辦公室秘書工作探析

周陽

秘書工作 辦公室 溝通

辦公室擔負著公司上情下達、下情上報、對外交往和服務保障等工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是企業機關的信息中心、服務中心、參謀中心和運轉中心。作為辦公室秘書，不僅要明確認識自己所處的位置，找準自己的方位，還要了解公司生產運行和業務情況，對公司的各項情況有一個全面的了解，具有扎實的文字功底，要持續不斷的學習，在工作中積累經驗，掌握一系列的工作方法和溝通技巧。

下面將結合自己從事秘書工作八年來的親身經歷，從以下幾個方面闡述秘書工作的要求和技巧：

找準定位。發揮主觀能動性

（1）根據上級要求并結合公司年度重點工作起草工作計劃、總結。根據體系要求，負責擬定、完善公司各項管理制度，負責起草發言稿和提綱，制作會議PPT，負責會議紀要及各種公文的擬寫工作。

（2）做好公司各項辦公會議、綜合性會議的準備工作，負責前期會議協調溝通，會議期間服務管理及會后各項工作。

（3）協助領導做好調查研究工作，檢查、了解各基層單位貫徹執行領導決議、部署的情況。

（4）協調做好上級部門監督檢查、調研等的接待工作，提前安排好調研行程，準備調研資料，確保調研工作順利完成。

（5）注重對各類信息的收集和整理工作，為領導決策提供參考和依據。

在完成以上工作任務的同時要實現秘書由被動服務到主動服務的轉變，要充分發揮主觀能動性，事事走在前面，想在前面，辦在前面，做秘書該做的事，讓助手職能得以充分發揮。

發揮四個作用，提升工作質量

（1）橋梁作用。秘書在領導工作中起著承上啟下、聯系內外、溝通左右的橋梁作用。一定要在第一時間內將領導的信息傳達到每個基層單位和部門，同時對員工的意見進行及時的總結，最后向領導如實進行匯報。決不能讓這座溝通的橋梁中斷或失聯，這樣會影響公司決策的傳達和落實，嚴重的會對公司經營造成影響。

（2）助手作用。作為領導的助手，主要指的是為領導辦事過程中助手作用的發揮，具體體現在許多方面，如辦會、接待等等事務性工作。秘書工作的助手作用能否充分發揮，直接影響到領導工作的正常運轉，如擬寫文件，從起草到核稿要正確反映領導的意圖，文字簡明扼要，使領導基本不用修改就能發布使用，這樣就起到了幫助領導工作正常運轉的作用。

（3）溝通作用。這里所說的溝通主要是指本單位和外單位之間以及單位內部各部門之間日常工作的溝通協調等，也包括上下左右內外的人際關系。在日常工作中要協調處理日常事務工作，如會議組織、車輛安排、機票預訂等。有效及時的溝通會少走彎路，避免出現失誤，高效的溝通技巧能夠使工作在一個積極健康、有條不紊的環境下進行，直至圓滿結束。

（4）窗口作用。領導工作上的事情有大小、輕重、緩急之分，所以領導不可能做到事必躬親，作為領導助手的秘書必須自己有能夠承擔起部分責任的能力，能夠獨自去和外部單位和個人進行交流和處理事物。

秘書工作也需要藝術

（1）知道自己是誰的藝術。在秘書工作中如何做到盡職而不越級需要藝術。一是把握好秘書發揮作用的“邊界”，明確秘書工作的職責，要知道自己是誰，自己在做什么。但也要有自己的主張，不能隨波逐流。二是把握好秘書發揮作用的“適度點”。這集中體現在輔助領導決策，秘書應該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致，都要無條件貫徹并實現領導意圖，否則，就是“越權”。三是把握好秘書的職業身份特征。秘書作為領導的助手、參謀，必須選擇好與之相適應的語言表達和行為方式，說話得體，行為得當。

（2）補臺不拆臺的藝術。公司不只一位領導，所以作為秘書，怎樣在多位領導之間做好協調工作需要藝術。首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，不能依照自己的感情去幫助一邊而反對另外一邊，更不能搞小團體，領導之間意見不同是正常的現象，要按照正常的途徑去幫助協調解決，共同為公司的發展出謀劃策。

（3）服從不盲從的藝術。對領導交辦的任務不能盲目服從需要藝術。服從并不等于盲從，“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。如果遇到違反規定的命令或任務要保持冷靜的頭腦，不能靠個人感情去執行命令，這樣不是在幫助領導而是在走向錯誤的方向，所以要尋找恰當的時機和領導表達自己的觀點和看法。

（4）讓領導認知自己需要藝術

作為領導的秘書，自己所做的工作往往在領導眼里屬于正常不過的工作，要讓領導知道你做了什么更需要藝術。在工作中要時常提醒領導哪些工作到時間了，哪些工作屬于必須要完成的，自己心里一定要有桿秤，有事沒事多與領導談心，將自己最近一段時間里的感受說出來，征求領導的意見。再就是要定時提交周報、月報、年報等，將自己所做的工作進行整理，定期發給領導審核，虛心接受領導的指導與批評。最重要的就是要適時恰當的表現自己，每個人都需要一個平臺，秘書也一樣，都需要進步和提升，在一些事情上該上的時候一定要上，該表現的時候一定要表現，不能退縮，要讓自己的能力在秘書這個平臺上得以充分體現。

結束語

綜上所述，辦公室秘書工作在任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個公司的工作都會帶來被動或損失。也就是說，辦公室秘書工作開展得如何，將直接制約和影響著公司各項工作的開展和任務的完成。作為秘書，只有增強企業全局觀念和綜合素質能力，自覺履行崗位職責，積極、主動地做好本職工作，才能不斷提高工作效率，按時完成上級交辦的各項任務，做一名合格的九段秘書。