大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)對檔案管理方法的創(chuàng)新

閆文

摘要：隨著大數(shù)據(jù)與物聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案信息收集、存儲、共享水平不斷提高，已然成為當前檔案管理的必然趨勢。本文主要對從大數(shù)據(jù)角度出發(fā)對企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展創(chuàng)新展開探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；物聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；管理方法

引言

物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的方法也取得一定程度上的創(chuàng)新。檔案的管理是非常有必要去創(chuàng)新的。除了一些客觀的需求之外，我們更注重的是檔案管理的創(chuàng)新，要使我們的檔案信息處于安全狀態(tài)。那么于此同時我們的檔案管理在我企業(yè)工作中也是非常重要的，它對企業(yè)的運營等各項工作起著非常重要的作用。與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，我們的物聯(lián)網(wǎng)管理檔案顯得更加方便，并且保存的形式呈現(xiàn)多樣化。

1檔案大數(shù)據(jù)的定義與簡介

大數(shù)據(jù)（bigdata）是指“無法用現(xiàn)有的軟件工具提取、存儲、共享、分析和處理的海量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合”。檔案大數(shù)據(jù)則是指在檔案方面設(shè)計的數(shù)據(jù)和信息規(guī)模巨大到無法用現(xiàn)有軟件工具提取和處理的海量數(shù)據(jù)集合。計算機輔助檔案管理和數(shù)據(jù)庫的進步使得電子檔案的存儲更加方便和高效。數(shù)據(jù)的處理需要計算機，檔案的存儲價值在于查閱和利用。計算機的處理能力越大，獲得的數(shù)據(jù)量越大，挖掘到的價值就越大。而數(shù)據(jù)本身不產(chǎn)生價值，如何通過分析和利用大數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)產(chǎn)生幫助才是關(guān)鍵。檔案的作用就在于使用，保存檔案的目的在于利用，長久保存的檔案可以提供給相關(guān)人員查閱和使用。檔案大數(shù)據(jù)的目的在于從海量數(shù)據(jù)中分析用戶行為，給相應(yīng)用戶推薦其最感興趣的相關(guān)檔案資料，并根據(jù)用戶的行為結(jié)合用戶的需求，有針對性地優(yōu)化用戶系統(tǒng)，使其更加符合用戶習(xí)慣，使用戶可以更加方便地查閱到自己想看到的信息。檔案大數(shù)據(jù)不僅數(shù)據(jù)量巨大，而且數(shù)據(jù)類型繁多，價值密度低，處理速度決定了發(fā)展的速度，處理的效率越高，從海量數(shù)據(jù)中挖掘到的價值也就越多。處理數(shù)據(jù)本質(zhì)上是對數(shù)據(jù)進行加工和分析的能力，通過加工實現(xiàn)數(shù)據(jù)的增值，通過分析得到重要的信息和結(jié)論。所以，計算機和人工對數(shù)據(jù)的處理成為利用檔案大數(shù)據(jù)創(chuàng)造價值的核心。

2大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)對檔案管理方法的創(chuàng)新

2.1創(chuàng)建智慧云平臺

在計算機和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的超速發(fā)展下，云平臺的建立成為新的發(fā)展方向。在這樣的大環(huán)境背景下，檔案管理也需要堅持與時俱進，完成管理上的創(chuàng)新發(fā)展。其中創(chuàng)建智慧云服務(wù)平臺，就是其中之一的創(chuàng)新。云存儲服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的存儲，并且能夠快速的對企業(yè)檔案資源進行整合，快速的處理。此外，檔案信息化領(lǐng)域也已經(jīng)促使企業(yè)開始對“云數(shù)字檔案”進行研究，從而更好地解決實際問題。所謂云數(shù)字檔案，主要是基于云平臺來實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理的，能夠在型的框架結(jié)構(gòu)中實現(xiàn)檔案管理，更好地符合企業(yè)的實際需求，實現(xiàn)高效化辦公。

2.2運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為用戶提供信息服務(wù)

在物聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)檔案在加強智能管理與服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，在企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上要大膽引入先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對紛繁、復(fù)雜的檔案信息進行自動收集及處理，從而既能節(jié)省大量的人力和物力，也能減少遺漏，從而大幅提高了檔案的利用效率。其次，檔案部門要不斷地補充、完善和升級檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理和安全管理系統(tǒng)，在實際運用中既要加強線上的智能管理，又要優(yōu)化線下的智能服務(wù)。最后，在用戶中加強對檔案信息智能化服務(wù)技術(shù)、運用手段和使用方法的宣傳與普及力度，讓廣大師生充分了解它、掌握它、運用它，從而不斷擴大檔案自助服務(wù)的范圍，提高檔案信息的利用效率。

2.3增強企業(yè)電子檔案信息的安全性

首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發(fā)部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發(fā)密碼設(shè)置為動態(tài)密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業(yè)共有的文件儲存平臺，并設(shè)置專人管理該平臺，當其他部門需要查閱和使用資料時，必須向管理員申請動態(tài)密碼后，直接登錄文件儲存平臺即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風(fēng)險，同時還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業(yè)機密的電子文件，都必須備份，且設(shè)置專門的打開密碼，密碼由發(fā)件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時經(jīng)發(fā)件部門與收件部門負責(zé)人批準后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機密文件丟失或泄露的風(fēng)險。

2.4利用大數(shù)據(jù)推動檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

在如今大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)時代下，企業(yè)的檔案管理人員將會處理特別多的檔案信息，那么這些信息的價值也會相對應(yīng)的有所提高，那么這就需要去引導(dǎo)我們的工作人員朝著規(guī)范化和正常化的方向發(fā)展，以便在將來能夠更好的順應(yīng)工作的不斷變故。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作應(yīng)該做到了解知識產(chǎn)權(quán)保護法等相關(guān)的信息，以免在相關(guān)時刻能及時解決問題。因此我們需要加快速度去完善檔案管理的知識產(chǎn)權(quán)的建立，建立嚴格的檔案管理環(huán)境，使得我們的檔案管理工作人員能夠更好的去參與我們的檔案管理的創(chuàng)新中，使得他們的工作進程做的更加的完美。

2.5不斷更新檔案工作者的知識儲備

檔案工作者在企業(yè)檔案管理過程中扮演著踐行者和推動者的雙重角色。面對大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新變化，檔案工作者應(yīng)該積極提高信息加工處理能力和主動服務(wù)意識，全面提升理解、獲取、利用信息的能力。企業(yè)也應(yīng)多組織崗位培訓(xùn)、專題講座、合作研究、訪問交流、操作演練等，加強對檔案管理者的知識和技能培訓(xùn)，不斷提高其檔案管理水平，逐步形成一支技術(shù)精、能力強、效率高的信息化檔案人才隊伍。

2.6強化資源聚集

在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變。檔案部門必須有意識地收集各種形式和巨大價值的各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門要與不同的數(shù)據(jù)所有者合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源的建設(shè)，不斷完善檔案資源的建設(shè)。不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)資源檔案和檔案資源的多樣化要求檔案部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質(zhì)量的檔案資源，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步加強構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

2.7管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)整合

按照國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當和其他管理系統(tǒng)進行物理隔離。然而通常情況下，檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)是由兩個不同的軟件公司開發(fā)設(shè)計的，兩個系統(tǒng)的標準與格式不統(tǒng)一，有時候還會出現(xiàn)不兼容的情況，很容易給系統(tǒng)之間的連接、數(shù)據(jù)移植以及數(shù)據(jù)交換等帶來不便，也可能會影響到檔案系統(tǒng)的運行情況。所以，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計必須要盡量和辦公自動化系統(tǒng)保持統(tǒng)一性，要求開發(fā)設(shè)計人員能夠為系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)接口，有助于檔案材料的導(dǎo)入和移植，對于未來的運行維護活動和升級更新也具有非常大的幫助。檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)保持統(tǒng)一標準后才可以確保文件檔案材料的一體化管理，促進管理效率不斷提升。

結(jié)語

總之，深入思考大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的發(fā)展是尤為重要的，通過分析大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的機遇，有利于形成社會檔案觀，有利于為電子文件的有效管理開辟新途徑。同時闡述大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，難以確保數(shù)據(jù)的安全與隱私。提出大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應(yīng)對舉措，強化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育，建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，全面引入云存儲與云服務(wù)，打造特色智能化檔案服務(wù)。

參考文獻

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（作者單位：魚臺縣人民醫(yī)院山東魚臺）