新時期如何做好辦公室檔案管理工作

于洪艷

摘 要：如今社會分工越來越明確，檔案工作的開展也越來越細致。在新時期的發展下，如何更好的做好辦公室檔案管理工作，成為我們亟待解決的問題。文章第一部分根據現實情況，分析了目前辦公室檔案管理出現的較為廣泛的問題，第二部分就新時期辦公室檔案管理存在問題，提出了相應的解決措施，希望能給相關人員實際工作中提供更加有力的借鑒，使得辦公室檔案管理工作在新時期能做得更好。

關鍵詞：檔案管理，辦公檔案，新時期管理工作

辦公室檔案管理工作是辦公室各項工作中最為重要的一項內容之一，檔案不但能夠真實記載辦公室的各種活動以及所開展的各項工作，還能夠使得監督工作更加的規范化，為查閱文件、資料提供了便利，在新時期檔案管理發展中發揮著重要的作用[1]。同時新時期的檔案管理工作，其效率的高低也影響著整個辦公室的工作質量，兩者成正比。但在實際工作中，辦公室檔案的管理工作還存在著一些需要重視的問題，不可忽視。

1 檔案管理工作中存在的較為普遍的問題

1.1 管理檔案的工作人員在人數和質量上的不足

目前來看，管理檔案的工作人員一般都比較少，普遍有一到兩名專職人員，有些部門，會由辦公室里的工作人員來兼職做管理檔案的工作。但是，新時期發展下，辦公室檔案的發展數量越來越多，對辦公室檔案的管理工作難度也越來越大，由于管理檔案的工作人員數量太少，并且有些工作人員管理能力較低或者不具備專業的管理能力，對檔案工作的管理就會難上加難，這樣一來，管理檔案的工作人員效率不能得到提高，就不能達到更好的預期效果，也不會實現檔案的信息化，同時，檔案的發掘和利用也不能實現。因此，辦公室檔案管理人員的數量和專業水平對檔案工作的效率有著很大的影響。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度

有些辦公室檔案的管理人員沒有檔案觀念，在管理工作中不認真，不能認識到管理檔案工作的重要性，對檔案管理持有無所謂的態度，從中可以看出沒有制定出完善健全的管理制度；有的雖建立了相應的制度卻僅限于形式，并沒有真正的運用到辦公室檔案的管理工作上[2]。不管是相關工作人員的工作還是管理者的管理都沒有得到真正的落實，只是浮于表面，沒有發揮出檔案應有的作用，達到預期的效果，是辦公室檔案管理中的一個重大的缺陷。

1.3 辦公室檔案有用之處得不到充分體現

新時期在不斷發展，我國的各項事業也不斷的提高，對辦公室檔案的要求也越來越高，由于辦公室檔案的工作狀態一直處于靜態，也就是檔案密封入檔卻沒有按照要求存檔，這樣檔案的有用之處就不能更好地體現出來，再加上辦公室檔案管理人員人數不夠，對檔案的保密工作意識不夠，一系列的因素阻礙了檔案的整理以及檔案的統計，檔案的開發和編研也不能夠正常進行，形成了現實檔案價值的障礙，辦公室檔案沒有真正發揮其價值，對新時期辦公室檔案的管理工作也產生了很大的影響。

2 促使辦公室檔案管理正常工作的措施

2.1 增強相關工作人員的工作素質

從業人員的工作素質與管理具有密切的聯系。檔案管理相關工作人員素質的高低，成為影響檔案工作的直接因素。有些工作人員的文化水平較低或者知識技能比較老化，知識面較窄，跟不上新時期的發展，使檔案的管理工作處于落后的狀態，不能夠順應時代的發展。想要使辦公室檔案管理工作正常進行，就必須加強對工作人員素質的培養，不斷提高檔案工作人員的素質，努力學習基礎知識、基本技能、道德素養和處理問題的能力，在專業知識和工作技能的培訓方面加強訓練，以便于正常工作的開展。同時，培養檔案管理工作人員的政治素養，不圖名利，不計較個人利益，增強奉獻精神及為人民服務的精神。新時期科技不斷的發展，網絡檔案的管理也隨之出現，針對這一個工作，也要對其制定相應的制度，做出相應的計劃。單位負責人應加強對檔案管理人員的學習與培訓，將培訓教育納入計劃，增強文化素質與基本知識技能。作為一名辦公室檔案管理人員，要不斷的汲取先進單位的工作經驗，積極主動地學習，穩定自己的優勢，同時改正自己的不足，使自己在工作中做的更好，安心本職工作，有較強的事業心，熱愛檔案事業，使檔案管理的素質與知識技能得到充分的提高。

2.2 加強對檔案工作的管理

新時期，檔案工作只有不斷規范，辦公室檔案管理工作才能夠更加的完善。為此，對其提出一系列的方法：首先，要不斷提高服務意識與服務水平，相關單位的領導加強對檔案工作的落實與管理，對檔案管理的一系列工作制定必要的規章制度，使得工作更加規范化、制度化、法律化。其次，增強對監督檢查機制的落實力度。管理及監督部門應當嚴格對工作人員整理的檔案進行細致的檢查，檔案管理人員平時也應注重自身的工作效率及成果，以便于檢查人員的監督與檢查。再者，檔案對歸檔日期也有明確的要求，對歸檔的文件進行嚴格的規范，保證歸檔文件及時，并且保證文件的齊全。還有，對文件的借閱也要進行嚴格的審批，依照相關的借閱規定，實行嚴格的管理，對借閱檔案的人進行細致的登記，以防資料的丟失，為以后的查詢工作提供方便。最后，針對各個部門的檔案歸檔或者借閱情況，以及借閱的數量，歸還的日期或者延遲歸還情況，進行不定期的網上通報，使得辦公室的檔案管理制度更加規范、透明。

2.3 對檔案工作進行廣范圍的宣傳，建立良好的工作環境。

要加強檔案工作的宣傳力度，提升檔案工作的整體形象，為其提供強有力的組織保障。作為辦公室檔案管理人員，在提高自己工作素質的同時，要為檔案宣傳工作進行科學合理的規劃，充分認識到檔案宣傳工作的重要性，為順應新時期的發展，要對宣傳工作進行不斷的創新，以新穎的方式將檔案展現在人們的眼前。例如，通過網絡、報紙、電視媒體，或者一些刊物的發行，積極地進行宣傳[3]。同時，開展一系列的多樣性交流，使各個部門的檔案宣傳互相借鑒，采取多途徑、多渠道的方式增強感染力。辦公室檔案管理人員應定期進行宣傳工作的培訓，通過新的理論宣傳，創造良好的環境，營造良好的氛圍，使檔案的實踐工作更加科學、有效。

3 總結

新時期的不斷發展，時代的不斷進步，辦公室檔案的管理工作應更加公正、有效。新時代的發展，辦公室的檔案管理工作必定會遇見更多的機遇與挑戰，為此，我們應該站在新時期的最前列，以創新的思維，以順應時代的發展趨勢，增強檔案宣傳的感染力，促進社會主義的文化繁榮，使辦公室檔案管理工作在社會上蓬勃發展，充分發揮檔案管理工作的重要作用，為辦公室其他工作的開展創造更有利的條件，發揮其無可替代的作用。

參考文獻

[1]論新時期如何做好高校檔案工作[J].李彥秋.現代交際.2013（06）

[2]新時期開展鄉鎮檔案工作的幾點建議[J].王晶. 山西檔案.2013（S1）

[3]新時期高校檔案工作人員須內強素質外樹形象[J].冼秀姬.人力資源管理. 2010（04）