財務會計檔案信息化管理建設探討

梁燕儀

摘 要：隨著社會的發展，信息化成了當今世界的主要趨勢。為了保障財務信息安全并且方便管理，財務會計檔案的信息化管理成為了一個必須面臨的問題，必須革新財務會計檔案管理的方式方法，拓展財務會計檔案信息化管理的途徑，為財務會計工作更有利開展打開門路。為了實現對于財務會計檔案的有效管理，必須實現對于財務會計檔案管理的信息網絡化管理，這就需要建立財務會計檔案電子管理系統。本文將探討財務會計檔案信息化的主要內容，并為財務會計檔案信息化管理建設提供參考建議。

關鍵詞：信息化管理；財務會計檔案；建設

財務會計檔案是會計核算的專業性材料，它是單位財務經營狀況和營收狀況的憑據，是單位重要的經濟歷史數據；2016年1月新《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案管理年限調整為10年和30年兩類，其中包括財務會計原始憑證，財務報告、會計賬簿等重要資料。會計檔案保管時間的延長，務必使單位會計檔案儲存空間上造成難以應對的壓力。然而這些重要的資料對于一個企業的發展是不可缺少的，它是分析企業在社會經濟中定位及發展的有效途徑，它的重要性和產生存在的時效性使我們必須妥善安全的保存的。財務會計檔案也是企業重要的機密資料，任何人不能擅自變更改動，因而在財務會計檔案的管理的嚴密上就顯得尤為重要。鑒于此，現在援用原有檔案管理的條件擇優保留外，必須革新財務會計檔案管理模式，建立先進可靠的信息化系統來保證財務會計檔案的存儲，使財務檔案保管既安全又節約空間，又有利于歷史數據的利用。為此需要建立電子化的財務會計檔案管理系統，建立方便高效安全的管理體系是保障財務會計工作順利進行的首要前提。

1 財務會計檔案信息化管理

1.1 數據管理

新的《檔案法》明確了單位可以利用計算機及網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。數字化是財務會計檔案管理最重要的一步，傳統的通過紙張保存檔案的方法不僅容易出現細菌蟲菌及丟失損毀的情況，而且不方面查找使用，大大降低了財務會計工作人員的工作效率，降低了企業的生產效率。建立系統的數據庫，不僅為財務會計檔案提供了安全的保障，而且在查詢檢索的過程中大大節省了時間，是在當今快節奏工作方式下的重要選擇。

1.2 加強建設財務會計檔案信息網絡化

檔案的作用就是在必要之時發揮其關鍵性能，實現財務會計檔案信息網絡化不但能夠提高工作效率，而且還能夠保證數據的真實可靠，不容易出現大的紕漏。而且在數據的遠距離傳輸方面也做到了方便快捷，兩地距離遠的關聯企業需要在財務會計檔案方面產生聯系時，可以通過網絡完成，而且在不同的地域都可以完成財務會計檔案信息的檢索查詢，省時省力。所以對于財務會計檔案的網絡化建設是有效管控財務會計檔案信息的重要手段，是提升管理水平的有效途徑。

1.3 建立輔助決策系統

當一個企業的領導者需要完成對于財務使用的決策時，必須依靠網絡技術建立財務會計決策輔助系統。這樣的做法不僅僅能夠提高決策者的決策水平，為企業的生產發展奠定一個優良的基礎，更可以提高管理者的決策效率，提高在決策時的準確性，是企業發展穩定性和安全性的保證。

2 財務會計檔案信息化管理建設的方式

2.1 提升硬實力

2.1.1 財務會計檔案信息化的建設需要不斷提升網絡的建設水平，這是保證檔案信息化的基本前提，并且會促進檔案在財務會計工作中的重要作用得以高效發揮。一個健康的網絡水平，不僅能為財務會計檔案信息安全性保駕護航，還會大大減輕工作人員的工作壓力，保證數據的真實性，是檔案數據體系建立的重要組成部分。

2.1.2 財務會計檔案信息化的建設需要完成建設財務會計檔案管理的輔助決策系統。企業決策者需要通過財務會計檔案來分析企業的發展道路，在這個過程中，財務會計檔案的真實性和準確性就成了決策的關鍵。建立完善的輔助決策系統，不僅能夠幫助決策者更加便捷的完成財務會計分析，為企業發展制定良好的發展戰略，而且還能夠同過數據分析，找到財務會計中存在的問題，糾正決策者的偏差。面對如此巨大的工作項目，需要通過電腦科學和控制論進行輔助，營造完善的輔助決策系統，它會對財務會計檔案進行有效的處理，并且根據不同的工作狀況來確定不同的處理策略，這樣的輔助決策系統能夠實現對財務會計的有效管控，更可以保障財務會計檔案各項工作順利進行。

2.1.3 財務會計檔案涉及企業的戰略方針，所以其安全性要得到切實的保障，建立一套完整的控制體系是增強其可靠性的有效手段，還可以對財務狀況進行透明的監督。要想建立可靠的控制體系，必須對系統進行合理的監控，并且在每個任務階段完成工作后進行安全備份。

2.2 提升軟實力

2.2.1 制度是一個企業發展持久性保證的前提，所以要想完成財務會計檔案信息化管理的建設，就必須制定有效的制度作為保障，這是一個企業長遠發展的基石，是完善財務會計檔案信息化管理所必備的軟實力。首先要對財務報表體系進行完善，因為財務報表是財務狀況的真實反映，只有保證財務報表的可靠性才能為信息化管理提供一個基本的道路，所以提升財務報表的水平是制度制定以及實行的前提。其次就是提升核算體系的能力，以促進管理控制體系的完善，在財務會計檔案信息化管理的每個環節上，實行有效的管控手段，避免出現紕漏，才能使得整個管理體系的建設更高效。

2.2.2 管理人員應當時刻注重對于財務會計檔案信息化管理工作的監督，保證每一條數據有證可循，把企業的財務狀況當做放在心里時刻關注，這樣才能在整個管理體系上下一心，促進管理體系的完善成熟。

2.2.3 對于財務會計檔案信息的利用是一件至關重要的工作，在電子化信息的時代，每一條數據的對比和整理都顯得輕而易舉，這樣使得決策者在分析企業財務狀況時更加清晰有條理，這是傳統的財務會計檔案管理模式所不具備的優點。與此同時還能給管理者制定企業的長遠戰略提供有效的參考，幫助其分析市場規律、經濟規律，從而提升企業效益。

2.2.4 一個豐富的數據庫是財務會計檔案信息化管理建設的必要手段。以往傳統的財務會計檔案的管理方式不但繁瑣低效，而且對于數據的分析處理是一個很麻煩的工作。在財務會計檔案信息化管理的建設中，一個龐大的數據庫系統可以幫助工作人員解決這個難題，數據庫的數據資料越豐富，就越有利于財務會計檔案工作的進行。

2.2.5 財務會計檔案信息化管理的建設始終需要人的參與，這就需要提升管理人員的自身業務能力，培養一個系統的團隊，能夠對信息化管理中出現的問題及時糾正，能夠根據自己的專業知識對管理系統進行改進，這是所有工作開展的前提。

3 財務會計檔案信息化管理建設的意義

傳統的財務會計檔案管理模式，大多采用紙張進行檔案的記錄與保存，這種方式不但費時費力，而且在記錄的過程中極容易出現誤差。大量的紙張會占用不少的存儲空間，為財務會計檔案的保存帶來了極大的不便。財務會計檔案信息化管理的建設，節省了其存儲空間，利用先進的電腦信息化就可以完成對于檔案的管理工作，而且在備份的時候，不必像紙張那樣需要手動抄寫或者打印，通過數據的遷移就能夠準確高效的完成，這是傳統的財務會計檔案管理模式所不能比擬的地方，而且在當今網絡信息技術日益成熟的趨勢下，紙張檔案的保存管理方式必將逐步被替代。所以，及時建立起信息化的財務會計檔案管理模式，是一個企業在競爭中立于不敗治理的關鍵。

4 結語

會計檔案的電子信息化管理是當今世界的發展潮流，尤其是隨著當今世界經濟的飛速發展，完成財務會計檔案信息化管理的建設是一項勢在必行的任務，因為這不僅順應世界經濟發展潮流，更是我國完善市場經濟的重要一環。這個過程需要不斷提升財務會計檔案信息化管理系統的科技水平，引進前沿的科研成果，為管理體系的建立提供可靠的技術保障。同時，財務會計檔案信息化管理建設人員應該不斷提升自己的管理水平，告別傳統管理觀念，完成向信息化管理的轉變。

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