淺談企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的文件控制

徐青平

1 前言

隨著信息化及辦公自動化的不斷發(fā)展，各企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計等方面也開始尋求自動化、規(guī)范化，開始引進(jìn)PDM系統(tǒng)（即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)），隨著PDM系統(tǒng)的引進(jìn)和不斷推廣，PDM系統(tǒng)中文件的控制給檔案管理人員又提出了新的挑戰(zhàn)。本文從目前形勢分析、PDM系統(tǒng)在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用及文件控制現(xiàn)狀等幾方面進(jìn)行闡述和分析，同時提出系統(tǒng)中文件控制的設(shè)想，以便大家研究切磋。

2 形勢分析

在20世紀(jì)的60、70年代，企業(yè)在其設(shè)計和生產(chǎn)過程中開始使用CAD、CAM等技術(shù)，新技術(shù)的應(yīng)用在促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言，雖然各單元的計算機(jī)輔助技術(shù)已經(jīng)日益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”；并且隨著計算機(jī)應(yīng)用的飛速發(fā)展，隨之而來的各種數(shù)據(jù)也急劇膨脹，對企業(yè)的相應(yīng)管理形成巨大壓力：數(shù)據(jù)種類繁多，數(shù)據(jù)重復(fù)冗余，數(shù)據(jù)檢索困難，數(shù)據(jù)的安全性及共享管理等等。

企業(yè)面臨數(shù)據(jù)膨脹所帶來的壓力，開始尋求對處在不同階段、不同產(chǎn)品的設(shè)計與制造數(shù)據(jù)及對產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的過程進(jìn)行管理，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行充分利用，使工作流程更為流暢，避免這些數(shù)據(jù)流失和失效。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理能力已成為描述企業(yè)綜合競爭力的重要指標(biāo)之一。而PDM是以軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，是一門管理所有與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔、數(shù)字化文檔數(shù)據(jù)庫記錄等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括審批/發(fā)放、工程更改、一般流程、配置管理等）的技術(shù)。提供產(chǎn)品全生命周期的信息管理，并可以在企業(yè)范圍內(nèi)為產(chǎn)品設(shè)計與制造建立一個并行化的協(xié)作環(huán)境。PDM提供解決在浩如煙海的數(shù)據(jù)中，提取有用的部分，去除重復(fù)、無效的內(nèi)容，使有用的部分上升為一種知識，變成企業(yè)的智力資產(chǎn)；讓這些智力資產(chǎn)在企業(yè)中暢通無阻，讓所有相關(guān)的人員在他們需要的時候，能夠得到它們，而無論他身在世界的哪一個角落；讓未得到授權(quán)的人，得不到企業(yè)不希望他們得到的東西。這正是企業(yè)面對市場競爭，面對即將來臨的21世紀(jì)，保持不敗，取得成功的最好保證。企業(yè)引入PDM系統(tǒng)是大勢所趨。

3 PDM系統(tǒng)在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用及文件控制現(xiàn)狀

PDM信息管理模型，由于將產(chǎn)品結(jié)構(gòu)當(dāng)作一種特殊的脫離于圖紙和工藝等物理文件而單獨存在的信息進(jìn)行管理，難以實現(xiàn)零部件自身的版本管理，也難以實現(xiàn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的版本管理，那么在一棵產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹上要想實現(xiàn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的替換代用、選用關(guān)系管理也是很艱難的，因為產(chǎn)品數(shù)據(jù)已經(jīng)被割裂為圖紙信息和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息兩部分了，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息僅僅靠單一的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹來表達(dá)，在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹上靠節(jié)點與節(jié)點之間的父子關(guān)系聯(lián)結(jié)，父子關(guān)系過于單調(diào)，難以在不同的節(jié)點或者節(jié)點類上定義可變屬性，也難以進(jìn)行裝配變量約束規(guī)則的控制。如何解決版本管理問題，各企業(yè)數(shù)據(jù)版本管理差別很大，有些企業(yè)依賴編碼，有些企業(yè)則采用人工干預(yù)。PDM系統(tǒng)中的文件控制是傳統(tǒng)設(shè)計方法中最難以規(guī)范的話題。

目前行業(yè)內(nèi)，沈陽、成都、湖南等企業(yè)均已引進(jìn)或已開始實施PDM系統(tǒng)，各單位檔案部門對PDM系統(tǒng)的參與程度和方法各有不同，但總結(jié)一下大致有兩種情況：一種是PDM系統(tǒng)中文件與蘭臺鏈接，實施即時同步歸檔（三維圖紙轉(zhuǎn)化為二維圖紙或壓縮打包），對系統(tǒng)內(nèi)文件的管理和分發(fā)在蘭臺系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行；一種是把蘭臺定位于歷史數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對于PDM中的文件則完全在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行管理和分發(fā)。但有一個共同點，都沒有完全實現(xiàn)無紙化。

大部分單位都要求蘭臺檔案系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)中圖紙實時同步，并在流程中設(shè)置歸檔流程并賦權(quán)，檔案人員對流程中即將歸檔的圖紙文件進(jìn)行檢查批準(zhǔn)，充分發(fā)揮了檔案系統(tǒng)及檔案人員的作用，而個別單位則把蘭臺系統(tǒng)定位于歷史數(shù)據(jù)的存儲、利用，但PDM系統(tǒng)中圖紙文件的條目、發(fā)放信息及二維圖紙都導(dǎo)入了蘭臺系統(tǒng)，PDM系統(tǒng)中的一些動態(tài)數(shù)據(jù)只在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行管理。

由于PDM系統(tǒng)是一個動態(tài)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)靜態(tài)的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統(tǒng)中導(dǎo)出、備份管理，就顯得尤為重要，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質(zhì)不同而不同，但無論如何，其保管期限都無法與紙質(zhì)動輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據(jù)要求定期進(jìn)行物理歸檔，同時，紙質(zhì)存檔一份。

4 PDM系統(tǒng)中文件控制的設(shè)想，主要思路及做法

制度和規(guī)范建設(shè)方面要充分重視產(chǎn)品數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和流程的規(guī)范化制度建設(shè)。實施PDM系統(tǒng)工程，必須高度重視流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化制度建設(shè)問題。制度、規(guī)范及實施細(xì)則（工作流程）的應(yīng)通盤考慮和制定，必要時可考慮實施節(jié)點考核，限期完成。突出流程優(yōu)化、方便快捷、易于操作、運用高效等要素，同時，依靠系統(tǒng)、流程、及制度確保PAM系統(tǒng)中電子文件的真實性、完整性、有效性。PDM系統(tǒng)是一個復(fù)雜的動態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其中創(chuàng)建的各類文檔，應(yīng)遵循各自不同的審簽流程進(jìn)行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進(jìn)行，其電子文檔不能實現(xiàn)系統(tǒng)在線邏輯歸檔。PDM系統(tǒng)文件歸檔按研制過程中的不同階段和不同版本進(jìn)行。制定全面、系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的規(guī)范。同時還應(yīng)遵循下列原則：

1）歸檔要求。

（1）所有公司研制產(chǎn)品原則上都應(yīng)進(jìn)入PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、簽署（含會簽），并按不同文件審簽流程進(jìn)行流程審批，同時實現(xiàn)電子署名。

（2）經(jīng)過PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、完成簽署的各類文檔、圖樣相關(guān)屬性應(yīng)著錄齊全，圖符及標(biāo)注應(yīng)符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。

2）通過流程會簽提交歸檔的各類文檔、圖樣的打包命名應(yīng)遵循下列規(guī)則：

（1）對于單個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱自動繼承Item的圖號、版本、名稱。

（2）對于多個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱的描述應(yīng)能夠反映出流程中所有對象的信息。（3）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產(chǎn)品圖樣以一個型號為單位打包歸檔。文件編號及編寫原則按公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定執(zhí)行（流程發(fā)起是以數(shù)據(jù)編制者為單位）。（4）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應(yīng)保持完整性、成套性。且發(fā)放單位明確。不允許單個零件或單頁提交歸檔。（5）對于更改文件，更改單與更改文件應(yīng)同時通過流程提交歸檔，同時，二者要保持一定的關(guān)聯(lián)性。且更改文件應(yīng)與更改單所載文件相一致。（6）對于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門接收人員應(yīng)在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行接收歸檔，同時在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認(rèn)；對于不符合歸檔要求的文件、圖樣進(jìn)行否決，同時，不再接收紙質(zhì)文件圖樣（含硫酸紙）。

3）歸檔電子文件的動態(tài)管理：

（1）歸檔后的電子文件發(fā)放：A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動發(fā)布，只要在系統(tǒng)中有用戶角色的所有人員都能看到，待過渡期滿后，歸檔電子文件的發(fā)放，由檔案部門主管人員嚴(yán)格按定額發(fā)放，定額外用戶臨時需要參閱的，通過申請經(jīng)批準(zhǔn)后賦權(quán)。B、紙質(zhì)發(fā)放，經(jīng)檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動轉(zhuǎn)入PDM系統(tǒng)出圖人員的郵箱內(nèi)，檔案館出圖人員依據(jù)接收人員提供的任務(wù)單進(jìn)行打印出圖（白圖）。

（2）經(jīng)PDM系統(tǒng)打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負(fù)責(zé)加蓋 “PDM系統(tǒng)出圖”標(biāo)識章（技術(shù)文件加蓋封面；產(chǎn)品圖樣逐頁加蓋），以區(qū)別于紙質(zhì)歸檔的文件材料：并負(fù)責(zé)PDM系統(tǒng)歸檔后輸出打印文件、圖樣的發(fā)放，發(fā)放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應(yīng)加蓋紅色印章；若需增發(fā)定額，由使用單位按相關(guān)要求辦理，同時加蓋有關(guān)標(biāo)識章。

（3）歸檔電子文件的更改。

①通過系統(tǒng)流程提交歸檔的各類文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無效文件。

②系統(tǒng)中最新有效版本為現(xiàn)行現(xiàn)用，其它版本僅作參考。