù)字檔案建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程。所謂系統(tǒng)工程說(shuō)的就是它的復(fù)雜性和豐富性。它不僅包括數(shù)字檔案文件的生產(chǎn)制作和保存收藏，還涉及眾多部門和組織間的合作。有學(xué)者提出，要想實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)的高效管理，就要制定完整的成體系的組織系統(tǒng)。也就是說(shuō)，實(shí)現(xiàn)電子文件從產(chǎn)生到銷毀的一條龍管理服務(wù)，打破不同部門間的阻隔。就我國(guó)現(xiàn)有體制來(lái)說(shuō)，各部門間的推脫確實(shí)降低了電子文件的管理效率，有必要進(jìn)行改革創(chuàng)新。這就是說(shuō)，應(yīng)該建立專門的電子檔案資源管理局，集中管理各類電子檔案的制作與保管。總局要在地方設(shè)立分局，進(jìn)行分層化管理。數(shù)字化過(guò)程不是一個(gè)部門的任務(wù)，也不是一個(gè)部門有能力完成的，因此在數(shù)字化資源的類型和學(xué)科上進(jìn)行統(tǒng)籌分工才是有效的文檔數(shù)字化方案。雖然當(dāng)前在市場(chǎng)上存在一些公司和企業(yè)出于商業(yè)化的目的生產(chǎn)加工一些數(shù)字書籍，但是這些書籍并不能滿足國(guó)家層面對(duì)于數(shù)字檔案的要求。或者說(shuō)，只有國(guó)家才有調(diào)動(dòng)多種學(xué)科、眾多地域的人才進(jìn)行大規(guī)模數(shù)字化建設(shè)的力量，就像清朝的《四庫(kù)全書》一樣，缺少了國(guó)家的支持是不可能完成的。這就是說(shuō)，我們的國(guó)家還要在這方面加大投入，加大重視的力度，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性。

3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案具有極大的包容性。從載體來(lái)看，數(shù)字檔案可以分為光盤、硬盤和軟盤等；從種類上看，可以分為醫(yī)學(xué)、化工、政論等。可以說(shuō)，數(shù)字檔案是一個(gè)非常豐富的世界。正因如此，我們?cè)陔娮訖n案的建設(shè)中更要注重體系化和制度化，要做到分工合理，統(tǒng)籌規(guī)劃。就硬盤來(lái)說(shuō)，我國(guó)各種硬盤五花八門，往往不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，這其中造成的轉(zhuǎn)變會(huì)造成大量浪費(fèi)。又比如軟盤，他對(duì)保存的條件的要求非常高，如果管理不善，很可能造成信息缺損甚至丟失，這就需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息保存機(jī)構(gòu)，從制度到技術(shù)都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。從檔案的采集到檔案的制作加工，再到檔案的維護(hù)升級(jí)，我們都要把制度和標(biāo)準(zhǔn)放在第一位。只有這樣，我們的檔案工作，尤其是數(shù)字檔案工作，才會(huì)越來(lái)越好。此外，各地方的電子檔案管理部門要有看齊意識(shí)，積極向檔案工作的先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)自身發(fā)展。

3.3 做好數(shù)字化服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是開放的，我們數(shù)字檔案的建設(shè)也要緊跟時(shí)代潮流，做好服務(wù)大眾的工作。當(dāng)前，我國(guó)的數(shù)字化檔案由兩部分組成。一部分是企業(yè)生產(chǎn)的，這部分服務(wù)做得較好。但也存在類型不全的問(wèn)題。另一方面，政府實(shí)施的數(shù)字化工程則經(jīng)常束之高閣，沒(méi)能充分利用。比如，我國(guó)縣以上單位都設(shè)有檔案館，這些檔案館的數(shù)字化檔案十分豐富，然而，很少有人知道和利用這些資源。這就要求政府機(jī)構(gòu)增大宣傳力度，讓更多的人了解到我們的數(shù)字化檔案，這樣才有可能提高利用率。首先，數(shù)字檔案管理不能再像傳統(tǒng)的檔案一樣沉積在收藏室和圖書館。檔案管理人員要具有市場(chǎng)意識(shí)，要開放思維。比如，可以將電子古籍上傳到網(wǎng)絡(luò)上，供愛(ài)好者觀看和閱讀。一般來(lái)說(shuō)，這種大型古籍的閱讀量不大，因此訪問(wèn)量較小。這時(shí)，就需要我們的文獻(xiàn)制作人員和相關(guān)公司做好宣傳，使其認(rèn)識(shí)到電子文獻(xiàn)的價(jià)值。此外，還可以將電子資源制作成線下的文化產(chǎn)品，如圖書和玩具。比如，中國(guó)古代的書籍裝裱工藝就非常具有開發(fā)價(jià)值。電子檔案所的工作人員可以將文獻(xiàn)上記錄的書籍制作方法轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的加工品。這樣，不但可以帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，還能普及圖書制作的相關(guān)知識(shí)。

3.4 完善相關(guān)法律法規(guī)

當(dāng)前，我國(guó)正在以前所未有的力度推進(jìn)依法治國(guó)和依憲治國(guó)。我們的數(shù)字檔案建設(shè)也要依靠法律的力量。相當(dāng)部分的數(shù)字化資源涉及到國(guó)際利益，因此對(duì)于未公開公布的，有保密等級(jí)的數(shù)字化資源，比如導(dǎo)彈數(shù)據(jù)等，假如有違法犯罪分子膽敢盜取，那么，我國(guó)法律一定要有相關(guān)的制裁。這就要求我們?cè)诹⒎ㄉ鲜紫纫晟啤１热纾瑢?duì)于一些私人保存的文件，我們?cè)趯?shí)行數(shù)字儲(chǔ)備時(shí)要注意有償購(gòu)買。我們不要以有利于文化建設(shè)的名義侵占他人收藏，謀取私利。另外，在電子信息檔案的內(nèi)部，也要由國(guó)家出面建立符合法律法規(guī)的管理體系。關(guān)于數(shù)字檔案信息的法律文件，還要有宣傳的進(jìn)程，否則很多人可能會(huì)因?yàn)椴恢篮筒涣私庥|犯法律。因此，有必要組織專門的人力宣傳涉及到數(shù)字檔案管理的法律。這種宣傳可以在各檔案館內(nèi)舉辦，也可以在各個(gè)數(shù)字化資源的制作單位舉辦，總之目的就是提高民眾的法律意識(shí)。

3.5 積極應(yīng)用新技術(shù)

電子檔案的出現(xiàn)本身就是技術(shù)進(jìn)步的結(jié)果。在中國(guó)古代曾經(jīng)用龜甲和獸骨來(lái)承載文獻(xiàn)，也曾經(jīng)在石頭和青銅器上刻印文字，后來(lái)經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程，我國(guó)才創(chuàng)造了紙張，發(fā)明了印刷術(shù)。然而隨著社會(huì)的發(fā)展，紙張因其不夠方便和便捷越來(lái)越不能滿足人們的需要。這才引發(fā)的電子檔案的建設(shè)。因此我們電子信息工作者要對(duì)新技術(shù)保持高度敏感。如果出現(xiàn)有利于電子檔案維護(hù)的技術(shù)，我們要主動(dòng)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)電子檔案制作技術(shù)的更新?lián)Q代。就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)已經(jīng)過(guò)時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)方興未艾。比如現(xiàn)在的三字打印技術(shù)，就可能在將來(lái)成為文件的一種有效的保存方式，那時(shí)，不僅是電子化的保存，還是單位立體的保存，有些有肉的保存。比如，百度等公司就運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理海量數(shù)據(jù)，方便了人們的生活。大數(shù)據(jù)和云端技術(shù)可以為電子檔案的存儲(chǔ)提供便利，解決一般電腦存儲(chǔ)量不夠的問(wèn)題。另外，電子文檔的工作者也應(yīng)該將自動(dòng)化技術(shù)考慮進(jìn)來(lái)，隨著人工智能的發(fā)展，將來(lái)有沒(méi)有可能利用機(jī)器人來(lái)執(zhí)行數(shù)字建檔的任務(wù)？如果可以將會(huì)節(jié)省大量的人力。檔案工作者也應(yīng)該引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，只有這樣電子檔案資源才能得到更好地保存與利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案資源建設(shè)，在某種程度上說(shuō)是一種革命。在此之前，中國(guó)從未采用過(guò)這樣一種文獻(xiàn)保存的載體，它在根本上改變了我國(guó)延續(xù)了幾千年的檔案保存方式。面對(duì)這樣一種全新的文獻(xiàn)保存模式，存在一些問(wèn)題是正常的，隨著我國(guó)電子檔案建設(shè)工程的推進(jìn)，我國(guó)的文化信息事業(yè)一定會(huì)邁上新的臺(tái)階。

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