論企業檔案信息資源開發利用

韋俊

摘 要：檔案作為一種重要的信息資源，在企業的科研生產和經營活動中顯現出越來越高的利用價值。通過對依法加強檔案收集、提高檔案信息化水平、強化編研工作等方面的論述，闡明了企業應如何加強檔案信息資源開發利用的觀點。

關鍵詞：企業 檔案信息資源 開發利用

企業在多年的發展歷程中，積累了大量寶貴的檔案資料，這些珍貴的檔案是國家的重要財富，開發利用好這些豐富的信息資源為我國的基本建設服務是企業義不容辭的責任。

1 企業檔案信息資源開發利用的重要性

在日益激烈的市場競爭中，檔案作為一種重要的信息資源，在企業的科研生產和經營活動中顯現出越來越高的利用價值。利用檔案信息對企業的生產經營進行科學決策已成為現代企業規避市場風險的重要手段。特別是從事高、精、尖技術的大中型國有企業，已把檔案信息資源看作是一種重要的戰略資源，開發利用好企業的檔案信息資源對提升企業的整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保持企業健康持續發展具有重要意義。

2 如何加強企業檔案信息資源的開發利用

2.1 依法加強檔案收集

檔案收集是檔案信息資源開發的前提和基礎。企業檔案部門應適應新形式的發展需要，依法加強檔案收集工作，不斷地豐富館藏資源。

2.1.1以檔案法及國家十號令為依據及時完善收集范圍

面對日益激烈的市場競爭，企業不斷地更新經營理念與管理方法，科研生產、經營管理呈多元化趨勢，企業在對外投資、合作及改革改制等眾多新領域的經營活動中產生了大量如知識產權、商業秘密及產權重組、法律事務、信用等方面的文件材料。檔案部門應跟上企業改革的步伐，以檔案法及國家十號令為依據，及時完善文件材料的歸檔范圍，制定新的檔案管理標準，確保檔案收集的及時、完整、齊全。

2.1.2 完善制度建設

近年來，隨著企業改革改制工作進一步深化，機構重組、下崗分流等政策的執行，各部門人員變動較為頻繁，由于人員調動交接班的不規范，加之部分人員檔案法制意識薄弱，造成一些重要的文件留在私人手中未能及時歸檔，有的甚至已經遺失，給企業的生產經營造成不必要的損失。為此，檔案部門要完善檔案管理的制度建設，把文件材料的及時歸檔納入員工日常工作的考核范圍，用制度培養員工的歸檔法律意識，提高檔案的收集工作。

隨著電子技術的飛速發展，企業現代化管理進程的不斷加快，電子檔案的數量也在逐年增加，對于一些需用特殊軟件程序讀出或已進行加密處理的電子檔案（如財務電子檔案及企業的核心技術方面的電子檔案）還需制定相關的軟件程序和密碼的歸檔制度，才能保證檔案的收集完整、齊全，信息有效。

2.1.3 加強檔案法規的宣傳力度

使企業員工提高檔案意識，增加檔案知識，對檔案的收集工作能起到事半功倍的作用。檔案部門要加大《檔案法》及相關規章制度的宣傳力度，充分利用廠辦報刊和局域網作為宣傳陣地，對企業員工進行檔案知識的宣傳教育，舉辦檔案知識競賽活動、舉辦檔案宣傳周的評比活動，以此提高全員特別是領導干部的檔案法律意識，使檔案工作引起領導的重視，得到員工的支持。

2.2 提高檔案信息化水平

2.2.1 建立檔案目錄數據庫

企業的館藏資源非常豐富，但絕大部分是紙質檔案，查詢利用還是依靠傳統的手工檢索工具，既費時又費力，往往還達不到理想的利用效果。抓好館藏檔案目錄數據庫建設，建立檔案機讀目錄中心，通過計算機系統進行目錄檢索能夠方便快捷地為利用者提供優質服務，大大提高檔案信息的利用效率。目錄著錄是建立目錄數據庫的一項基礎工作，也是直接影響輸入計算機的數據與信息準確性的一項重要的前期工作。由于企業早期歸檔的文件材料因管理不規范，原有的紙質手寫目錄沒有按著錄要求進行規范著錄，各門類檔案的著錄項目對應關系混亂，還存在缺項、漏項現象，如果完全按照原有的紙質手寫目錄進行數字化著錄，則會使檔案查詢的準確率受到影響。因此，在建立檔案目錄數據庫的過程中應以國家頒布的《檔案著錄規則》為依據，根據企業的實際情況制定出具體的著錄工作細則，統一分類標準、統一著錄項目，實行規范著錄，確保計算機檢索的查全率與查準率。

2.2.2 實現紙質檔案數字化

檔案目錄數據庫的建立有利于人們快速查找所需信息的存儲位置，而檔案全文數字化則能夠使利用者直接在計算機上瀏覽調閱信息內容，可以大大節省查閱時間，提高檔案信息資源的利用率。在短期內，檔案全文數字化工作應根據企業科研生產、經營決策的需要，有計劃、有步驟的分批進行，對企業的科研生產、經營管理活動影響重大的、查找利用率較高的檔案要先進行數字化轉換。

2.2.3 建立和完善檔案信息資源共享的網絡平臺

隨著信息技術的發展，OA、ERP、PDM等業務系統已廣泛應用于的企業科研生產成為企業設計、生產和管理的主要手段，企業應通過現代信息技術來整合各種檔案信息資源，建立各類檔案數據中心，對內通過園區網的建設使多種信息網絡平臺互相連通，實現檔案信息的快速傳遞和有效利用，使檔案信息資源更方便、更快捷地為企業各層次、各部門和人員服務；對外通過興航網，實現航空工業各單位檔案信息的交流、傳遞、共享。

2.3 強化編研工作

檔案的價值能否實現，檔案的社會效益和經濟效益發揮得如何，與檔案資源開發利用的程度密切相關。檔案信息資源只有通過進行深層次的加工，才能使其價值最大限度地發揮作用。

2.3.1 檔案信息的編研要有針對性和實用性

檔案信息的編研要有針對性和實用性，這就要求檔案人員要深入基層，主動去了解企業的科研生產動態，及時與用戶進行溝通，了解用戶需求。近年來，公司檔案部門根據集團公司開展質量整頓的要求，編寫了《公司產品質量分析》；根據科研生產的需要，編撰了《公司產品簡史》等，取得了較好的成效。

2.3.2編研人員結構配置要合理

檔案編研工作對編研人員的素質要求很高，不但要求編研人員要具有扎實的文學功底、高度的責任心，對歷史負責的態度，還要全面了解企業的歷史沿革、科研生產動態及主要產品的基本情況。強化編研工作就要對編研人員進行合理的配置，人員的知識結構要比較全面，要有互補性，檔案人員、工程技術人員及其它專業人員比例要合理；人員的年齡結構要有層次，要老、中、青結合，年紀大的有豐富的閱歷和經驗，但對計算機操作知識較為缺乏，中年人積累了一定的工作經驗，也易于接受新事物，逐步擔起大梁；青年人思想活躍，觀念新潮，但還需要時間的沉淀。三者互相結合，取長補短，人盡其才，才能促進編研工作健康發展。

2.3.3 努力提高編研水平

編研工作不能停留在“只編不研”的階段，企業要通過對檔案信息資源的二、三次加工，為企業經營決策、管理創新、機制轉換等方面提供系統性、成套性、針對性的檔案信息服務，開發出有深度的編研成果。要提高編研水平，編研人員不但要加強學習，提高自身的綜合素質和能力，檔案部門還應加強與技術部門的合作，利用檔案部門的檔案優勢和技術部門的技術優勢，合作開發出綜合性、分析性、預測性的編研成果。

3 結束語

企業檔案信息資源的開發程度決定了企業檔案工作的質量，對企業檔案事業的發展起著決定性的作用。隨著檔案事業的規模日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對文件材料的歸集、管理和檔案資源開發利用的要求也越來越高，唯有依法強化檔案收集，加速企業檔案信息化進程，對檔案信息資源進行深層次的開發，充分發揮檔案信息為企業科研生產服務的作用，才能推動企業檔案事業可持續發展，為國防科技現代化建設提供有利保障。