建設工程中工程檔案管理的重要性及改進措施

汪軍利

在建設工程中，工程檔案管理是一項重要的管理工作，成為從業人員的關注要點。本文首先指出建設工程檔案的主要內容和管理工作的重要性，然后分析了目前管理存在的問題，并闡述了幾點改進措施，以供參考。

工程檔案是對工程建設的真實記錄，也是評估施工質量和效益的重要依據。對于管理人員而言，應該制定完善的制度標準，明確管理重點和目標，確保文件資料全面收集。但是，實際管理工作會受到諸多因素的影響，因此出現一些問題，以下結合實踐進行探討。

一、建設工程檔案的主要內容

如下圖1，是工程建設期間需要歸檔的文件，內容包括：①準備階段文件。前期準備階段，要呈現出建設工程的構想，開展市場調研和可行性研究，并對工程的選址、造價、材料、預期等進行評估。檔案資料主要有立項文件、用地拆遷文件、勘察設計文件、招投標文件、開工審批文件、工程基本信息等。②監理文件。工程建設期間，監理人員對工程質量、進度、技術、材料等要素進行評估和監理的記錄資料，主要有監理管理文件、進度控制文件、質量控制文件、工期管理文件、監理驗收文件等。③施工文件。施工資料對于工藝技術的選擇具有指導性，也是各項管理工作的總結和報告，主要有施工管理文件、施工技術文件。進度管理文件、造價管理文件、物資記錄、試驗檢測文件、質量驗收文件等。④竣工驗收文件。驗收文件是對各項驗收結果的記錄，能發現施工缺陷和不足，提示施工企業進行改進，主要有竣工圖、驗收和備案文件、聲像文件等。

二、建設工程檔案管理的重要性

（一）直接反映出工程質量

基于現代科學管理理念下，建設工程質量指的是滿足業主需求、符合法律法規和技術規范，且處于合同規定的范圍內，具體包括安全性、適用性、可靠性、耐久性、經濟性、環境協調性6個指標。要想評價工程質量，就要采用量化、統計、剖析等手段，形成完善的資料文件，也就是工程檔案。因此，透過工程檔案，直接反映出工程質量，以隱蔽工程為例，前一道工序會被后一道工序掩蓋，利用照片、視頻等聲像資料，可以了解現場施工技術工藝，作為評判施工質量的依據。此外，工程要想參與獎項評比活動，首先從檔案管理工作入手，只有保證檔案文件真實全面，才能反映出工程的優質可靠。

（二）質量控制的關鍵環節

檔案管理是施工質量管理的重要內容，也是質量控制的關鍵環節，實踐證實，影響工程質量的要素包括五點，分別是人員、材料、機械、環境、技術。第一，資料員是檔案管理工作中不可缺少的技術人員，應該培訓考核后持證上崗，為管理工作的打下堅實基礎。第二，建筑材料入場時，均要提供完整的資料，例如合格證、檢測報告、使用說明書等，并進行抽樣檢查，避免出現假冒偽劣產品。第三，機械設備的使用，減輕了人員工作量，提高了施工效率，對機械設備進行現場調度，成為施工組織設計的重要內容。第四，開工、施工、竣工前，均要拍攝現場環境照片，了解施工場地的變化。第五，針對施工方法、工藝流程進行記錄，會形成施工日志，是工程檔案的重要組成部分。

（三）提高質量的有效手段

其一，建設單位獲得《施工許可證》前，要和施工企業簽訂《工程竣工檔案責任書》，對檔案管理人員進行登記，提出明確的管理目標，樹立高度責任心。其二，工程檔案管理工作，要有專人負責，通過全程跟蹤、業務指導，及時發現問題并整改。其三，竣工前，收集工程檔案、進行預驗收，合格后才能開展竣工驗收會，將檔案移交給檔案管理部門，辦理移交簽證手續。其四，施工企業要對工程檔案的編制、執行進行檢查，采用送檢、審計、內控等措施，保證檔案的真實性、完整性，以此提高施工質量。

三、目前檔案管理工作存在的問題

（一）職責劃分不明確

檔案管理具有系統性，要求管理內容清晰、分工合理，實際工作中職責劃分不明確，主要體現在兩點：一是人員配備不足，或者沒有科學分工，檔案的收集、分類、保存等工作混亂不清，難以發揮出協作目標。二是管理人員的責任意識薄弱，將檔案等同于普通紙張，沒有認識到檔案的重要作用。

（二）資料收集不全面

工程檔案內容細碎，涉及范圍廣，管理工作要考慮到工程建設的全生命周期，從項目規劃開始，歷經設計、施工，到竣工驗收為止，要保證檔案資料的全面性。但是，實際管理工作中，檔案收集不全面，主要是前期準備階段的資料缺失。結合實際施工情況，檔案管理滯后于現場施工，容易忽視各項準備材料。

（三） 文件整理不規范

檔案文件管理期間，需要對分散的、細碎的文件進行整理，必須按照相關標準規范執行。然而實際管理中，管理人員存在不規范行為，例如歸檔不及時，主要是施工圖紙、設計變更記錄、竣工結算文件等，會影響工程建設順利進行。二是檔案信息和工程實際不符，原因在于管理人員對工程建設不了解，難以發揮出工程檔案的指導作用。

（四） 人員綜合素質差

從管理人員的角度來看，部分施工企業不重視檔案管理工作，導致管理機構設置不全，或者管理人員專業水平差，甚至從其他崗位臨時借調。如此開展管理工作，會降低檔案管理水平，影響竣工驗收工作。

四、工程檔案管理工作的改進措施

（一） 增強管理意識

增強檔案管理意識，是開展管理工作的前提，能激發工作積極性，提高檔案管理水平。第一，將檔案管理工作貫穿在工程建設全過程，采用全生命周期理論，從規劃階段開始，到驗收階段為止。分析工程規模和特點，結合進度、質量、造價管理目標，建立相應的管理流程，為管理工作提供保障。第二，科學組建管理機構，明確劃分管理職責，施工企業領導要參與到檔案管理中，落實質量負責制，保證檔案管理和施工建設相一致。

（二） 完善工作流程

工程檔案管理期間，必須采用統一標準，對現有的工作流程進行優化和完善。其一，按照收集→整理→分類→歸檔→移交的流程，對工程檔案進行管理，針對各個工作環節，明確管理重點和要求。其二，對于檔案文件的形成、流轉，要分析相關規律，理順歸檔渠道，固化工作流程。在管理工作期間，及時發現不足和問題，采取有效的改進措施，并總結成功的管理經驗，實現管理水平的提升。其三，信息時代，在工程檔案管理中要推廣應用信息技術，相比于人工手動管理，信息化管理的優勢是效率高、更準確。對于施工企業而言，應該結合工程實際情況，選用合適的檔案管理軟件。如下圖2，是利用工管大師軟件，開展信息化管理的主要內容。

（三） 落實監督管理

通過監督，能對檔案管理工作進行評價，以便貫徹管理規范標準，減少人為因素對管理工作的影響。一方面，檔案管理部門要以《檔案法》、《建設項目檔案管理規范》為準，明確檔案采集范圍，建立科學的管理制度體系，既滿足規范標準，又符合施工項目實際，確保管理工作有章可循。另一方面，檔案管理期間，應該對管理成果進行評價，采用定期檢查、隨機抽查等方式，及時發現管理中的不足之處，責令管理人員及時整改。此外，建立檔案管理考核機制，將管理人員納入考核范疇，從定性、定量兩個層面，編制考核指標體系。同時配合獎懲激勵措施，用來激發工作積極性，為檔案管理貢獻一份力量。

（四） 開展人員培訓

站在管理人員的角度，提升技能素質水平，是提高管理效率和質量的前提。對此，施工企業要組織管理人員開展培訓，從兩個方面入手：一是職業道德培訓。培養吃苦耐勞的精神，樹立高度責任心，認識到團隊合作的重要性，能熱愛檔案管理工作；加強思政教育，提高思想覺悟，工作中要增強法律意識，確保檔案管理的規范有序。二是專業技能培訓。采用專家講座、主題會議等形式，向管理人員介紹新知識、新理論，加強法律法規學習，推廣應用信息技術，實現檔案管理的創新，不斷提高管理水平。

五、結語

綜上所述，在建設工程中，檔案管理是一個重要內容，直接反映出工程質量，是質量控制的關鍵環節和有效手段。分析可知，目前檔案管理存在的問題，主要是職責劃分不明確、資料收集不全面、文件整理不規范、人員綜合素質差。對此，應該增強管理意識，完善工作流程，落實監督管理，并開展人員培訓，以此提高檔案管理效率和質量。（作者單位為中鐵二十局集團第五工程有限公司）