從大數據視角探究高職院校檔案管理模式的改革

摘要：隨著大數據時代的到來，現在高職院校的檔案管理也發生了很大的變化，面臨著許多機遇與挑戰。為了實現這方面良好的管理，本文將以高職檔案管理為例，結合大數據基本特征，以及高校檔案管理的具體變化情況，對當下高職院校檔案管理模式改革進行詳細的分析，期望通過這些措施的實行能夠給高職院校檔案管理帶來實質性的幫助。

關鍵詞：大數據；高職院校；檔案管理；改革

近年來，隨著網絡計算機技術的快速發展，大量的數據信息也使得人們迎來了大數據時代。在這種情況下，傳統的高職院校檔案管理模式已經無法滿足現代檔案管理要求。因此，對當下檔案管理模式進行相應的轉變是非常必要的，高職院校應該提高自身對這方面的重視程度，根據具體情況采取有效的措施。

一、 大數據視角下高職院校檔案管理概述

1. 大數據的時代特征

相對其他的時代，大數據時代具有非常明顯的特征，其中具體的特點有以下幾個方面。第一，在大數據時代下，數據信息量將變得非常大，而且在信息技術快速發展背景下，這些數據信息給人們工作生活帶來了很大的影響。第二，在數據信息處理方面，大數據時代能夠快速進行信息處理，可以較好滿足當下社會發展的需求。第三，數據種類形式也非常多樣化，如視頻、語音、網頁等。最后就是數據信息價值比較高，它不僅可以提供基本信息，同時還可以根據用戶實際情況提供個性化的信息服務。

2. 大數據視角下高職院校檔案管理的變化情況

隨著大數據時代到來，現在高職院校在檔案管理方面也發生了非常大的變化，其中具體的有以下幾個方面。首先，現在高職院校檔案管理數據量相對以前要增加非常多，而且在種類方面也更加多元化。其次，在數據需求主體方面也變得更加多樣化，除了廣大師生之外，社會也存在著非常多的需求主體。最后，經過大數據處理之后，高職院校的檔案數據在價值方面將實現最大化，很好實現了高職院校檔案管理。

二、 大數據視角下高職院校檔案管理模式改革策略

1. 改變原先的檔案管理理念

在大數據時代背景下，要想實現高職院校檔案良好管理，高校管理人員應該改變原先的管理理念。在實際中，高職院校應該提高自身對這方面的重視程度，知道大數據時代下，加強自身檔案管理是非常重要的。同時高校還應該對現代化檔案管理理念進行大力的宣傳，提高相關人員對于大數據的認識，培養工作人員的大數據服務意識。此外，高校管理人員應該改變原先紙質保存檔案方式，利用計算機信息技術進行數字化轉變。

2. 加強各部門之間的協同合作

高校檔案管理是一個工作量非常大的工作，因此在實際中，要想實現檔案管理工作良好進行，高校就應該加強個部門之間的協同合作。在實際中，各部門應該加強溝通和交流，了解具體的工作情況，實現數據信息良好共享。同時高校應該制訂相應的協調機制，對各部門之間工作進行有效的協調，從而保證工作有效的銜接，實現檔案管理工作良好開展。

3. 制定科學合理的檔案大數據戰略

良好的戰略計劃可以保證檔案管理工作有效進行，為后期檔案管理打下良好的基礎，因此制定科學合理的戰略是非常重要的。在具體操作中，高校管理人員應該提高這方面認識，根據當下大數據時代特征，制定一個良好的管理戰略。通過這種方式，高校就可以實現檔案數據二次處理和分析，從而提高檔案數據信息的利用效率，實現高校檔案數據良好管理和利用。

4. 詳細進行檔案大數據收集和分析

作為檔案管理重要環節，詳細進行檔案大數據收集和分析是非常必要的。在檔案管理過程中，檔案管理人員應該充分利用網絡信息資源，對檔案數據進行信息化處理，然后進行信息錄入和保存，實現統一的管理。同時檔案管理人員應該對數據進行仔細的檢查，對于一些虛假數據及時進行處理，從而提高數據的真實性。另一方面，檔案管理人員應該充分借用利用專業的數據處理分析軟件，對檔案數據進行準確的分析和處理。

5. 重視數據歸檔和保存

數據的歸檔和保存作為檔案管理的最后一個步驟，對于后期檔案數據利用具有重要的影響作用。良好的檔案數據分類可以幫助人們快速找到其中有用的信息，實現信息良好利用。因此檔案管理人員在進行檔案數據保存時，應該嚴格按照檔案數據的種類進行存儲，并對其中設置一定的存儲年限。通過這種方式就可以實現對高校檔案數據良好管理，從而保證高職院校良好發展。

三、 總結

通過上述分析可以知道，在大數據時代下，高職院校的檔案管理已經發生了很大的變化，傳統的檔案管理方式已經無法滿足高校的發展需求，因此加強這方面研究是非常重要的。為了實現檔案管理工作的良好進行，高職院校檔案管理人員需要從自身的管理理念、各部門之間合作情況、管理戰略、檔案數據收集和保存等幾個方面采取有效的措施，實現大數據時代下高職院校檔案工作的良好開展。

參考文獻：

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[2]許文君.大數據時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2015，35（04）：151-155.

作者簡介：

李晶國，內蒙古自治區赤峰市，赤峰工業職業技術學院。