紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理方法

摘 要：隨著信息技術(shù)在中國(guó)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和電子等信息形式深刻地影響著社會(huì)各方面的發(fā)展，檔案管理也深受影響。本文分析了紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，為更好的檔案管理開(kāi)發(fā)提供了理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案

一、紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)

檔案是記錄各種信息的原始文件，是人們了解相關(guān)事情信息的重要參考憑證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就是把信息記錄在紙上進(jìn)行保存，接下來(lái)是對(duì)紙質(zhì)檔案特點(diǎn)的總結(jié)：一是紙質(zhì)檔案的信息高度依賴于載體，并將原始信息記錄在紙上；二是紙質(zhì)檔案中信息與載體很難分離出來(lái)，這樣有利于信息長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)。但是也存在一些客觀的特殊因素，由于紙質(zhì)檔案的在載體是紙，那么特殊的情況下紙會(huì)燃燒、會(huì)潮濕，但是這些因素發(fā)生的概率是極小的。而且相對(duì)于古時(shí)候的竹簽和甲骨，紙已經(jīng)方便多了。三是紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)，需要更多的人力，不同地點(diǎn)的紙質(zhì)文件資源共享存在困難，存在信息被壟斷的現(xiàn)象。

電子檔案是指從電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的檔案，可以使用電子媒介作為載體的計(jì)算機(jī)可識(shí)別的文件，電子檔案是檔案現(xiàn)代化的產(chǎn)物。電子文件的主要特點(diǎn)：一是信息存儲(chǔ)密度高，磁盤(pán)，光盤(pán)等各種電子媒體具有海量存儲(chǔ)能力，存儲(chǔ)空間小，存儲(chǔ)容易。信息的形式更加多樣化。二是電子檔案的內(nèi)容可以是照片，文本，聲音和影像，這樣使得電子檔案的內(nèi)容多樣而生動(dòng)。這是電子檔案最重要的功能。三是電子檔案是可以隨時(shí)共享的，人們可以根據(jù)需求在不同的地方共享檔案信息，大大提高了檔案的使用率。四是電子檔案的所有內(nèi)容都可以和載體可以自由分離，檔案可以以復(fù)制的形式保存到自己想方便查找的地方，查閱的時(shí)候更加便捷。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

（一）歸檔方式不同

從收集到裝配紙質(zhì)檔案必須手動(dòng)進(jìn)行文件的分類，排列，編號(hào)和編目，歸檔過(guò)程中需要大量的時(shí)間和人力。電子檔案基于計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，將數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理，在時(shí)間上要比紙質(zhì)檔案節(jié)省許多。

（二）保管方式不同

紙質(zhì)檔案以紙張為存儲(chǔ)介質(zhì)，以實(shí)物形式為存在方式。它的物理性質(zhì)決定了其保管需要占用較大的存儲(chǔ)空間，同時(shí)需要投入大量的人力、財(cái)力、物力。電子檔案則是通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化和編碼后存儲(chǔ)于電子介質(zhì)，以虛擬的形式存在。它的檔案信息容量大、體積小，其保管可以有效地節(jié)約檔案的占用空間，簡(jiǎn)化檔案管理的環(huán)節(jié)和流程。

（三）查詢方式不同

紙質(zhì)檔案使用紙張作為儲(chǔ)存手段，其物理屬性決定了其存儲(chǔ)需要大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)這需要大量的人力、物力、財(cái)力。而且紙質(zhì)檔案在查找的時(shí)候需要人工查找，同時(shí)對(duì)地點(diǎn)有特定要求。電子檔案則是不同的，它存儲(chǔ)方便查找快捷，只要你身邊有計(jì)算機(jī)就可以完成查閱，操作簡(jiǎn)單、節(jié)省時(shí)間。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理策略

（一）建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新檔案載體的出現(xiàn)和智能化管理，要求檔案部門(mén)進(jìn)一步改進(jìn)規(guī)范檔案管理系統(tǒng)，并為兩種檔案的轉(zhuǎn)換和對(duì)接提供制度保障。檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文件注冊(cè)和索引規(guī)則來(lái)統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)格式，并將明確規(guī)范電子載體，存儲(chǔ)格式以及轉(zhuǎn)換格式的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，做好電子檔案檔案管理工作。

（二）提高兩種檔案的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行同步歸檔

從信息安全的角度來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存將長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)下去。從檔案管理和使用的角度來(lái)看，各種有價(jià)值的檔案內(nèi)容被記錄和存檔目的就是促進(jìn)檔案資源的共享。因此，檔案管理人員必須做好電子檔案管理工作，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案同步的管理工作，加快紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換過(guò)程，逐漸將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。同時(shí)，可以將少量的電子文件復(fù)制保存并轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔，以便它們可以離線存儲(chǔ)，以改善電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的鏈接，并減少由此造成的不便。

（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案管理

要在工作中取得顯著成效，就必須不斷創(chuàng)新理念、方法和手段。目前，許多組織的內(nèi)部檔案不是獨(dú)立的，其主要作用就是執(zhí)行相關(guān)決定而不是決定。這種相對(duì)逆行的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，限制了檔案管理和使用的效率。這就需要公司和機(jī)構(gòu)不斷提高自己對(duì)檔案管理的知識(shí)，并將檔案部門(mén)設(shè)立為直屬分支機(jī)構(gòu)，為檔案管理提供良好的環(huán)境。檔案部門(mén)要解放思想，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，不斷豐富館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，改變檔案管理的方法，環(huán)節(jié)和方法，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，改進(jìn)轉(zhuǎn)換有關(guān)紙質(zhì)檔案有關(guān)的管理程序。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文章所講述了對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)與區(qū)別，同時(shí)也提出了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理策略。我們清楚了解紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者之間的關(guān)系，所以就要做到取長(zhǎng)補(bǔ)短。因此在實(shí)現(xiàn)兩類檔案管理的問(wèn)題上，就要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行有效的融合，這樣的管理，不光能彌補(bǔ)各自的不足，還能將電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)都發(fā)揮的更好，更能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

梁永昌（1981-04），性別：男，籍貫：廣東省佛山市，民族：漢，職稱：無(wú)，學(xué)歷：本科。

（作者單位：佛山市人力資源公共服務(wù)中心）