淺析醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的作用

羅東

醫(yī)院物資 招標(biāo)采購(gòu) 內(nèi)部控制 管理要點(diǎn)

對(duì)于醫(yī)院而言，物資采購(gòu)內(nèi)容主要包括藥品、醫(yī)學(xué)裝備耗材、醫(yī)學(xué)儀器設(shè)備、后勤物品、辦公用品、工程材料等，采購(gòu)的要求高、參數(shù)復(fù)雜，具有極強(qiáng)的專業(yè)性。如果委托招標(biāo)公司采購(gòu)，則周期長(zhǎng)、費(fèi)用高。因此，許多醫(yī)院都采取自行組織招標(biāo)。實(shí)踐證實(shí)，物資采購(gòu)質(zhì)量，直接影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系到醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本、患者切身利益，因此成為從業(yè)人員的研究重點(diǎn)。以下從內(nèi)部控制的角度進(jìn)行探討。

醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)的管理要點(diǎn)

（1）成立招標(biāo)采購(gòu)小組

設(shè)立招標(biāo)辦公室，根據(jù)醫(yī)院人力組織結(jié)構(gòu)，成立物資招標(biāo)采購(gòu)小組，招標(biāo)辦公室牽頭，財(cái)務(wù)、審計(jì)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、總務(wù)等部門負(fù)責(zé)人作為組員，專業(yè)部分由機(jī)電設(shè)備、醫(yī)用耗材和網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)科室參與。其中財(cái)務(wù)、審計(jì)部門參與，起到監(jiān)督作用，提高采購(gòu)工作的透明度；部門負(fù)責(zé)人參與，能提供專業(yè)意見，把好物資質(zhì)量關(guān)；專業(yè)人員參與，則能提高物資產(chǎn)品的性價(jià)比。

（2）確定招標(biāo)方式和流程

一是招標(biāo)方式。當(dāng)前招標(biāo)方式多種多樣，結(jié)合醫(yī)院物資特點(diǎn)和規(guī)模，可以采用競(jìng)標(biāo)為主、議標(biāo)為輔的方式。首先選擇滿足招標(biāo)要求的供應(yīng)商，同一時(shí)間進(jìn)行二輪報(bào)價(jià)；然后招標(biāo)采購(gòu)小組綜合分析報(bào)價(jià)、資質(zhì)、信譽(yù)、售后服務(wù)等要素，選定中標(biāo)公司，簽署供貨協(xié)議。二是招標(biāo)流程。招標(biāo)程序中要明確以下要素：其一，起草人和審定人，其二，標(biāo)書內(nèi)容，其三，供應(yīng)商要求；其四，考察小組成員，其五，招標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人，其六，中標(biāo)公司跟蹤人。為了提高工作效率，可以組建項(xiàng)目小組，全程負(fù)責(zé)招標(biāo)過程管理；同時(shí)將標(biāo)書審定、招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的控制權(quán)，放在招標(biāo)采購(gòu)小組手上，避免滋生腐敗問題。

（3）考察供應(yīng)商

項(xiàng)目小組由3-5人組成，成員是職能部門、使用部門負(fù)責(zé)人，以及專業(yè)技術(shù)人員。發(fā)標(biāo)后，項(xiàng)目小組應(yīng)該考察供應(yīng)商，內(nèi)容包括工商注冊(cè)證、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、信譽(yù)度，并結(jié)合以往客戶的評(píng)價(jià)，保證產(chǎn)品規(guī)格性能滿足醫(yī)院采購(gòu)需求，在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價(jià)比高的供貨商。

內(nèi)部控制在醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)中的作用

（1）監(jiān)督作用

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行的同時(shí)隱藏著風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)也存在風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)過程加強(qiáng)內(nèi)部控制，能完善監(jiān)督和評(píng)價(jià)工作，及時(shí)識(shí)別采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，降低采購(gòu)成本。此外，通過內(nèi)部控制能明確管理缺陷，保證采購(gòu)的規(guī)范化，避免發(fā)生資源浪費(fèi)、貪污舞弊等現(xiàn)象，促使醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)。

（2）預(yù)防作用

醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)期間，做好內(nèi)部控制工作，就是審計(jì)參與事前、事中、事后全過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；在財(cái)政紀(jì)律上提出針對(duì)性意見，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防作用，實(shí)現(xiàn)廉政建設(shè)。監(jiān)察部門參與檢查全過程的流程、環(huán)節(jié)是否合規(guī)。各個(gè)科室和工作人員按照內(nèi)控制度做事，積極配合審計(jì)工作，有利于構(gòu)建和諧的醫(yī)院環(huán)境。

（3）免疫作用

針對(duì)醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)過程進(jìn)行內(nèi)部控制，有利于完善物資采購(gòu)管理制度，通過規(guī)范流程、凈化環(huán)境，促使經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序開展。隨著內(nèi)控措施的實(shí)施，能明確各部門職責(zé)，提高物資管理的透明度，避免采購(gòu)中出現(xiàn)暗箱操作，真正實(shí)現(xiàn)公正、公開的目標(biāo)，在醫(yī)院和供貨商之間建立長(zhǎng)期伙伴關(guān)系。

醫(yī)院物資招標(biāo)采購(gòu)中加強(qiáng)內(nèi)部控制的措施

（1）完善內(nèi)審機(jī)構(gòu)制度

健全內(nèi)審機(jī)構(gòu)和制度，是內(nèi)部控制工作開展的前提。醫(yī)院在物資招標(biāo)采購(gòu)期間，可以從環(huán)境控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)監(jiān)督等方面人手，形成完善的內(nèi)控審計(jì)體系。一方面，要明確審計(jì)職責(zé)，規(guī)范采購(gòu)審批權(quán)限，優(yōu)化招標(biāo)采購(gòu)流程，切實(shí)發(fā)揮出咨詢、評(píng)價(jià)、管理、鑒證等作用，提高采購(gòu)過程的透明度，有效降低采購(gòu)成本。另一方面，審計(jì)監(jiān)督要從事前、事中、事后開展，認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，提高審計(jì)工作的精細(xì)化程度，提供機(jī)制體制保障，保證審計(jì)部門的權(quán)威性。

（2）加強(qiáng)招標(biāo)評(píng)標(biāo)審計(jì)

在招標(biāo)采購(gòu)文件中，要明確由醫(yī)院的招標(biāo)采購(gòu)小組，分析采購(gòu)方案的可行性，并進(jìn)行公開評(píng)標(biāo)；預(yù)審?fù)稑?biāo)人的資格時(shí)，要遵循公平、公開、公開原則，避免發(fā)生舞弊現(xiàn)象。招標(biāo)審計(jì)時(shí)，看項(xiàng)目形式的規(guī)范性，看審批手續(xù)的齊全性，看編制內(nèi)容的完整性，以及技術(shù)要求的合理性。評(píng)標(biāo)審計(jì)時(shí)，要不定期審查投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)，審查中標(biāo)價(jià)的執(zhí)行情況，看是否出現(xiàn)變相漲價(jià)等違規(guī)行為。

（3）提高內(nèi)審部門獨(dú)立性

內(nèi)控審計(jì)工作的開展，必須要保證審計(jì)部門的獨(dú)立性，醫(yī)院也不例外。一是，在物資招標(biāo)采購(gòu)中，內(nèi)審工作要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，認(rèn)識(shí)到內(nèi)審的重要性，是保障醫(yī)院利益的有效手段。因此審計(jì)工作直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免受到各職能部門的影響，提高審計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。二是，根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)于物資采購(gòu)中的違規(guī)行為，內(nèi)審部門有權(quán)提出意見和建議，避免監(jiān)督權(quán)力分散，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一監(jiān)管的目標(biāo)。三是，引入第三方詢價(jià)機(jī)制。由財(cái)務(wù)人員將醫(yī)院招標(biāo)的設(shè)備等物資信息提供給專業(yè)網(wǎng)站，獲取廠家提供的價(jià)格信息，做為醫(yī)院招標(biāo)的重要價(jià)格參照。第四，從內(nèi)審隊(duì)伍人手，落實(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)，積極防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括經(jīng)濟(jì)法規(guī)、政策制度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等，采用座談會(huì)、專家講座等多種形式，構(gòu)建一支高素質(zhì)的內(nèi)審團(tuán)隊(duì)。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院物資采購(gòu)是一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，招標(biāo)采購(gòu)中的管理要點(diǎn)，在于成立招標(biāo)采購(gòu)小組，確定招標(biāo)方式和流程，并且考察供應(yīng)商。內(nèi)部控制在招標(biāo)采購(gòu)過程中，具有監(jiān)督、預(yù)防、免疫的作用，醫(yī)院應(yīng)該完善內(nèi)審機(jī)構(gòu)制度，加強(qiáng)招標(biāo)評(píng)標(biāo)審計(jì)，提高內(nèi)審部門獨(dú)立性，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。