新時期人事檔案管理面臨的問題及應對策略

蒲云

人事檔案管理是一門復雜的系統(tǒng)工程，在市場經(jīng)濟背景下，用人單位之間的競爭已經(jīng)由經(jīng)濟實力間的競爭向高素質(zhì)人才間的競爭方向發(fā)展，用人單位對人才的重視程度明顯提高，進而也帶來了人事檔案管理工作的倍受重視，而原有的人事檔案管理工作已經(jīng)不適應當前經(jīng)濟發(fā)展的要求，在一定程度上阻礙了人才的合理流動。因此，研究新時期人事檔案管理面臨的問題及應對策略具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1新時期人事檔案管理面臨的問題

1.1人事檔案管理與靈活用工之間的矛盾

社會的發(fā)展讓人們的思想觀念發(fā)生了很大的變化，用人單位在考查員工時，更看重的是員工的素質(zhì)和能力，真正對員工構成約束或防止人才流失的，往往是勞動合同和柔性管理理念，而不只是單純的人事檔案管理。特別是在工會普及和法治進程落實的當下，用人單位和員工均處于平等的地位，只要員工能夠按照勞動合同或勞動協(xié)議履行崗位職責，員工則具有選擇用人單位或崗位的機會。原有人事檔案管理在人員流動越發(fā)頻繁的背景下，已經(jīng)越來越不適應形勢發(fā)展的需要，甚至對人員的正常流動形成了阻礙。比如，員工為追求個人的發(fā)展或選擇更好的平臺而離職，這本無可厚非，但是部分用人單位為了維護自身的利益不愿放人，或者通過保留人事檔案的方式來強留員工，這就造成了人質(zhì)檔案、人檔分離情況的出現(xiàn)。

1.2人事檔案信息收集不全，利用率低下

當前，部分用人單位依然保留了計劃經(jīng)濟時期的人事檔案管理模式，一方面忽視了人事檔案管理工作的重要意義，工作流于形式，只是象征性地登記員工的個人基本信息和工作履歷，對于反映員工優(yōu)勢和特長的業(yè)務水平、就業(yè)經(jīng)驗、職稱等級、技術能力等信息登記較少，另一方面存在人事檔案管理混亂的情況，該登記的沒有等級，該歸檔的沒有歸檔，導致人事檔案信息的時效性不強，甚至出現(xiàn)了登記錯誤的情況，用人單位無法通過人事檔案登記的信息來選拔和任用人才，人事檔案管理的價值和作用沒有得到充分的體現(xiàn)。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)直接關系到人事檔案管理工作的質(zhì)量，但是因為受到思想觀念和客觀條件的制約，部分檔案管理人員存在文化程度低、專業(yè)知識欠缺、業(yè)務能力參差不齊的情況。特別是用人單位對人事檔案管理工作缺乏量化的考核指標，使得部分檔案管理人員對人事檔案管理的未來發(fā)展認識不足，僅滿足于現(xiàn)狀和自身已有的知識水平，不愿花更多的時間和精力提升自己的業(yè)務能力。另外，部分用人單位為了節(jié)約勞動用工成本，往往會減少檔案管理人員的數(shù)量，或者使其身兼數(shù)職，檔案管理人員沒有時間和精力來提高人事檔案管理水平，影響到人事檔案管理工作的正常開展。

2新時期人事檔案管理的應對策略

2.1建立健全人事檔案管理制度

在新時期背景下，用人單位領導需要加強對人事檔案管理工作的重視程度，在人事安排和組織結構上對人事檔案管理工作予以保證，對不適應形勢發(fā)展要求的各項規(guī)章制度進行革新，把人事檔案管理工作納入到制度化和規(guī)范化的范疇中。另外，要在用人單位內(nèi)部成立人事檔案管理工作改革小組，確保各項制度得以落到實處，并定期對人事檔案管理工作中的信息收集、記錄和歸檔做出檢查，實現(xiàn)人事檔案信息的及時性、準確性和完整性。

2.2細化管理措施，完善檔案科目

人才是實現(xiàn)用人單位改革與發(fā)展的根本，所以檔案管理人員要在記錄員工基本情況的基礎上，增加反映員工特征的信息，確保人事檔案信息能夠滿足用人單位的需求。對于員工檔案信息不全的情況，檔案管理人員需要通過各種途徑來查閱檔案信息，確保檔案資料的完整性。比如，檔案管理人員要與員工的原用人單位進行協(xié)商和溝通，盡量在檔案交接前辦理好相關手續(xù)，對于原檔案信息不全的情況，檔案管理人員可以在咨詢員工本人信息的基礎上，對缺漏信息進行考察和彌補，真正實現(xiàn)人事檔案管理工作的價值。

2.3強化檔案管理人員隊伍建設

要想確保人事檔案管理工作得以順利實施，就需要提高檔案管理人員的素質(zhì)，強化檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的“坐、等、靠”的思想，認識到自己肩負的責任，端正工作態(tài)度，增強服務意識，積極主動參與到人事檔案管理的各項工作中。而且，要想提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就需要把重心放在強化檔案管理人員的業(yè)務能力上，通過給檔案管理人員提供在職培訓或繼續(xù)教育的機會，來促使其學習人事檔案管理方面的前沿知識和技能，不斷滿足用人單位和員工對人事檔案管理工作的需求。

3結束語

綜上所述，市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展促進了勞動用工雙向選擇的興起，在倡導人才競爭和人力資源優(yōu)化配置的當下，企業(yè)事業(yè)單位的用人機制和員工的就業(yè)意向得到了明顯的改善，這些變化給人事檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。只有用人單位和檔案管理人員意識到原有人事檔案管理工作中存在的一系列問題，并針對性地制定應對策略，才能提高人事檔案管理工作的服務水平，才能為用人單位的運營和員工個人的發(fā)展做出貢獻。

（作者單位：重慶市黔江區(qū)公路運輸管理處）