大數據時代獨立學院檔案管理的路徑探析

薛艷梅

大數據時代，獨立學院的檔案基本具備了大數據量大、多樣、高速處理、真實性、價值性的特征，呈現出數量增長迅猛、種類多樣、潛在開發價值高、真實權威的特點。獨立學院檔案管理存在意識落后、力量薄弱、數據處理能力不強的問題。獨立學院檔案管理的新路徑包括：重塑檔案管理模式、提升檔案管理適應力、加強檔案信息平臺建設、轉變檔案管理理念。

獨立學院是中國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，是國家為擴大高等教育資源，按照全新的機制和模式創辦的本科院校。作為獨立學院管理工作的重要一環，檔案管理肩負著記載歷史、傳承文化、服務發展的作用。伴隨著大數據時代的來臨，大數據的理念及技術已經深刻影響到社會生活的方方面面，獨立學院的檔案管理和服務模式也受到了嚴峻挑戰。因此，在大數據時代，探析出一條檔案管理的新路徑，對于獨立學院的發展具有重要作用。

1 大數據的特點

目前，學界對大數據特點的研究數不勝數。一般來說，目前公認的特點主要包括數據量大（Volume）、真實性（Veracity）、價值性（Value）、多樣性（Variety）、高速處理（Velocity）等幾個方面。

2 獨立學院檔案特點

與大數據的特點相似，獨立學院檔案主要有以下幾個特點：

2.1 數量增長迅猛

獨立學院檔案數量的迅猛增長主要源于以下原因。一方面是由于隨著獨立學院各方面的快速發展，日常的教學、管理工作中時刻都在產生各類檔案數據；另一方面是由于無紙化辦公技術的發展以及信息化、數字化檔案建設的工作需要，以半結構化和非結構化為主的電子檔案、數字化檔案呈幾何級增長。

2.2 潛在價值高

獨立學院的檔案具備一定的開發價值，但檔案大多被用來做相關迎檢材料或管理活動中的學生各類證明，大量有價值的數據沒有得到充分的開發和利用。因此，檔案數據具有很高的潛在價值有待開發。

2.3 真實權威

檔案的有效收集及利用，與獨立學院的教學和管理工作的開展有著密切的聯系。與其他信息數據相比，檔案自身屬性決定了其具有權威性、真實性、可靠性的特點，檔案數據對學院日常工作的開展具有重要的作用。因此，正確利用檔案信息進行的研究和制定的決策更加可靠、權威。

3 大數據時代獨立學院檔案管理存在的主要問題

3.1 管理意識落后

獨立學院在辦學之初，所有的檔案都是放在母體高校統一進行管理的，在管理模式上具有依賴性。隨著教育體制的不斷發展，獨立院校逐步從母體學校中分離出來，但管理經驗的缺乏導致對檔案管理工作往往不夠重視，管理模式仍停留在“重保管、輕利用”的階段，缺少主動服務的意識。

3.2 管理力量薄弱

獨立學院檔案管理普遍存在人手短缺、能力不足的問題。檔案部門受重視程度和資金投入的限制，檔案收集范圍小、利用率低，檔案管理服務人員多為非檔案專業人員，專業性和積極性欠缺使檔案服務人員隊伍整體水平偏低，運用信息技術處理檔案數據的能力不足。

3.3 數據處理能力不強

大數據時代，檔案的信息量在短時間內大量增加。在大數據需求信息的快速定位、數據價值的深入挖掘等方面，獨立學院尚未具備足夠的數據處理能力和服務水平。

4 大數據時代獨立學院檔案管理的新路徑

4.1 重塑檔案管理模式

由于獨立學院普遍歷史較短，正所謂船小好調頭，獨立學院可以秉持大數據理念，突破傳統高校檔案管理思維，拓展檔案來源，擴大檔案信息收集范圍，做到能收盡收，能歸盡歸。檔案不僅包括傳統的文件、報表等資料，也包括管理運行和教研活動中具有價值性的網絡平臺數據及影音等信息記錄。同時，應當規范二級單位的歸檔范圍、內容、時間以及工作程序，努力擴大檔案信息的利用服務范圍，發揮檔案信息資料的最大效能。

4.2 提升檔案管理適應力

獨立學院應當結合自身發展需求和大數據的特征，加強檔案管理的頂層設計，制定檔案管理服務體系建設規劃。在配備防火、防盜、防高溫、防光、防腐蝕、防蟲、防潮、防酸等 “八防”設施設備的基礎上，加大檔案管理工作軟硬件的投入，引進信息技術專業人才，組織現有檔案管理人員開展業務培訓，全面提升大數據時代下檔案管理工作的適應能力。

4.3 加強檔案信息平臺建設

規范的操作標準和流程是信息平臺建設的前提，獨立學院首先應當建立基于信息數據生命周期的標準規范體系，為大數據理念下檔案信息平臺建設和運行提供保障，以實現海量檔案信息的規范存儲、高速查詢和處理，提高檔案管理效率。

4.4 轉變檔案管理理念

大數據時代，獨立學院檔案管理工作不應僅僅停留在傳統的被動服務階段，而是應當結合大數據處理的技術手段，對檔案信息進行挖掘、統計和分析，最大程度地發揮檔案數據信息的價值，主動服務學院各方發展需求。同時，檔案管理人員應當秉持主動熱情的服務態度，做好檔案管理工作，樹立良好的服務形象。

4.5 提升檔案信息源可靠性

大數據時代，需要進一步通過宣講檔案法規、開展檔案規范化建設培訓等途徑，增強檔案信息提供者的檔案信息法制觀念，以提升檔案信息源的真實可靠性。

（作者單位：江蘇師范大學）