新時代背景下高校干部檔案管理研究

孫紅

[摘 要] 近年來，隨著市場經濟和數字化技術的迅猛發展，科技的進步無疑為我們提供了更好的檔案管理平臺，而傳統的高校干部檔案管理方式多以人工為主，通過檔案查閱、人工錄入等，不僅耗時耗力，而且錯誤率極高，并且過多的運用到了紙張表格，不利于無紙化辦公的推行。因此，從新時代背景下高校干部檔案管理的發展趨勢入手，對其提高高校干部檔案管理水平的措施進行系統的論述，從而更好地促進我國高校干部檔案管理水平的提高。

[關 鍵 詞] 新時代；高校干部檔案管理；措施

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）08-0193-01

檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分，在日常的學習生活中發揮著重要的作用。而從我國目前的發展狀況來看，當前我國科學技術不斷進步與發展，為高校的檔案管理工作提供了更加方便、快捷的方式。與此同時，新技術的進步與發展也對高校檔案管理工作提出了更高的要求。因此從這個角度來看，當前我國高校在對其檔案管理工作進行開展的過程中，要積極結合自身的發展實際，采取相應的措施，從而更好地促進我國高校檔案管理水平的不斷提高。

一、新時代背景下高校干部檔案管理的發展趨勢

在先進科學技術的支撐下，我國高校在具體進行高校干部檔案管理工作開展的過程中，其逐漸朝著信息化、智能化的方向發展。具體來講，其檔案信息的管理更加精細化、科學化。在檔案信息查詢、分類等方面都具有一定的系統性。因此，從某種意義上來講，在社會主義現代化建設的新時期下，我國高校干部檔案管理工作的開展是充分建立在一定的科學技術之下的，信息化程度較高。

二、高校干部檔案管理中存在的問題

（一）高校干部檔案管理體系不健全

在高校干部檔案管理的檔案管理工作體系中，檔案是由各部門自行初步整理后再移交檔案室的，卷宗是以某一個項目為單位的檔案室要做的工作是根據各部門的職能將檔案排序，再按要求存放，匯總了一個項目的全部資料文件。在項目完成后制成卷宗，然后放到檔案架上保存。檔案室的另一項工作就是錄入案卷，還有就是為職工查閱檔案時提供服務以及一些日常維護工作。但是，其體系不健全，大大影響了其檔案信息錄入的精準化。

（二）高校干部檔案管理方式有待提高

檔案管理的出發點和目的地是人，所以其管理也要遵循以人為本的理念。高校干部檔案主要是收集和整理高校干部資料、個人情況、發展情況等，對于保密性和安全性有著極高的要求。傳統高校干部檔案管理系統是通過手工填表豐富信息，提交紙質資料，集中留存在檔案室，不僅在檔案的制作過程中耗費了巨大的人力、物力、財力，更對以后的檔案查找和調出產生了不小的阻礙。另外，繁復的人工性質工作極大地提高了錯誤率，在后期的查閱和修正檔案中難以發現。最后，傳統的高校干部檔案管理系統大多以紙張為記錄媒介，以筆為主要工具，存在著浪費現象。

三、提高高校干部檔案管理水平的措施

（一）建立安全可靠的大數據庫

作為高校干部的檔案管理部門，匯集存放了大量的干部個人信息等資料，因此首先需要保證的就是信息的安全性，其次由于涉及人數眾多、資料繁重，因此對于數據庫的穩定性和內存要求頗高。建議使用甲骨文公司的關系數據庫管理系統——Oracle數據庫，這是一款效率高、可靠性強的數據庫。

（二）提高檔案管理人員的素質

古語有云：“學如逆水行舟，不進則退。”這不僅是要求我們在青少年階段堅持學無止境、勇攀高峰，更是為工作生活指明了發展方向——即要不斷地實現自我充實。因此，在實際的高校干部檔案管理工作中，對工作人員的集中培訓就顯得尤為重要。一方面，可以進行定期的知識講座和學習交流座談會，把自己在工作中遇到的難點、重點問題講出來，發揮集體的智慧共同解決。另一方面，可以開辦短期教學班，工作人員通過短暫的脫產學習，對高校檔案管理具體辦法都有一個更深的了解，這樣在投入到實際的工作中才能實現“理論指導實踐”，為檔案管理工作帶來更多的活力與生機。

（三）推行具體的檔案管理細則

在對其高校干部的檔案信息等進行管理的過程中，積極建立文書檔案分類保管期限表也是非常有必要的，結合國家檔案局以及本行業的規范編制《文書檔案分類期限表》，按照永久、30年、10年的保管期限標定每種材料歸檔后的保管期限。根據不同的干部檔案信息儲存需求進行實際的分類，從而更好地促進我國高校干部檔案信息管理的信息化發展。

（四）優化高校干部檔案的系統設計

在實際對其高校干部檔案進行管理的過程中，積極地對其高校干部檔案管理系統進行優化設計也是非常重要的。目錄下每個項目或者業主分配一個文件夾，再按照視頻或者文件的形式區分子集。還可以用Excel的統計透視功能完成信息統計篩選，提升對信息的統籌規劃能力。系統設計要遵循簡單明了的原則，以便捷服務為主要目標，實現網絡快捷化。同時，注重系統布局與內容的結合，例如，將指引界面放在最顯而易見的位置，將聯絡電話放在網頁底部；注重設計中色彩的搭配，以柔和的暖色調為主，既保證護眼功能，又令整體效果看起來輕快明朗。

總的來說，在信息化、智能化不斷進步與發展的新時期下，我國在進行相關高校干部檔案管理工作開展的過程中，積極對其系統優化、制度建立等進行系統的重視是非常重要的。因此，在未來的發展過程中，要不斷加強高校干部檔案管理水平，以更好地促進其高校干部檔案管理的進步與發展。

參考文獻：

張艷麗.新時代背景下高校如何強化和規范檔案管理[J].考試周刊，2017（87）：196.