學生檔案管理工作問題研究

孫玉玲

學生檔案是對學生在校期間學習、生活、思想等各方面進行的綜合性評價，伴隨著每名學生的成長過程，對于準確評價學生、記錄學生成長過程具有重要作用。實際工作中存在的一些問題，對學生檔案管理工作造成了較大影響，制約了檔案管理工作水平的提升，解決好這些問題，對于做好學生檔案管理工作意義重大。

一、目前學生檔案管理工作存在的主要問題

與前些年相比，學生檔案管理工作有了明顯的進步和提高，收集、整理、歸檔等工作日趨規范，但仍然存在著一些突出問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）重視程度普遍不高。存在著注重硬件實施建設，輕視檔案管理制度化、信息化建設等現象，存在著教育主管部門、學校領導和教職工的重視程度還不夠高、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題，特別是多數學校的檔案管理還處于人工管理模式，與教育發展很不適應。

（二）缺乏專業檔案管理人員。絕大多數檔案管理人員都是兼職，而且不是正規檔案專業畢業，甚至有的都沒有經過系統專業的培訓，導致了管理人員整體水平不高。目前的學生檔案似乎能夠符合教育部門的相關規定，但仔細分析就會發現，檔案并不能準確反映學生在校的實際情況，表現優秀和表現一般的學生，在檔案方面沒有真正體現出差別，甚至會出現一些篡改學生信息的情況。

（三）檔案管理制度不夠完善。學生檔案管理的隨意性較大，沒有建立健全完善的檔案管理制度，對于檔案種類沒有清晰明確的劃分，過期失效與正常收集的檔案也沒有明確的界限，銷毀檔案沒有明確的處理步驟，檔案室的日常環境得不到標準保證，檔案管理工作中時常出現檔案丟失、位置不明確、檔案受損，甚至隨意銷毀檔案等情況。

（四）檔案管理技術手段落后。對于學生檔案的管理，目前仍以傳統人工管理為主，案卷多為紙質檔案，卷內紙質好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數據繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等帶來了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索手段落后，查閱利用不便，給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難，也難以保證學生檔案的準確性。

二、做好學生檔案管理工作的對策建議

針對目前學生檔案管理工作中存在的問題，需要教育主管部門、學校方面高度重視，加強組織領導和制度建設，堅持問題導向，聚焦薄弱環節，采取更有針對性更加精準的措施，切實補齊學生檔案管理工作的短板。

（一）增強對學生檔案管理工作重要性的認識。學生檔案管理之所以出現一系列問題，一個很重要的原因就是各方面重視程度不夠，沒有將其納入學校工作的重要方面。因此，提高教育主管部門和學校方面對學生檔案管理的認識水平，進一步加強組織領導和工作保障，是改善檔案管理現狀的根本舉措。教育主管部門應當將學生檔案管理工作，納入對學校日常管理的重要內容進行績效考核，并把考核結果作為對學校獎懲的重要依據，進一步激勵學校做好學生檔案管理工作。同時，學校方面也應該把檔案管理工作納入學校日常管理的重要工作，明確分管領導和具體責任人，加強軟硬件建設，并把檔案管理工作的成效，作為對學校檔案管理人員考核的重要內容。

（二）大力提高檔案管理人員專業水平。從現實情況看，學生檔案管理比較好的學校，一般都有較為專業的檔案管理人員，而那些管理相對混亂的學校，往往沒有專職或專業的檔案管理人員，可以說，專業的檔案管理人員是提高檔案管理水平的重要保障。一方面，要加大對現有檔案管理人員的教育培訓，經常性組織參加專業培訓，不斷更新管理理念和管理模式，提高專業工作水平。另一方面，要加快建設一支專業的檔案管理隊伍，每個學校都應該至少配備1名專職的檔案管理人員，學校為其設置單獨的管理崗位，進行單獨的量化考核，才能提高工作的積極性、主動性，才能保障學生檔案管理工作的專業化水平。

（三）建立健全學生檔案管理制度。不少學校由于缺乏專業人員、領導不重視等因素，往往沒有健全的管理制度，有些即使有制度但也不能有效執行，檔案管理的隨意性較大。各學校要根據《檔案法》等法律法規，結合學校工作實際，制定本學校的檔案管理制度，包括檔案工作崗位責任制、文件材料收集歸檔、借閱、保密、復制、統計、銷毀等在內，形成一套完善的檔案管理工作制度，使每項檔案工作都有規可循，用制度管人、管檔，不斷提高學生檔案管理的規范化水平，最大限度地避免人為因素對學生檔案造成損壞，確保學生檔案完整、準確、全面。

（四）積極運用信息化檔案管理技術。這是檔案管理的發展趨勢，主要涵蓋兩個方面的問題，一是加強頂層設計，教育部或省級教育主管部門要盡快研究制定學生檔案管理的信息化制度、標準和具體要求，建立健全統一的數據標準體系。二是各級教育主管部門、各學校要以超前眼光，研究制定本系統、本學校檔案管理信息化系統的基本條件和標準，及早做好一些基礎性工作，配置相應的信息設備，加快建立學生檔案管理數據庫。積極推動由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統的過渡。只有建立起相對完善的數據庫系統，才能運用先進的信息技術對學生檔案資料進行科學的管理和應用。

三、結語

學生檔案管理工作是一項較為系統的工作，需要檔案管理部門、教育主管部門和學校方面上下聯動、齊抓共管，從專業檔案管理人員配備、信息技術應用、規章制度建設等方面入手，采取針對性措施有效解決工作中的突出問題和薄弱環節，建立健全檔案管理工作長效機制，不斷推動學生檔案管理工作邁上新臺階、達到新高度。

（作者單位：威海市第一中學）