信息技術背景下的高校檔案管理改革淺析

郭亞楠

摘 要：進入21世紀以來，伴隨社會的進步及經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術日趨成熟，且被廣泛應用于各個領域。而檔案管理作為高等院校行政管理工作的主要內(nèi)容，逐步迎來信息技術管理模式改革。但是，從現(xiàn)階段我國高等院校檔案管理水平來看，仍存在著較多問題亟待解決，例如：管理設備老化及信息意識不足等。本課題重點分析以信息技術為基礎的高校檔案管理改革策略，希望能夠提高高校檔案管理的整體質(zhì)量。

關鍵詞：信息技術；高等院校；檔案管理

近年來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)健發(fā)展的大背景下，我國高等院校檔案管理水平日趨成熟，社會對于高等院校檔案管理工作提出全新的要求及標準。為了主動迎合信息時代發(fā)展潮流滿足日益嚴格的檔案管理工作要求，高等院校檔案管理工作逐步向分析管理現(xiàn)存問題及提出信息技術改革措施轉(zhuǎn)變[1]。同時，雖然高等院校檔案信息量龐大，但是其信息利用率較為低下無法充分發(fā)揮檔案信息資源價值。如何運用信息技術提高檔案管理工作效率確保其檔案服務質(zhì)量，是高等院校檔案管理工作所面臨的主要挑戰(zhàn)。從應用效果角度來看，信息技術對高等院校檔案管理不止是新興技術，更是創(chuàng)新管理模式。鑒于此，本文針對信息技術背景下高等院校檔案管理改革的研究具有重要意義。

1 檔案管理信息化相關內(nèi)容概述

檔案管理信息化改革以合理整合各類科研成果、文獻資料及信息資源為前提條件，傳統(tǒng)檔案管理結合信息類型再劃分相應的管理部門，例如：地方檔案館或高校檔案室等，各個管理部門間溝通交流較少。雖然檔案信息資源被統(tǒng)一收集歸檔，但是利用形式相對閉塞，造成檔案信息難以發(fā)揮其真正價值，無法為社會及科研人員提供檢索查閱服務[2]。伴隨信息技術蓬勃發(fā)展，信息技術被廣泛應用于各個領域，而高校檔案管理應用信息技術能促使管理模式向智能化、網(wǎng)絡化及數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，合理整合系統(tǒng)內(nèi)部、學校內(nèi)部及社會層面等渠道信息資源，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺的應用優(yōu)勢，實現(xiàn)信息收集處理再加工。

2 高校檔案管理潛在的問題分析

2.1管理工作受技術水平限制

一般說來，高校檔案信息化管理模式較為多樣，以云計算為最為普及最為流行的模式，但是目前我國檔案管理業(yè)務云計算應用水平仍停留于概念階段，側(cè)重于理論角度討論云計算對于檔案管理的應用優(yōu)勢[3]。從現(xiàn)階段我國檔案信息化管理研究水平來看，其研究重點集中于信息技術概念領域，缺少具體實施及具體應用等方面研究，難以提出可行性強的操作方案及框架結構。同時，檔案管理作為高等院校行政管理工作的主要內(nèi)容，做好管理工作對于提高學生檔案信息管理效率提供高質(zhì)量信息查閱服務具有不可比擬的積極作用，但是受技術水平的限制仍存在較多問題亟待解決。

2.2管理方法單一

在科學技術蓬勃發(fā)展的大背景下，高等院校用于日常辦公及檔案管理等領域的技術設備早已歷經(jīng)多次更新?lián)Q代，但是部分高等院校受資金投入的限制所使用的設備過于陳舊且老化現(xiàn)象較為嚴峻，少部分數(shù)據(jù)存儲設備故障頻發(fā)，甚至有高校打印設備停留于上個世紀末期階段，無法適應現(xiàn)代化檔案管理要求，難以短時間解決設備老化及設備陳舊等問題[4]。同時，高等院校檔案管理以保留研究價值高知識為主要目標，提高檔案信息利用率。然而，從現(xiàn)階段我國高等院校檔案信息化管理水平來看，部分高校檔案利用形式較為單一且管理工作機制流于表面，信息檢索及信息查閱耗時高，造成檔案信息利用率低下。

2.3管理人才隊伍建設有待加強

在高校檔案管理工作中，管理人員扮演著非常重要的角色，要想提高高校檔案管理的整體水平，便有必要加快管理人才隊伍建設[5]。但是，從現(xiàn)狀來看，高校檔案管理人才隊伍建設力度還有待加強，值得注意的是檔案管理工作人才不足現(xiàn)象與管理部門自身認識偏差及重視程度不足間存在著密切聯(lián)系，并且大部分高等院校中檔案管理課程普遍為選修課且學生專業(yè)選擇度較低，對于檔案管理工作難以產(chǎn)生正確清晰的認識，錯誤認為檔案管理工作沒有未來，造成復合型人才數(shù)量銳減。一旦難以引進專業(yè)人才則無法樹立超前管理意識，客觀上影響管理服務質(zhì)量。

3 信息技術背景下高校檔案管理改革要點分析

3.1在管理工作中合理應用網(wǎng)絡技術

針對高校檔案管理技術裝備缺失的問題，便有必要加強現(xiàn)代化技術的應用。比如，可以在高校檔案管理工作中，合理地應用網(wǎng)絡技術，從而促進檔案管理質(zhì)量的提高。值得注意的是，高校檔案管理工作應用信息技術，不止能大大提高檔案管理工作效率，更能保證檔案管理質(zhì)量，向用戶提供便捷高效的信息服務。因此在實際管理的過程中，有必要合理利用信息技術，例如通過網(wǎng)絡加密技術的應用，確保個人信息安全性及可靠性；同時，及時構建符合高校特征的信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)局域網(wǎng)范圍內(nèi)資源共享，并且網(wǎng)絡技術普及實現(xiàn)以計算機為載體的數(shù)據(jù)管理，大大壓縮人力投入及勞力投入。此外，以教師群體為切入點，建設具有針對性的檔案管理工作評估機制，從而促進高校檔案管理工作的全面強化。

3.2樹立人性化服務意識

為了提高高校檔案管理的質(zhì)量，有必要認清實際管理工作中存在的問題，及時更新管理理念，樹立人性化服務意識。需注意到，由于受檔案不可更改性特征的影響，檔案管理工作具有人員固定性及工作環(huán)境局限性等鮮明特點，客觀上加劇檔案管理工作難度無法充分發(fā)揮其利用價值。因此在實際管理的過程中，高等院校遵循實事求是的管理原則積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，以樹立管理人員服務意識為前提條件，幫助管理人員從根源上認識到檔案管理的必要性及重要性，加大對于檔案管理信息化建設的重視程度，將檔案管理信息化建設視為日后工作重點內(nèi)容，意識到檔案信息關系著未來、顯示及歷史，確保檔案管理工作順利進行提高其服務質(zhì)量。

3.3注重管理人才素質(zhì)的提高

一方面，有必要注重管理人才素質(zhì)的提高，加快高校檔案管理隊伍建設，督促管理人員加強管理理論知識學習以及在實踐管理工作中總結管理經(jīng)驗，分析管理工作中存在的問題，進一步加以改進，從而達到提高檔案管理效率及質(zhì)量的目的。另一方面，在實際管理的過程中，管理工作人員需加強學習，注重現(xiàn)代化管理理念的更新，注重現(xiàn)代化管理技術的應用，比如計算機信息技術、網(wǎng)絡技術、檢索系統(tǒng)等，大大提高信息獲取速度；不斷改進日常工作的不足，優(yōu)化管理方法，從而使高校檔案管理質(zhì)量得到全面提高。

4 結語

通過本文探究，認識到伴隨信息技術蓬勃發(fā)展，信息獲取方式日趨豐富且信息獲取速度不斷加快，促使信息技術被廣泛應用于各個領域。為了保證高等院校檔案管理服務質(zhì)量，必須不斷變革自身傳統(tǒng)管理模式。因此，管理人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，立足于檔案管理現(xiàn)存問題，從根源上認識到信息技術對檔案管理的積極作用，逐步構建具有高校特色的信息化檔案管理模式，不斷健全相應的管理服務機制，進一步推動檔案管理模式改革進程，充分發(fā)揮檔案管理價值，實現(xiàn)信息技術改革創(chuàng)新，最終為高校檔案管理工作的良性發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]陳小磊.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理模式探究[J].課程教育研究，2018（07）：2.

[2]姚樹靜.信息技術背景下的高校檔案管理改革研究[J].山東工會論壇，2017，23（06）：103-105.

[3]葛晏飛.信息技術發(fā)展背景下文書檔案管理改革途徑探索[J].城建檔案，2017（05）：23-24.

[4]林敏.現(xiàn)代信息技術下的高校檔案管理建設創(chuàng)新與策略[J].科教導刊（下旬），2017（03）：11-12.

[5]劉曉麗.新時期高校檔案管理工作中存在的問題[J].學園，2014（01）：51-52.