淺談高中檔案管理工作的數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展

劉麗萍

隨著計算機技術、掃描技術、等諸多信息技術的不斷發(fā)展，高中檔案管理工作也在不斷的應用新技術，向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高中各種載體的檔案資源，在信息技術的幫助下，將被轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，然后再通過計算機系統(tǒng)進行管理，最終形成檔案信息庫。目前，國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略正在不斷實施、電子政務也在不斷推進，為了響應國家號召，高中的檔案管理工作也要不斷地進行數(shù)字化創(chuàng)新，更好的為學校和學生服務。

1.實施的意義

1.1節(jié)約

相比于以往的的實體形式檔案管理，數(shù)字化的檔案管理方式，不僅極大地節(jié)省了成本，減少了資源的消耗，而且還節(jié)約了人力物力資源，節(jié)省了空間。此外，數(shù)字化的檔案管理方式還能十分方便的快速多次查閱，節(jié)省了查閱時間，極大的降低了時間成本。

1.2提高辦公效率。

將檔案管理工作從實體轉(zhuǎn)為數(shù)字化，還有一個很顯著的好處，那就是數(shù)字化的檔案管理模式，能夠及時的提供詳細的數(shù)據(jù)信息，為決策提供參考。而且，數(shù)字化的檔案管理模式，還可以使資料查詢工作變得十分簡單高效，能夠有效的提升辦公效率。

1.3增強檔案原件保護。

實物檔案，由于氣候條件和儲藏條件的影響，很容易讓檔案文件發(fā)生損壞和遺失。而數(shù)字化則是對檔案原件的最好保護方式。

2.操作流程

2.1檔案數(shù)字化采集。

從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。最后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。

2.2檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化查閱，以館藏的數(shù)字化信息系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。

3.推進的措施

建立有效的專人負責制度。通過培養(yǎng)掌握數(shù)字業(yè)務知識的人才，來專門負責檔案管理工作。并且建立詳細的管理機制，對檔案的貯存、查閱、流通等流程進行控制，并將責任細化到具體的每個人，將各項措施切實執(zhí)行。

3.1優(yōu)化配置各種資源

數(shù)字化的檔案管理工作，也需要一定的資金支持，特別是在工作初期，需要購買大量的軟硬件，這個成本還是比較高昂的，而且在購買這些之后，還需要日常運行費用。所以在進行數(shù)字化檔案管理工作的時候，必須要根據(jù)成本效益最大化的原則，根據(jù)現(xiàn)實情況合理分配。此外，還要合理的分配檔案工作人員與專業(yè)技術人員、系統(tǒng)與掃描設備的科學搭配，完善檔案數(shù)字化人力、物力資源，促進檔案數(shù)字化工作效率最大化。最后，還必須建立嚴格的數(shù)字化檔案管理工作計劃，提前做好一切費用的預算管理。在這個基礎上，對支出預算要堅持按統(tǒng)籌兼顧的原則，按照計劃好的年度預算來安排支出，嚴格控制預算支出。

3.2構建完善的內(nèi)部管理模式

做好數(shù)字化掃描參數(shù)的優(yōu)化設置。掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。在選擇分辨率時，應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。做好檔案數(shù)字化的全程控制。①數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重、影響掃描質(zhì)量的原件應預先修整。②數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應重新掃描

3.3實施內(nèi)部考評機制

為了更好的進行數(shù)字化的檔案管理工作，必須制定規(guī)范、協(xié)調(diào)、公正的監(jiān)督體系和完善的檔案人員獎勵考評制，通過完善的考評制度來考核檔案工作人員。在制定考評制度的時候，一方面要考慮到員工的要最低保障，保證學校的公益性，另一個方面要考慮經(jīng)濟效益，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案人員應該給予一定獎勵，對工作表現(xiàn)較差的人員，應該加強指導與監(jiān)督。對造成檔案損失、泄漏甚至出賣檔案信息的人員，應該嚴肅處理，甚至是追究法律責任。

3.4適時建立檔案專題數(shù)據(jù)庫

隨著檔案的不斷變化，很容易會出現(xiàn)特殊專題檔案的集中利用需求。在面對這些情況，要及時的建立專題數(shù)據(jù)庫以滿足需求，但是從另一個角度而言，這些突發(fā)情況既是檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，也是充分提升檔案管理工作的機遇。在建設專題數(shù)據(jù)庫的時候，應該注意掌握3個方面的要求，第一是要：根據(jù)高中學校檔案的內(nèi)容來確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局；第二是要根據(jù)實際需求建立專題數(shù)據(jù)庫，第三是要根據(jù)文件內(nèi)容和檢索的急需要來設立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構。根據(jù)高中檔案的特殊情況，可以建立教職工職稱、工資審批、學期考核、學生高考錄取、校友聯(lián)誼等多個有特色的專題數(shù)據(jù)庫。

3.5提高相關系統(tǒng)、軟件的安全保障性能。

隨著大量的數(shù)字化技術的應用，在檔案管理系統(tǒng)中，很可能會遇到各種問題，例如局域網(wǎng)不穩(wěn)定，軟件漏洞等，這些問題如果不及時處理，都很可能會對檔案管理系統(tǒng)造成巨大的損失。所以在新的系統(tǒng)軟件中，必須保障局域網(wǎng)的穩(wěn)定，此外，還要提高對網(wǎng)絡病毒的安全防范意識。在購買相關軟件的時候，一定要先要檢驗軟件開發(fā)廠商有沒有完全依照法律法規(guī)來設計制作。在運行檔案數(shù)字化系統(tǒng)軟件的時候，要詳細排查系統(tǒng)軟件是否存在漏洞，如果檢查結(jié)果不符合安全需要，就要提出新的研發(fā)計劃，提高軟件制作水平，保障檔案信息系統(tǒng)的正常使用。

4.結(jié)語

在新的時代背景下，高中檔案管理也要不斷的進行數(shù)字化創(chuàng)新，不斷的提升管理水平，才能更好的響應國家信息化戰(zhàn)略的象征，更好的為學校、學生服務。

（作者單位：江蘇省靖江高級中學）