淺析檔案管理在企業發展中的重要作用

管蓉

【摘要】在社會主義市場經濟發展背景下，不斷研究探索企業檔案管理工作的特點和規律，不斷尋求企業檔案管理工作的優化措施，對于企業的生產和發展具有極其重要的推動作用，企業想要獲得良好的發展，應將檔案管理作為企業管理的核心內容，這樣才能夠為企業發展提供強大的推動力。

【關鍵詞】企業發展；檔案管理；作用

檔案管理作為企業開展各項管理活動的重要組成部分，可以直接融入企業的現代化管理系統中，維持企業的正常運轉。良好的檔案管理，可以幫助企業提升競爭力，宣傳企業形象，促進企業的全面發展。在社會發展、科技進步的今天，檔案管理在企業發展中的地位越來越明顯。所以，強化檔案管理的作用，是當前企業需要重點關注的一項任務。

一、檔案管理的特點

檔案管理直接將企業人力資源等一系列的情況真實反映出來。總體來說，檔案管理主要是通過人力資源實際情況的收集、整理、歸檔和保存所形成的資料。在我國企業管理制度中，檔案管理是重要的分支，檔案管理內容本身包含了企業的機密，企業員工不得隨意泄露檔案資料。另外，檔案本身還具有流動性的特點，其與人力資源保持相互的一致，隨著時間以及所做的社會活動量的增加，每一個人的檔案內容都會相對應地增加。

二、檔案管理是企業管理的前提條件

檔案管理作為企業工作開展的基礎，不但可以為企業管理人員提供信息方面的重要依據，也可以針對企業的各項戰略與發展政策作出調整，確保決策的正確性，同時可以為企業發展方向的準確性提供強大的保障，也可以幫助社會各方加深對于企業經營成果的準確認知度，幫助企業提升社會形象與影響力，從而增強同行業的競爭力，為今后的市場合作奠定良好的基礎條件。隨著我國經濟的飛速發展，在當前市場競爭日益激烈的大背景下，開展檔案管理工作，就需要將檔案管理工作落到實處，積極更新管理理念，調整各項管理模式，這樣可以直接體現出企業的經營成果以及實際的生產經營發展狀況，為企業的發展以及改革提供詳盡的基礎資料。檔案管理成果與企業經營管理之間的相互結合，直接決定了企業資源配置的模式與取向，也決定了企業未來的發展方向，對于提升企業的管理成果，實現企業的經營戰略，有著重要的推動作用。所以，檔案管理工作的好壞，直接影響著企業的整體性發展。眾所周知，一個企業的發展是在不斷積累歷史經驗之中進步的，再結合成功經驗，得以發展壯大，這些都離不開檔案資料的介入。所以，檔案管理對于企業健康有序的發展起著重要的推動作用，不難看出，檔案作為對歷史的見證，同時發揮著不可估量的作用。

三、檔案管理在企業發展中的重要作用

（一）維護企業權益。檔案管理可以幫助企業維護知識產權的合法權益。企業知識產權指的是企業的著作權、商業機密權以及專利權等，是企業開展一切活動所創造出來的成果及經營管理活動的標記，也是企業的無形資產。知識產權是企業得以發展的突破點，所以保護好知識產權，就是對企業發展最有力的保障。企業檔案能夠完整地記錄知識產權從最初的創新到發展的整個過程，是企業知識產權的法律憑證，一旦出現知識產權糾紛的問題，利用產權檔案就可以維護好自身的合法權益與知識產權。所以，檔案管理對于企業是非常重要的。在平時，企業需要針對檔案進行完整、合法的保存與管理，這樣可以減少企業競爭中的知識產權糾紛問題，即使出現產權糾紛，也會勝券在握。在執行企業檔案保密工作中，需要做好企業檔案的整理與保存，這樣可以有效地防范出現泄密或者是丟失的問題，進而保護企業知識產權。

（二）實現資源的共享。從企業創立初期開始，就存在檔案管理，而在發展過程中，也會有大量的圖片、文件以及實物等材料需要做好保存與利用。企業管理人員可以根據所收集到的數據信息，從而捕捉市場信息，利用企業檔案實現對企業文化、企業精神以及企業形象的二次深層次開展。企業在日常工作當中，注重對各種文件材料的形成和積累，并按照特定的要求科學地進行分類整理，統一對企業各部門和各種載體檔案進行管理，以提升企業的創新能力與創造力。

（三）簡化工作程序，提高企業管理。檔案管理可以簡化工作程序，提高企業管理。企業管理千頭萬緒，但不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金、企業文化等，都離不開企業檔案。企業的發展，檔案管理工作必須上水平、上檔次、上規模，要提高企業全員的檔案意識和加強檔案業務知識，堅持依法治檔，確保集中“統一管理、統一領導、統一機構、統一制度、統一監督、統一指導。”

四、結語

總而言之，企業檔案管理工作是企業重要基礎工作之一，對于企業的發展，檔案管理發揮著重要作用。為了規范企業檔案管理工作，必須加強企業自身基礎建設，大力開發利用企業檔案信息資源，提高企業整體管理水平。完善的企業檔案管理，不但可以推動企業的發展，同時還可以有效幫助企業規避經濟、知識產權等方面的風險。總之，企業的發展，離不開檔案管理，我們必須認識到檔案管理對企業的生產和發展帶來的重大作用。

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