淺議高等職業院校檔案管理信息化建設

符曉陽

[摘 要] 隨著新一代信息技術在職業教育領域的普及推廣，檔案管理信息化建設成為新時代高等職業院校檔案管理工作的關鍵一環。針對高等職業院校檔案管理工作實際情況，結合工作經驗，提出推進高職院校檔案管理信息化建設的策略。

[關 鍵 詞] 高等職業院校；檔案管理；信息化建設

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）11-0250-01

信息化是當前經濟社會高度發展的重要特征，對社會各個行業的發展產生了深刻影響。職業教育檔案管理工作作為對數據依賴性較強、對信息保存完整度要求較高的特殊行業，在信息時代發生了巨大的變化。在這個關鍵時期，對高職院校檔案管理信息化建設的研究探索成為檔案管理工作的重要發展方向。

一、高等職業院校檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理工作是高等職業院校的重要基礎工作之一，但我國高等職業院校在檔案工作上的投入仍然較少，檔案信息化工作進展緩慢，檔案資源的開發利用仍處于起步階段。

（一）觀念落后，信息化意識薄弱

信息化是檔案管理與時俱進的正確策略，但在實際工作層面存在諸多問題，其中最根本、最困難的問題是思想觀念滯后。當前，我國職業院校在很大程度上仍然習慣于傳統的紙質檔案手工管理模式，缺少新時代下檔案信息化的新思想、新理念，循規守舊、得過且過的思想仍難有改觀。

（二）檔案管理力量不足，結構不合理

新時代下，檔案管理工作不再是簡單的手動登記管理，而是更加現代化、信息化，這就給檔案管理人員帶來較大的工作困難。長期以來，職業院校的檔案管理工作并沒有得到足夠的重視，在人力投入上較為缺乏，有的院校雖然配置了專門的檔案管理人員，但大多年齡偏大，缺乏信息化技術運用能力，很難開展檔案管理信息化建設工作。

（三）開發利用效果亟待提高

檔案資料是社會發展的縮影，濃縮著大量有價值的信息。而在高職院校檔案管理方面，往往是將檔案整理后束之高閣，難以讓其發揮應有作用，自然難以得到重視。在檔案管理信息化建設中，如果能夠在做好保密、保真的基礎上，加大共享信息資源的力度和水平，切實提高檔案資源的利用率，將能夠從根本上扭轉檔案管理工作的局面。

二、加快檔案管理信息化建設的措施研究

目前，高職院校的檔案管理信息化建設還不能適應檔案資源利用需求，必須堅持信息化建設道路不動搖，加快創新化、電子化、共享化的檔案管理信息化建設。

（一）壯大檔案管理專業人才隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作者是整個檔案管理工作的主體，是有效發揮檔案資源作用的重要力量。鑒于目前高職院校普遍力量薄弱的實際情況，必須有針對性地壯大工作隊伍，提高人員素質。一方面，積極引進專業檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新力量，確保檔案工作隊伍擁有既熟悉檔案管理又精通信息化建設的專業人才，讓這種高水平人才能夠在檔案管理工作中挑大梁。另一方面，對在崗檔案人員開展針對性較強、實用型較強的技能培訓，包括網絡信息化基本知識、先進高校檔案管理經驗做法等，不斷為檔案管理人員充電，更新其知識結構。通過上述兩方面努力，從人才隊伍建設上切實提高檔案管理人員的業務水平和綜合素質。

（二）大力推進館藏檔案資料數字化進程

檔案資源數字化是檔案管理信息化的基礎工程，因此必須大力推進數字化進程。第一步，高職院校可以向先進地區、學校學習，采用同類型同標準的數字化軟硬件設備，建立并不斷完善信息檢索系統。第二步，制訂可行的計劃對館藏資源進行分批次數字化處理，完成檔案資料全部入庫。第三步，加強鑒定、整理、歸檔工作。檔案數字化工作不能一蹴而就，而要長期堅持。每年定期對學校各部門、各院系的資料文檔進行鑒定，將有價值的文件進行整理歸檔并及時數字化處理，確保學校檔案資料及時得到更新。

（三）探索建立網絡檔案資源共享平臺

為了提高檔案資源利用效果，高職院校可以探索建立共享平臺。除了學校圖書館網站查閱外，可以開設微信公眾號、小程序、手機APP等更加簡便實用的網絡平臺，在此類平臺上分享上傳既有閱讀價值又不牽涉相關秘密的檔案資料。這樣既能從多種渠道方便師生查閱又能確保信息安全。

（四）加強檔案資料的編研工作

讓歷史沉淀出的檔案史料在新時代煥發出新生機是檔案管理人員的神圣使命和擔當。因此，除了對檔案資料進行簡單的整理歸類外，更重要的是深入研究檔案，挖掘檔案資料中的寶貴信息。通過檔案管理人員的編譯、加工，讓寶貴的信息以更具有吸引力的方式展現出來。具體而言，一是組織編纂校史、校大事記，編寫愛國主義、集體主義為核心的專題記錄文史資料，發揮檔案資料的歷史教育意義；二是結合學校教學和本地特色，編寫煤炭工業、土地資源、傳統文化等特色視頻資料，讓傳統的紙質檔案動起來。這種“檔案+視頻”的模式能有效提高學校師生的閱讀興趣，讓傳統的紙質檔案在信息時代煥發出新活力。

綜上所述，檔案工作是高職院校的一項重要基礎工作，是學校創立、發展歷史的縮影。因此，高職院校必須本著對歷史負責、對未來負責的態度，主動順應時代潮流，從人才隊伍、數字化處理、開發共享等方面著手，不斷推進檔案管理信息化建設工作更好發展。

參考文獻：

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