利用信息技術(shù)加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理

白玲

摘 要：隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)，因其儲(chǔ)存量大、查閱方便、處理迅速、準(zhǔn)確率高等諸多優(yōu)點(diǎn)，正以極快的速度深入到高中學(xué)校的檔案管理中。信息技術(shù)有獨(dú)特的文字處理軟件，加上表格和圖形分門別類地歸類和整理檔案資料，使檔案資料的管理更加規(guī)范、更加合理、更加科學(xué)，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高中學(xué)校；檔案管理

學(xué)校檔案室始終以服務(wù)師生為宗旨，積極配合各個(gè)科室，做好檔案的日常管理工作，充分履行檔案綜合服務(wù)的職能作用，做到了各類事項(xiàng)安排合理有序，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)檔案的深層次開發(fā)和利用、努力提高檔案的利用效果，有效地保證了學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

根據(jù)《檔案法》第三章《檔案的管理》第十二條：按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。（中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法（2017年修正版））。所以目前出現(xiàn)了各個(gè)單位加班加點(diǎn)集中人力、物力、財(cái)力來整理檔案的現(xiàn)象，高中學(xué)校也不例外，為何出現(xiàn)這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的現(xiàn)象？與之前傳統(tǒng)的檔案管理有不可推卸的責(zé)任。今天就談?wù)劯咧袑W(xué)校的檔案管理及檔案管理的今后發(fā)展。

一、高中學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

許多高中學(xué)校都存在對(duì)檔案工作了解不夠或了解不深的現(xiàn)象，導(dǎo)致有許多檔案資料收集有疏漏或從未收集的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，即便收集了的檔案資料也是不全面或沒有規(guī)范整理的。而日復(fù)一日積累的檔案資料，學(xué)校由于缺乏對(duì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)不足和重視程度不夠，檔案資料就會(huì)雜亂無章的堆積如山，既沒有收集整理也沒有組卷裝訂，上級(jí)文件如此，學(xué)校資料如此，教師和學(xué)生個(gè)人信息資料也如此。所以當(dāng)教育部要求全國教師要完善自己的信息時(shí)，出現(xiàn)了許多教師在查找自己的分配文、工資文、職稱文幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)都找不到的現(xiàn)象。筆者還知道一件更離譜的事情，有幾位黨齡5、6年的黨員，黨費(fèi)也交了幾年了，結(jié)果在整理檔案時(shí)卻找不到入黨申請(qǐng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說他還沒有入黨，不是黨員，諸如此類的事情絕非巧合。我們進(jìn)一步究其原因：

1.各個(gè)高中學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的見證資料，記錄著學(xué)校有怎樣的過去，有怎樣的教師團(tuán)隊(duì)，送出了一批又一批如何優(yōu)秀的學(xué)生等等。如果這些檔案資料管理得當(dāng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)這些資料運(yùn)籌帷幄、很好的規(guī)劃學(xué)校的未來。但遺憾的是，以前幾乎所有的高中學(xué)校對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)其重要性，學(xué)校的檔案資料也是常年束之高閣、無人問津、落滿灰塵 。這樣檔案就成了一種擺設(shè)，當(dāng)然也不能很好的發(fā)揮出它的利用價(jià)值，更不能給我們的工作提供任何幫助。

2.不能選用優(yōu)秀的檔案管理員。接觸過過去高中學(xué)校檔案管理員的人都知道，過去的檔案管理員都是些快要退休的老教師、老同志，或者是些不在一線的教師擔(dān)任。并不是說這些管理員不夠稱職而是檔案管理絕非是件易事，不是隨便什么人都能擔(dān)此重任的。首先，高中學(xué)校每年流動(dòng)的學(xué)生數(shù)量很大，再加上教職工，所以檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)也很大。而過去的檔案管理方式又很傳統(tǒng)。所有的信息資料都要檔案管理人員手工錄入，且不說這樣的方式帶給管理人員的工作量有多大、工作效率有多低而且不免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)錄或漏錄，導(dǎo)致信息出現(xiàn)偏差、遺漏甚至張冠李戴，還有在錄入過程中信息的保密性誰又能保證？

3.查閱不方便，更新更是難于上青天。高中學(xué)校每年檔案的數(shù)據(jù)都要大幅度變動(dòng)且信息量又多。如需要查找檔案時(shí)，很是繁瑣。在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式下，高中學(xué)校檔案因?yàn)殚L年累月的積累，產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)是無法預(yù)測(cè)的，再如果用手工方式去查去更新，簡(jiǎn)直就是大海撈針。所以高中學(xué)校的檔案現(xiàn)狀就是用時(shí)很難找，不用時(shí)又嫌礙事。這樣就會(huì)嚴(yán)重影響和制約高中學(xué)校檔案管理的有效作用和使用效率。

鑒于以上種種幾點(diǎn)，我們不難看出，傳統(tǒng)的高中學(xué)校的檔案管理工作基本處于癱瘓狀態(tài)。那么，為何不利用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理呢？

二、信息技術(shù)的特點(diǎn)

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)不僅被廣泛應(yīng)用到教育教學(xué)當(dāng)中，而且因?yàn)楝F(xiàn)代信息特有的處理技術(shù)，正以極快的速度深入到高中學(xué)校的檔案管理中，利用信息技術(shù)來管理檔案，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中難以解決的許許多多問題。

眾所周知，信息技術(shù)是用電腦來進(jìn)行操作完成的，其最大的優(yōu)點(diǎn)就是儲(chǔ)存量大、查閱方便、處理迅速、準(zhǔn)確率高。我們可以利用信息技術(shù)獨(dú)特的文字處理軟件，加上表格和圖形分門別類地歸類和整理檔案資料，使檔案資料的管理更加規(guī)范、更加合理、更加科學(xué)，那么無論是對(duì)檔案管理人員還是需要查找檔案的人員豈不是更方便更快捷？

利用信息技術(shù)來管理檔案，就是要把檔案資料完完全全儲(chǔ)存到電腦固定統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而輸入過程由檔案管理員來操作完成的，如果再使用電子加密技術(shù)，對(duì)不同類別的檔案資料進(jìn)行加密。這樣一方面不會(huì)存在閑雜人員因?yàn)楦Q視機(jī)密檔案而泄密的情況；另一方面也改善了檔案資料儲(chǔ)存的條件和環(huán)境，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料因被蟲咬被水浸而損壞的情況，更不會(huì)出現(xiàn)檔案資料霉?fàn)€，字跡褪變而模糊不清的情況，增加了檔案資料的保存壽命；除此之外信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息自動(dòng)檢索的同時(shí)也可以遠(yuǎn)程輸送。這樣既提高了學(xué)校檔案管理的效率又保證了學(xué)校檔案的質(zhì)量。

三、使用信息技術(shù)管理檔案需要注意的細(xì)節(jié)

高中學(xué)校檔案信息化管理工作紛繁復(fù)雜、資料眾多、保密性強(qiáng)，檔案信息化管理工作就是要把管理工作做到最優(yōu)化。所以對(duì)檔案管理員的要求也相對(duì)較高。高中學(xué)校檔案管理工作必須具備：一是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理；二是要掌握與檔案信息處理有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)。掌握檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用方式：即檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索，檔案自動(dòng)儲(chǔ)存和檢索；檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理；計(jì)算機(jī)輔助立卷；檔案自動(dòng)標(biāo)引；檔案資料的自動(dòng)編輯、文檔一體化自動(dòng)管理；檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制；字跡褪變檔案的信息增強(qiáng)和恢復(fù)性處理。

正因如此，高中學(xué)校檔案管理員，必須要有較高的素質(zhì)、知識(shí)儲(chǔ)備量要大、工作能力強(qiáng)、熟練掌握信息技術(shù)，嫻熟利用電子計(jì)算機(jī)來制作、使用和維護(hù)檔案文件，否則無法真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。也只有這樣的人員才有較強(qiáng)的分析問題的能力和編研水平，才會(huì)把現(xiàn)代信息技術(shù)靈活地準(zhǔn)確地運(yùn)用到檔案信息化管理之中，使高中學(xué)校的檔案信息化管理工作趨于完善、優(yōu)化，提高工作效率。其次，管理員還要有很高的人格修養(yǎng)和職業(yè)操守，以至于許多機(jī)密檔案資料才不會(huì)被泄露。作為信息技術(shù)檔案管理員，要善于學(xué)習(xí)，善于吸收新觀念、新思想、新方法、新知識(shí)，及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。力求把現(xiàn)代信息化技術(shù)最大程度的運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

高中學(xué)校檔案牽引著學(xué)校的過去、現(xiàn)在和未來，高中學(xué)校檔案管理是否到位，檔案資料文件的使用是否得當(dāng)有效，關(guān)乎著學(xué)校的未來發(fā)展和出路。科技是社會(huì)發(fā)展的第一生產(chǎn)力，所以要想使高中學(xué)校發(fā)展的更好、走的更長遠(yuǎn)，就要利用信息技術(shù)來管理學(xué)校檔案資料文件，既做好檔案信息技術(shù)管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員，只有轉(zhuǎn)變思想、接受新事物，才會(huì)真正享受到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來的便捷。也只有把現(xiàn)代信息化技術(shù)最大程度的運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能的必要性》周麗萍、斯日格楞.2001年12月， 豆丁網(wǎng)

[2]《計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用》.樊莉麗.《中國管理信息化》.2014年底2期

[3]淺談信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].陳燕.科技信息.2009（15）