信息化人力資源檔案管理存在問題及對策分析

蔣天平

本文通過分析了當前企事業檔案管理暴露的問題，比如檔案多且檔案信息化設備欠缺，信息化管理意識薄弱，信息化制度缺失等問題，繼而根據問題提出了相應的解決對策，希望能夠有效的促進企事業單位信息化的人力資源檔案管理工作。

國家、地區的各種生產與發展都離不開勞動力，勞動力是能夠推動社會的發展，更是一切生產順利進行的首要條件。而人力資源檔案管理則是人力資源管理工作中的重要部分。它可以更好的幫助管理者調動信息，增大流動性，進行合理的分配與統籌。隨著科技的發展，人力資源檔案信息化管理成為必然，信息化管理會擴大檔案管理規模，并通過網絡、數據平臺等實現人力資源信息共享，進一步提高檔案管理水平，使得人力資源檔案管理工作高效進行。

1.人力資源檔案管理存在問題

1.1.檔案多且檔案信息化設備欠缺

目前，事業單位對于人力資源檔案的管理不是很到位，有的會造成人力資源信息丟失或者搞混。人力資源部門掌握大量人力資源檔案，由于不斷的積累，人力資源檔案越來越多，檔案管理者面臨著巨大的任務量，提供給管理工作者進行處理檔案的硬件設備往往滿足不了他們的需求。

在早年國務院進行了相關改革，合并了一些部門之后，各大地區也相繼合并，擴大業務范圍，原本的勞動部、人事部、社會保障部合并為人力資源部和社會保障部。人力資源檔案管理工作任務量巨大，除了要處理一些工作者的個人信息以外，還要處理一些勞務合同、學生畢業檔案等等。然而，一些人力資源管理部門擁有的能夠對檔案進行數據化處理的設備卻遠遠不夠。大量的文檔需要完善的系統和硬件設施才能夠處理好繁多的文檔。能夠利用完善的系統處理檔案信息的并不多。部分文件檔案還是用紙質，然而紙質的檔案不易保存，容易丟失或者損壞，還會占用很大的空間，在保存方面面臨著難題。紙質文檔的整理工作也會加大工作人員的工作量，降低管理效率。

1.2檔案信息化管理意識薄弱

當前大部分企事業單位人力資源部門對檔案的管理水平還比較低，將檔案信息化的意識還比較薄弱。人力資源部門所要面對的信息以及檔案數量巨大，運用網絡數據平臺將檔案信息化管理，能夠減少不必要的人力勞動，能夠減少管理工作者的工作量。盡管人力資源檔案管理信息化建設已經邁出了最艱難的一步，但是，后期管理工作者對其不夠重視，不能夠熟練地應用網絡對各種資源進行管理，面對龐大的信息量時沒有將檔案信息化的意識。

傳統的檔案保存方式對管理工作者的影響較大，工作人員在思想上就難以轉化，并且在傳統思想“重藏輕用”思想的影響下，管理工作者認為只要檔案保存好、不丟失、不搞混就行，檔案記載的內容也只是停留在個人基本信息記錄上，不易對信息檔案進行及時的補充和更新。檔案管理工作者不能夠認識到檔案管理對整個人力資源管理的重要性，個別檔案管理部門會將整理好的檔案束之高閣，認為整理好放起來就沒有用處了，這樣的意識極其不利于人力資源部門的整體運營。如果管理者擁有較高的檔案信息化意識，那么檔案不僅能夠保存的很好，還能夠利用網絡很好的發揮其價值，更有利于將檔案進行及時的更新和補充。

1.3檔案信息化制度缺失

對于企事業單位而言，成熟的人力資源管理部門，一般都會擁有一套成熟的檔案信息化管理制度，完善的制度能夠將工作變得更加規范，有利于人力資源工作的整體運作。檔案信息化管理的浪潮推動著檔案信息化不斷發展。但多數人力資源部門對于檔案信息化的管理的探索都比較淺薄，缺乏針對工作中的問題制定的解決方案，沒有相關制度來約束管理者和一些不必要的事情發生，人力資源部門缺乏對于部門長遠的檔案信息化建設規劃。目前只是停留在口號上，能夠真正制定規劃并實施的部門較少。

檔案信息化不但要有先進的科技技術，更要有一個完善的管理體系，要有長遠的發展眼光和配套的條例規章。電子檔案的出現對于傳統的紙質檔案是一個沖擊，兩者是完全不同的保管方式，在一些規定上要重新修改，在檔案的保密手段上、檔案備份上都要有完善的法則來進行約束。相關制度的制定對于檔案信息化管理來說是相當重要的，這些工作在進行檔案管理工作之前就要做好。

2.檔案信息化管理對策

2.1配置過硬設施

想要對檔案進行更好的信息化處理，有能夠滿足需求的設備是前提條件。建立人力資源檔案信息化管理，管理部分或者上層部門應該對其進行設備的配置，提高硬件設備水平，并且加大對軟件開發的力度，不斷升級軟件，為管理者提供便利。建立先進的檔案信息化管理系統、建立人力資源檔案數據庫。

信息化管理不僅僅是停留在對人力資源基本信息的儲存上，更要利用網絡和軟件進一步實現檔案的自動轉化、自動儲存和檢索等高級選項。充分利用檔案信息化帶來的便利，為檔案管理工作者減少工作量，為人力資源管理部門提高工作效率。配置過硬設施還包括利用專門的人力資源檔案管理軟件，在數據庫中輸入信息，制作電子卡片。形成電子檔案，以便于后期對檔案的調動、流轉，檔案信息化管理系統會打破地域限制，根據數據分析將人力輸送到合適的位置，進一步提高人力資源管理部門的工作效益。

2.2強化對管理人員檔案信息化意識的培養

參與人力資源檔案信息化管理的人員擁有檔案信息化意識，是推動檔案信息化發展的思想基礎。工作人員熟練地對檔案進行信息化處理，發揮現代科技的力量，提高部門工作效率對人力資源工作是非常重要的。想要提高管理者的檔案信息化意識，就要先和平時工作聯系起來。部門內部要及時給檔案管理人員進行培訓，首先要讓工作人員掌握操作軟件，將檔案信息化處理的基本技能。

另外，要經常開會，學習提出檔案信息化處理的主題思想，給工作人員植入信息化處理的思想，并不斷的加強鞏固。工作人員也要及時關注各項組織管理工作，注重組織的發展動向，并把檔案管理工作與社會活動結合起來，逐漸引導檔案管理者與檔案工作發展為適應社會的開放性，打破原有的封閉性，從而加深檔案工作者信息化處理檔案的思想。不斷強化工作人員的現代化管理意識。在平時的工作上也要滲透信息化管理的理念。要主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到以知識經濟為核心的現代化建設上來。

2.3健全人力資源檔案信息化制度

檔案信息化管理與傳統的紙質檔案保存是完全不同的兩個概念，對于之前的一些管理法則也需要重新制定，以此來適應信息化管理系統。人力資源信息化管理需要以完善的制度作為前提。檔案的信息化管理制度制定包括管理、業務、技術三個方面。在這三個方面需要有不同的規定來約束。每一個方面都影響著人力資源管理的整體情況。

在管理方面，要制定相關法則對檔案管理工作者進行約束，主要進行的是對工作人員一些行為的約束以及對職業道德的號召，例如對工作時間的限制，以及工作室禁止出現的行為、對資料檔案的保密等等。在業務方面，要對每個人的業務能力有考核，并進行必要的區分，以此來提高工作人員的業務能力。這一點也是篩選工作人員的一個重要指標，工作人員的業務能力對人力資源管理工作上有較大的影響。在技術方面，更要制定相關的規則制度來進行約束，以便能有一個良好的網絡管理體系。主要是禁止一些違規操作，并對入職員工的檔案信息化操作技術進行考核。各項制度長期固定下來形成機制，以此來保證人力資源管理部門每個層面的正常運行。制定長遠的規劃和方案進一步推進檔案信息化發展，提高整個部門的運營效益。

3.結語

人力資源檔案信息化管理是未來人事管理的大方向，面對繁多復雜的各種信息，傳統的處理保存方法肯定要被淘汰，而信息化處理檔案，形成數據庫，實現自動轉化、儲存等功能會為人力資源管理帶來很多便利。現在，我國信息化處理人力資源檔案已經邁出了最艱難的一步，后面還有很長的路要走，出現的問題也要逐漸的解決，推動檔案信息化的發展來提高整體效益勢在必行。

（作者單位：重慶市秀山土家族苗族自治縣人力資源和社會保障局）