淺談完善公務卡結算制度與加強事業單位內控的良性循環

摘要：本文主要闡述公務卡結算和報銷時事業單位財務工作，特別是內控制度的目標實現、內控制度的流程制定具有重要促進作用，進而提升公務卡管理水平，這是一個良性循環，本文對此進行了探討。

關鍵詞：公務卡；內控制度；良性循環

公務卡報銷制度在行政事業單位已經推行數年。最初人們認為其目標是消除經濟腐敗而采取的措施，稱之為陽光卡。但經過幾年的實施后，公務卡報銷制度既對防止腐敗有重大作用，也對行政事業單位財務工作的完善，特別是行政事業單位內控制度的目標實現、內控制度的流程制定具有重要作用。

公務卡是行政事業單位的公務人員從特定銀行辦理并持有的，主要用于公務支出及財務報銷的銀行卡。筆者所在單位的公務卡支出的使用范圍包含了差旅費、研究材料及會議費、招待費和零星購買支出等費用。公務卡和一般銀行卡有相似的地方即授信消費，特別之處在于公務卡支出過程可以被相關部門監控，達到財務管理的要求，如此便形成具有現代的信息化特色的財政財務管理的新方法在財務報銷制度上代替了原有的采用現金或支票轉賬進行結算的資金收支方式。

未使用公務卡之前的財務報銷過程如下（以購買研究材料——試劑為例）：公務人員首先到市場上找到所需購買之物，獲得商家賬戶名等信息，然后到單位財務填單借支票，再到商家處付款取貨。有的商家對支票不信任，還要求把支票拿到銀行入賬后再發貨。至此這一過程還未結束，公務人員還需取得發票回財務填報銷單沖銷原借款。過程煩瑣，費時費力，效率低下。而公務卡使用流程就大不相同，省略了預借支票這一步驟，可以直接刷卡付款取貨，并取得發票及刷卡憑證（即銀行的小票），不必再沖減借款，而是直接報銷，省時省力，皆大歡喜。如此簡化了財務報銷流程，減少了流動資金占用時間，對行政事業單位的財務管理和財務內控制度目標的實現產生重要影響。

《行政事業單位的內部控制規范》實施于公務卡結算方式推行的同一時間段，都應用于行政事業單位的財務管理，形成相輔相成的態勢。我們可以從行政事業單位的內部控制目標的逐項分析中進行直觀了解。行政事業單位的內部控制目標以下組成：行政事業單位經濟活動合法合規，資產安全和使用有效，財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果。體現在公務卡結算財務管理上就是以下相對應的五個方面：首先，公務卡結算本身因為其透明、可監督、可控制的屬性，公務卡使用附帶出現刷卡憑單，發票和刷卡憑單（或者銀行對賬單）的雙向查核，在很大程度上降低出現假發票的可能性，保證了報銷票據合法，加強了對事業單位經濟活動合法合規的監控。其次，公務卡支付方式減少了應收借款的發生，避免了資金在個人和商家的停滯及被挪用和貪污的風險，確保資產的安全完整，強化合理保證單位資產安全和使用有效。再次，公務卡的“陽光”特點——全程可監控，有數據可查，有痕跡可尋，能夠對單位經濟活動進行客觀反映，保證財務結算基礎信息的真實完整。

內部控制制度實施前后，財務管理制度的最大的區別在于后者運用了先進的管理措施和辦法，將不相容崗位相互分離、授權管理、分事行權、分崗設權、歸口控制、強制輪崗、預算控制、信息公開等管理手段融于單位的管理流程之中，以達到制衡的效果，保證單位甚至到一個崗位在決策、執行、監督的分立，使業務流程化、標準化、規范化。內部控制建設就要將內控目標和風險、制度、流程結合起來，將內部控制目標和方法嵌入流程設計過程，形成制度管人、流程管事的局面。

公務卡制度對內控目標的貢獻，是提高內控流程的編制水平。例如，在報銷審批環節，因為報銷時需附公務卡刷卡憑證，并與發票相對證，從而加強了對發票真實性的確認。而在資金支付環節因為網銀支付時的逐項復核功能，有別于以往支票蓋章形式的簡單復核，強化了資金往來的準確性。在應收及暫付款處理流程中，一方面由于公務卡可以憑卡支付，節省了借款階段的時間及程序，加快資金周轉，另一方面由于對發票抬頭、金額、項目、用途等與刷卡憑證的核對，減少了虛假發票的出現。在內控流程上，消除了一個重要的風險點。

因此，提升公務卡管理水平與更好地實現行政事業單位的內控目標相輔相成，缺一不可。必須看到，我國幅員廣闊，地區發展不平衡，公務卡結算環境還不夠成熟，銀行網絡系統不完善，POS機具的布點有限，許多中小城市和偏遠地區的POS機安置率不高，特別是西部一些地方，完全不具備刷卡條件，比如筆者所在單位公務人員出差去偏遠地區只能攜帶現金，公務卡基本上無用武之地。另一方面，出于對安裝成本、交易手續費等經濟利益考慮，許多商家不愿意安裝POS機，甚至有些商家出于逃稅目的不愿刷卡結賬。所以要改善公務卡使用的消費環境，包括鼓勵商家POS機結算，降低POS機的結算手續費。

在單位公務卡財務報銷中，刷卡憑證（POS機小票）是缺一不可的原始憑證，而在網絡上購買機票、火車票等是難以取得刷卡憑證的，如果一定在沒有POS機小票的情況下報銷，只好退而求其次，用銀行對賬單來代替，財務人員也需要與公務報銷人員反復核對，確定消費發生時間、金額等，從而增加了報銷程序的工作量。所以建議有關部門應考慮提高公務卡使用便利性，網絡出售機票、火車票的，也設置回執打印功能，便于持卡人報銷及財務人員進行賬務核對、及時還款。

雖然人們的消費方式日新月異，但消費理念并不均衡，很多人仍習慣于現金交易及報銷模式。筆者曾對本單位公務報銷人員進行有限范圍口頭調查，發現有以下方面關于公務卡使用的顧慮：一是擔心刷卡不安全，懷疑個人信息安全不能得到保障，非安全性甚至排在手機支付后面；二是擔心使用信用卡不能有效控制自己消費，時刻擔心超支，影響個人信用；三是公務卡的額度過低，經常有公務人員提到額度之低，連一次出差都不夠用，因為科研單位的公務人員出差時間比較長，經常野外考察研究幾個月，而且如果財務部門不能及時轉賬，公務卡持卡人必須拿出個人資金墊付還款，如此就對公務卡持卡人使用公務卡的意愿形成了不利影響，造成公務卡使用率不高。

總之，加強金融基礎設施建設，優化公務卡結算環境，必要性是可想而知的。一是促進社會信用體系的建立健全和金融環境的改善，增加POS機結算網點，在普及POS機的同時，可以考慮利用各種新型支付方式如互聯網的手機支付，完善國內消費系統建設，逐步拓寬公務卡消費區域。二是積極引導銀行加強金融信息系統建設，比如筆者進行財務審核時發現查詢系統中商家銀行信息還不夠全面和完整，至少說明銀行關于商家的數據庫建設還有待加強。三是加強宣傳使用現金交易的弊端和使用刷卡交易的好處，從觀念上逐步接受刷卡消費，提高商戶POS機設置與使用的積極性。只有這樣，才能夠進一步促進公務卡結算制度和事業單位內控目標的良性循環。

參考文獻

1.財政部.行政事業單位內部控制規范（試行）.

（責任編輯：王文龍）淺談完善公務卡結算制度與加強事業單位內控的良性循環

張勁功

摘要：本文主要闡述公務卡結算和報銷時事業單位財務工作，特別是內控制度的目標實現、內控制度的流程制定具有重要促進作用，進而提升公務卡管理水平，這是一個良性循環，本文對此進行了探討。

關鍵詞：公務卡；內控制度；良性循環

公務卡報銷制度在行政事業單位已經推行數年。最初人們認為其目標是消除經濟腐敗而采取的措施，稱之為陽光卡。但經過幾年的實施后，公務卡報銷制度既對防止腐敗有重大作用，也對行政事業單位財務工作的完善，特別是行政事業單位內控制度的目標實現、內控制度的流程制定具有重要作用。

公務卡是行政事業單位的公務人員從特定銀行辦理并持有的，主要用于公務支出及財務報銷的銀行卡。筆者所在單位的公務卡支出的使用范圍包含了差旅費、研究材料及會議費、招待費和零星購買支出等費用。公務卡和一般銀行卡有相似的地方即授信消費，特別之處在于公務卡支出過程可以被相關部門監控，達到財務管理的要求，如此便形成具有現代的信息化特色的財政財務管理的新方法在財務報銷制度上代替了原有的采用現金或支票轉賬進行結算的資金收支方式。

未使用公務卡之前的財務報銷過程如下（以購買研究材料——試劑為例）：公務人員首先到市場上找到所需購買之物，獲得商家賬戶名等信息，然后到單位財務填單借支票，再到商家處付款取貨。有的商家對支票不信任，還要求把支票拿到銀行入賬后再發貨。至此這一過程還未結束，公務人員還需取得發票回財務填報銷單沖銷原借款。過程煩瑣，費時費力，效率低下。而公務卡使用流程就大不相同，省略了預借支票這一步驟，可以直接刷卡付款取貨，并取得發票及刷卡憑證（即銀行的小票），不必再沖減借款，而是直接報銷，省時省力，皆大歡喜。如此簡化了財務報銷流程，減少了流動資金占用時間，對行政事業單位的財務管理和財務內控制度目標的實現產生重要影響。

《行政事業單位的內部控制規范》實施于公務卡結算方式推行的同一時間段，都應用于行政事業單位的財務管理，形成相輔相成的態勢。我們可以從行政事業單位的內部控制目標的逐項分析中進行直觀了解。行政事業單位的內部控制目標以下組成：行政事業單位經濟活動合法合規，資產安全和使用有效，財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果。體現在公務卡結算財務管理上就是以下相對應的五個方面：首先，公務卡結算本身因為其透明、可監督、可控制的屬性，公務卡使用附帶出現刷卡憑單，發票和刷卡憑單（或者銀行對賬單）的雙向查核，在很大程度上降低出現假發票的可能性，保證了報銷票據合法，加強了對事業單位經濟活動合法合規的監控。其次，公務卡支付方式減少了應收借款的發生，避免了資金在個人和商家的停滯及被挪用和貪污的風險，確保資產的安全完整，強化合理保證單位資產安全和使用有效。再次，公務卡的“陽光”特點——全程可監控，有數據可查，有痕跡可尋，能夠對單位經濟活動進行客觀反映，保證財務結算基礎信息的真實完整。

內部控制制度實施前后，財務管理制度的最大的區別在于后者運用了先進的管理措施和辦法，將不相容崗位相互分離、授權管理、分事行權、分崗設權、歸口控制、強制輪崗、預算控制、信息公開等管理手段融于單位的管理流程之中，以達到制衡的效果，保證單位甚至到一個崗位在決策、執行、監督的分立，使業務流程化、標準化、規范化。內部控制建設就要將內控目標和風險、制度、流程結合起來，將內部控制目標和方法嵌入流程設計過程，形成制度管人、流程管事的局面。

公務卡制度對內控目標的貢獻，是提高內控流程的編制水平。例如，在報銷審批環節，因為報銷時需附公務卡刷卡憑證，并與發票相對證，從而加強了對發票真實性的確認。而在資金支付環節因為網銀支付時的逐項復核功能，有別于以往支票蓋章形式的簡單復核，強化了資金往來的準確性。在應收及暫付款處理流程中，一方面由于公務卡可以憑卡支付，節省了借款階段的時間及程序，加快資金周轉，另一方面由于對發票抬頭、金額、項目、用途等與刷卡憑證的核對，減少了虛假發票的出現。在內控流程上，消除了一個重要的風險點。

因此，提升公務卡管理水平與更好地實現行政事業單位的內控目標相輔相成，缺一不可。必須看到，我國幅員廣闊，地區發展不平衡，公務卡結算環境還不夠成熟，銀行網絡系統不完善，POS機具的布點有限，許多中小城市和偏遠地區的POS機安置率不高，特別是西部一些地方，完全不具備刷卡條件，比如筆者所在單位公務人員出差去偏遠地區只能攜帶現金，公務卡基本上無用武之地。另一方面，出于對安裝成本、交易手續費等經濟利益考慮，許多商家不愿意安裝POS機，甚至有些商家出于逃稅目的不愿刷卡結賬。所以要改善公務卡使用的消費環境，包括鼓勵商家POS機結算，降低POS機的結算手續費。

在單位公務卡財務報銷中，刷卡憑證（POS機小票）是缺一不可的原始憑證，而在網絡上購買機票、火車票等是難以取得刷卡憑證的，如果一定在沒有POS機小票的情況下報銷，只好退而求其次，用銀行對賬單來代替，財務人員也需要與公務報銷人員反復核對，確定消費發生時間、金額等，從而增加了報銷程序的工作量。所以建議有關部門應考慮提高公務卡使用便利性，網絡出售機票、火車票的，也設置回執打印功能，便于持卡人報銷及財務人員進行賬務核對、及時還款。

雖然人們的消費方式日新月異，但消費理念并不均衡，很多人仍習慣于現金交易及報銷模式。筆者曾對本單位公務報銷人員進行有限范圍口頭調查，發現有以下方面關于公務卡使用的顧慮：一是擔心刷卡不安全，懷疑個人信息安全不能得到保障，非安全性甚至排在手機支付后面；二是擔心使用信用卡不能有效控制自己消費，時刻擔心超支，影響個人信用；三是公務卡的額度過低，經常有公務人員提到額度之低，連一次出差都不夠用，因為科研單位的公務人員出差時間比較長，經常野外考察研究幾個月，而且如果財務部門不能及時轉賬，公務卡持卡人必須拿出個人資金墊付還款，如此就對公務卡持卡人使用公務卡的意愿形成了不利影響，造成公務卡使用率不高。

總之，加強金融基礎設施建設，優化公務卡結算環境，必要性是可想而知的。一是促進社會信用體系的建立健全和金融環境的改善，增加POS機結算網點，在普及POS機的同時，可以考慮利用各種新型支付方式如互聯網的手機支付，完善國內消費系統建設，逐步拓寬公務卡消費區域。二是積極引導銀行加強金融信息系統建設，比如筆者進行財務審核時發現查詢系統中商家銀行信息還不夠全面和完整，至少說明銀行關于商家的數據庫建設還有待加強。三是加強宣傳使用現金交易的弊端和使用刷卡交易的好處，從觀念上逐步接受刷卡消費，提高商戶POS機設置與使用的積極性。只有這樣，才能夠進一步促進公務卡結算制度和事業單位內控目標的良性循環。

參考文獻

1.財政部.行政事業單位內部控制規范（試行）.

（責任編輯：王文龍）