信息化等新技術(shù)對(duì)資料材料管理的影響研究

梁琰琰

摘 要：作為科技與信息迅猛發(fā)展的21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)科技影響著當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化等各方面，人們的生活方式和思維方式也有著深刻的影響。檔案管理作為興起的產(chǎn)物，對(duì)科技與信息的發(fā)展具有重要的作用，尤其是電子檔案，而機(jī)遇和不足同時(shí)存在，如何有效改善我國檔案管理工作就成為一大難題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；

隨著信息技術(shù)的急速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的檔案管理已經(jīng)跟不上當(dāng)今社會(huì)數(shù)字化檔案管理的步伐，電子檔案已經(jīng)逐步滲透在檔案管理中，在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作成為了檔案工作者面臨的新課題。

1 檔案信息化管理建設(shè)的背景

作為一種重要的傳播媒介的檔案，是信息與載體的結(jié)合，它使得人類智力成果與文化有效傳承，同時(shí)也記錄著人類在日常生活以及工作上的發(fā)展歷程，是人們一筆珍貴的財(cái)富。而檔案管理的信息化建設(shè)則是對(duì)檔案進(jìn)行有效的信息化管理。我們知道，傳統(tǒng)意義上的檔案多數(shù)是以紙質(zhì)為主要媒介，但是檔案的信息量巨大，工作又極其瑣碎，需要大量的人力物力，而且一般檔案存放數(shù)量很多、效率也低。更重要的一點(diǎn)是，紙質(zhì)的檔案因?yàn)樘鞖狻⒈９軛l件差等原因很難長期保存，要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[1] 。

2 檔案管理信息化的意義

首先，檔案管理的信息化，使得檔案管理工作變得更高效進(jìn)行，大大的提高了檔案信息的歸檔和數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的能力，跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，效率得到了提高；其次，檔案管理不管是空間占用上還是時(shí)間跨度都是一項(xiàng)復(fù)雜的過程，也就要求檔案管理工作的準(zhǔn)確性，而檔案信息化而大大提高了檔案資源的精確性，對(duì)于檔案資源的全面、有效利用有著極其重大的影響；最后一點(diǎn)則是提高了檔案資源的利用率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因天氣以及保存條件不佳不能長久保存，而信息化的檔案管理則將這一缺點(diǎn)改善，更是有了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)、云片儲(chǔ)存等多種方式存儲(chǔ)信息的方式，不僅使得儲(chǔ)存的容量更大，而且同一份資源檔案可以對(duì)其進(jìn)行多次復(fù)制、轉(zhuǎn)移操作，一方面，檔案資源的流失問題得以解決，另一方面，檔案資源也可以永久存儲(chǔ)，人類智慧也可以不斷傳播與傳承。

3 檔案信息管理存在的問題

3.1 檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)太多，無法不統(tǒng)一

我們知道，檔案資源管理的信息化是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化檔案轉(zhuǎn)變的過程，但是紙質(zhì)檔案的信息分類自有它自己的一個(gè)章程，直接轉(zhuǎn)化為電子檔案會(huì)有所不妥，而且不同的部門有著自己的詳細(xì)分類，而由此產(chǎn)生的檔案則是不計(jì)其數(shù)的，比如社會(huì)保障局、水利管理局等，他們有著自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此對(duì)整體資源信息檔案的整合就變得很繁瑣；還有，檔案資源的信息化管理是一項(xiàng)很復(fù)雜的工程，各方各面都需要考慮妥當(dāng)，還要結(jié)合當(dāng)?shù)氐胤降男再|(zhì)與特色文化進(jìn)行有效利用與規(guī)劃，但就我國目前檔案管理信息化過程來看，資源共享以及各地區(qū)的協(xié)調(diào)合作還有待提高。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)要求需要提高

實(shí)際上，檔案管理這一塊的技術(shù)含量并不高，知識(shí)比較耗費(fèi)人力物力，但是有些牽扯到專業(yè)文獻(xiàn)的檔案就需要有較高層次的文化水平，目前對(duì)檔案資源的管理依舊是延續(xù)之前的模式，由經(jīng)驗(yàn)豐富的老師傅去帶招收的一些工作人員來管理檔案，一般是邊學(xué)習(xí)邊工作的模式，但是工作較公務(wù)員性質(zhì)的工作不穩(wěn)定，待遇也是馬馬虎虎，很難留住人；再有如果由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息化檔案管理模式，根本沒有這方面的人才可以使用，當(dāng)時(shí)管理紙質(zhì)檔案的人員還都是半路出家的狀態(tài)，更別說對(duì)檔案工作很熟悉了，這就給檔案信息化管理工作帶來了很大難處。

3.3 信息安全技術(shù)不夠完善，資金短缺

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也漸漸走進(jìn)人們的平時(shí)生活中，電子檔案管理也逐漸被人們接受，但檔案信息的安全性又成為一大難題。因?yàn)楫?dāng)代檔案資源的信息化管理都是以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為媒介，采用軟盤或者硬盤、云虛擬儲(chǔ)存等方法對(duì)電子信息檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存一系列工作，因此安全性要求很高，而一旦電腦或計(jì)算機(jī)軟件中了病毒，或者被其他黑客入侵，那么檔案資源信息很可能會(huì)被竊取，甚至偽造一些并不存在的信息，這樣的話會(huì)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生極大的危害，當(dāng)代社會(huì)下，還需要對(duì)檔案信息技術(shù)的安全問題不斷改進(jìn)、完善；再者，依托于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理的信息化建設(shè)是離不開網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的，而那么多的先進(jìn)儀器設(shè)備、技術(shù)和能夠操作這些設(shè)備的高素質(zhì)人才[2] ，需要一筆很大的財(cái)政支出，這對(duì)我國當(dāng)前國情來說，政策投入還有所欠缺。

4 關(guān)于建設(shè)檔案管理信息化的措施

4.1 做好整體的統(tǒng)籌規(guī)劃

紙質(zhì)檔案漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，是人工工作到計(jì)算機(jī)工作的的過度，應(yīng)該是國家或下面省市建立一套穩(wěn)定、標(biāo)準(zhǔn)的國家數(shù)據(jù)庫數(shù)字庫，整理時(shí)把檔案按類型進(jìn)行有效規(guī)范化工作，制定出一個(gè)行之有效的標(biāo)準(zhǔn)，以后其他的檔案都按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，分類后的檔案載按照專業(yè)的門類進(jìn)行統(tǒng)一的細(xì)化，這樣檔案資源的管理就會(huì)比較系統(tǒng)，有規(guī)律，找尋資料也很容易；也可以在國家建立國家信息資源庫的情況下，其他省市按自己省市區(qū)的發(fā)展規(guī)劃以及具體情況建立與之相對(duì)應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫；與此同時(shí)，要切實(shí)做好檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施以及技術(shù)的投入，保證資金來源，為后續(xù)檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 制定合理的檔案管理制度

為了切實(shí)做好檔案資源的信息化管理，需要建立規(guī)范有效的管理制度。第一，逐步完善檔案信息管理的辦事流程以及相關(guān)的技術(shù)業(yè)務(wù)，做好檔案資源信息化管理的基礎(chǔ)；第二，對(duì)一些電子版文件與檔案，為確保其完整與安全性可采取必要的安全措施，比如制定一套統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，即檔案的收集采取、整理、后續(xù)使用等流程，后期檔案都按這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去做，否則每個(gè)部門都有自己的標(biāo)準(zhǔn)制度，自成一派，檔案管理工作就會(huì)暴露出資源無法共享的弊端；同時(shí)，做好檔案資源信息管理的安全工作，對(duì)檔案信息的一系列流程采取有效的監(jiān)督保密工作，確保檔案信息的安全性。

4.3 注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案的信息化管理是以網(wǎng)絡(luò)電腦為依托，從檔案資源的采集到后續(xù)信息利用都是通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)完成的，因此也對(duì)檔案管理者提出了較大要求，不僅要熟知檔案信息的特征明細(xì)，以及檔案信息的采集、分析、存儲(chǔ)、檔案的建檔、歸檔、保存等方面的專業(yè)知識(shí)，還要掌握一定的電腦基礎(chǔ)知識(shí)以及基本的網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)防知識(shí)，有責(zé)任心、保密性良好 、有職業(yè)道德，切實(shí)做好檔案管理工作。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的責(zé)任心、素質(zhì)以及安全意識(shí)的培養(yǎng)，思想道德有過關(guān)；其次，對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅僅是檔案的整理工作，還要詳細(xì)知曉檔案管理信息化的過程；最后制定出檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才。另外，檔案管理人員還應(yīng)該在做好本職工作的同時(shí)，也要不斷學(xué)習(xí)，積極參與檔案信息化管理的有關(guān)培訓(xùn)，不斷豐富自己的專業(yè)知識(shí)，提高自身工作水平，提高檔案管理人員信息化工作技能[3] 。

5 結(jié)語

檔案的信息化管理工作是一個(gè)很漫長的過程，帶給人們諸多便利，但是在此過程中，也有各種各樣的挑戰(zhàn)，我們要切實(shí)研究出改善這些問題的有效措施，促進(jìn)我國的檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]關(guān)媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179-179.

[2]馮興蘭.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化[J].菏澤學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，38（3）：138-139.

[3]張譯之.試論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作[J].中國科技縱橫，2015（12）：37-37.