民辦應(yīng)用型本科高校二級學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀及解決對策探析

摘 要：SY學(xué)院作為民辦教育的重要組成部分，在西部教育的改革進(jìn)程中發(fā)揮了重要作用，作為聯(lián)系校院兩級的綜合管理辦公室，在其發(fā)展進(jìn)程中起到了樞紐作用。本文首先闡述了綜合辦管理現(xiàn)狀；然后從四個(gè)方面剖析了存在問題，最后提出了解決對策，以其能夠促進(jìn)民辦高校二級學(xué)院辦公室的管理再上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：民辦高校；應(yīng)用型本科；二級學(xué)院；辦公室管理

我國民辦高校始于上個(gè)世紀(jì)的八十年代，經(jīng)過了近30年的發(fā)展，目前已成為我國教育體系中不可或缺的部分。黨的十九大，提出：要完善職業(yè)教育和培訓(xùn)體系，深化產(chǎn)教融合、校企合作。加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展。這首先肯定了，民辦教育在國民教育體系中地位，同時(shí)也為民辦教育改革指明了方向。

民辦高校實(shí)行校院兩級管理模式后，二級學(xué)院辦公室成為連接校院之間的紐帶，起著溝通上下、協(xié)助左右的作用。隨著民辦高校管理工作不斷向二級學(xué)院深入，二級學(xué)院辦公室承擔(dān)的工作日趨繁重和復(fù)雜化。筆者以SY學(xué)院二級學(xué)院綜合辦為例，進(jìn)行逐一闡述。

一、SY學(xué)院二級學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀

SY學(xué)院二級學(xué)院辦公室簡稱綜合辦，其人員由綜合辦主任和分管的干事組成，各二級學(xué)院構(gòu)成人員數(shù)量不等，少則兩人，最多七人，通常是3-5人。綜合辦的員工平均年齡32歲左右，女性職工占90%以上，主要由本校的留校生或者外聘人員組成；文化層次本科占90%以上，研究生層次的很少，涉獵的專業(yè)包括文學(xué)、財(cái)會(huì)、計(jì)算機(jī)、思政等；工作范圍廣泛；員工薪酬主要由基本工資和績效工資兩部分組成。

二、SY學(xué)院二級學(xué)院辦公室管理存在問題

1.人員緊缺、經(jīng)驗(yàn)不足，管理效能低下

綜合辦工作范圍廣泛，如排課、課酬成本管理、科研、考務(wù)、工會(huì)、招生宣傳、固定資產(chǎn)管理、印章、文件簽收等事務(wù)性工作。她們不但要參與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子重大問題的討論，還要處理日常業(yè)務(wù)、協(xié)調(diào)上下和內(nèi)外。而綜合辦的員工，幾乎都是從學(xué)校畢業(yè)，又走進(jìn)學(xué)校，社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏。每天的精力主要忙于應(yīng)付事務(wù)性工作，忽略了其他職能，無暇思考管理問題，導(dǎo)致綜合辦管理效能低下。

2.服務(wù)意識(shí)薄弱

綜合辦工作“細(xì)、繁、雜”，隨著教學(xué)、科研工作地位的不斷強(qiáng)化，綜合辦的工作職能被弱化，綜合辦被淪為辦事機(jī)構(gòu)，處于附屬地位，工作人員被動(dòng)地工作。如，每學(xué)期的開學(xué)前夕，教師授課的課表、平時(shí)成績登記表的打印，很多學(xué)院都是授課教師到綜合辦逐一要求打印；期末課程成績的錄入密碼，也得授課教師親自到綜合辦要。她們對自己負(fù)責(zé)的工作，缺少思考與整合，有些成規(guī)律性的工作不會(huì)早作計(jì)劃和安排，處理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)愛答不理，服務(wù)意識(shí)相當(dāng)薄弱。

3.規(guī)章制度不完善，執(zhí)行不徹底

綜合辦普遍存在著制度不完善，缺乏一套完整的制度體系，或者有制度但沒有及時(shí)修訂，與學(xué)院的發(fā)展不相適應(yīng)。在工作任務(wù)不明確，管理混亂無序的情況下，經(jīng)常有章難循。受其他因素的影響，制度的執(zhí)行往往難以落到實(shí)處，甚至根本無法執(zhí)行，制度成了擺設(shè)，其效力完全依靠人去賦予。

4.薪酬結(jié)構(gòu)不合理，個(gè)人發(fā)展緩慢

綜合辦員工的薪資主要由基本工資和績效工資兩部分組成，相對于本地其他兄弟院校來說工資總額偏低。綜合辦員工90%以上為已婚女職工，她們中的要么丈夫太忙，要么面臨孕育后代，所以大家對薪資沒有太高的要求，只要工作輕松就行。她們在工作中，不會(huì)對自己的工作主動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃，一切聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮，不去思考領(lǐng)導(dǎo)的決策是否會(huì)上下暢通，也不會(huì)把其他員工向她們反映的問題主動(dòng)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。另外，年末的考核主要是部門內(nèi)部考核，由于工作事務(wù)繁忙綜合辦主任通常采取平均主義，即使偶爾有差別，也非常微小。對她們來說，干多到少一個(gè)樣，不求有功但求無過。有的員工，入職十多年，學(xué)歷沒有提升、職稱沒有評、論文沒有發(fā)表一篇，個(gè)人進(jìn)步非常緩慢。

三、解決對策

通過以上分析，可以看出SY學(xué)院二級學(xué)院綜合辦管理中存在的問題，歸根結(jié)底還是人的問題。筆者經(jīng)過長時(shí)間的調(diào)查研究，歸納總結(jié)了以下解決措施。

1.整合現(xiàn)有人員，調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)

從某一個(gè)二級學(xué)院來說，綜合辦確實(shí)存在人員緊缺，但是從總體上看，全校十二個(gè)二級分院綜合辦人員數(shù)目的確不少。人事處應(yīng)該對全校的二級學(xué)院綜合辦進(jìn)行摸底，對綜合辦員工進(jìn)行適當(dāng)調(diào)配，盡量做到各分院人員均衡。其次，調(diào)整目前的薪酬結(jié)構(gòu)。一是適當(dāng)提高綜合辦員工的薪酬總額。二是調(diào)整目前的考核方案，不但要在部門內(nèi)部進(jìn)行考核，還應(yīng)該把教師的評價(jià)意見、學(xué)生的評價(jià)意見也納入考核方案。此外，還應(yīng)該將創(chuàng)新服務(wù)納入考核范圍。三是除了貨幣化的薪酬，還有必要引進(jìn)非貨幣化的薪酬，如年終旅游、外派進(jìn)修學(xué)習(xí)等。目前二級學(xué)院的綜合辦主要對內(nèi)服務(wù)，隨著分院學(xué)科建設(shè)的發(fā)展和校企合作的推進(jìn)，綜合辦將成為二級學(xué)院發(fā)展的一塊招牌，不論是外在的形象還是內(nèi)在的服務(wù)意識(shí)都將影響到學(xué)校的建設(shè)發(fā)展。

2.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升員工自身文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

隨著大學(xué)教育的改革，辦公室業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出新的變化特征。綜合辦員工要想當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，必須提高文化素質(zhì)。文化素質(zhì)是順利完成工作任務(wù)的根本保證。業(yè)務(wù)能力是指從事業(yè)務(wù)活動(dòng)的人員在完成業(yè)務(wù)工作過程中所具備的綜合能力體現(xiàn)，包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、獨(dú)立勝任能力。文化素質(zhì)方面，綜合辦員工首先要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，利用寒暑假和閑暇時(shí)間不斷充電，其次可以報(bào)考在職研究生，進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)。綜合辦的工作具有“細(xì)、繁、雜”的特點(diǎn)，涉及的面比較廣，包括統(tǒng)計(jì)學(xué)、秘書學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、檔案學(xué)、心理學(xué)等，對員工的綜合素質(zhì)要求比較高，可以通過網(wǎng)課、專題講座等方式提升業(yè)務(wù)能力。

3.要具備良好的心理素質(zhì)

綜合辦工作“細(xì)、繁、雜”，臨時(shí)性、突發(fā)性工作比較多，甚至有時(shí)出力不討好，稍有不慎，既得罪領(lǐng)導(dǎo)，又引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、部門及教師諸方面的矛盾，造成員工心理壓力大，容易產(chǎn)生煩躁情緒。SY學(xué)院二級學(xué)院綜合辦90%的是女職工，研究表明：女性員工的抗壓能力要強(qiáng)于男性，這應(yīng)該是個(gè)良好的基礎(chǔ)條件。所以，員工在工作中，首先要心態(tài)平和，要秉持一顆平常心對待工作，始終保持充沛的精力開展工作。其次要保持平靜的心態(tài)，當(dāng)工作中被誤解時(shí)，不能消極懈怠，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)申訴。第三要心胸寬廣，樂于奉獻(xiàn)。

4.完善規(guī)章制度，規(guī)范管理

辦公室業(yè)務(wù)事務(wù)性工作比較多，但與教學(xué)、科研有關(guān)的內(nèi)容有著很強(qiáng)的規(guī)律性。綜合辦應(yīng)該明確工作內(nèi)容，制定工作計(jì)劃，以嚴(yán)謹(jǐn)、流程化的工作行為做保障，規(guī)范綜合辦員工的工作程序，明確操作流程和規(guī)范要求，加強(qiáng)分工與協(xié)作，做到忙而不亂。定位精準(zhǔn)，保證制度的可行性和執(zhí)行性，形成激勵(lì)機(jī)制和執(zhí)行力合二為一綜合辦管理體系，形成公平競爭的良性循環(huán)。

5.強(qiáng)化信息化管理，促進(jìn)綜合辦工作簡潔高效

當(dāng)前是信息爆炸的時(shí)代，工作節(jié)奏快，精準(zhǔn)度要求高，互聯(lián)網(wǎng)、云時(shí)代、大數(shù)據(jù)已經(jīng)遍布世界各地，綜合辦的管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。充分利用校園網(wǎng)平臺(tái)，大力推進(jìn)辦公信息化平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理，不但提高了信息傳輸?shù)乃俣群凸ぷ餍剩€節(jié)約了時(shí)間和人工成本，真正體現(xiàn)辦公的簡潔、高效。

綜合辦是SY學(xué)院各二級學(xué)院的“樞紐”和“窗口”，發(fā)揮著承上啟下、顧左聯(lián)右的作用。因此，提高綜合辦的管理工作效能，能夠促進(jìn)二級學(xué)院打造品牌、凝練專業(yè)特色。

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作者簡介：

鐘萍（1977--）女，云南峨山縣人，西安思源學(xué)院商學(xué)院講師，主要研究方向：高校辦公室管理、政府審計(jì)。