淺談教師培訓檔案的規范數字化管理

傅力

[摘 要] 在新時代教師培訓工作中，檔案數字化管理顯得尤為必要，試圖從原始紙質檔案為基礎、掃描轉換數字為主體、拷貝備份維護為保障、檔案利用便捷為責任等方面的實踐，為教師培訓檔案的規范數字化管理工作提供一點助益。

[關 鍵 詞] 教師培訓；檔案；規范；數字化；管理

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）07-0104-02

新時代教育事業發展，對教師的要求越來越高，教師必須不斷參加各種層次的培訓來提高自己；《教育部關于大力加強中小學教師培訓工作的意見》和《教育部關于深化中小學教師培訓模式改革全面提升培訓質量的指導意見》相繼出臺后，教師培訓機構的工作也越來越多。筆者所在的嘉興教育學院是一所集基礎教育教學研究、職業與成人教育教學研究、中小學教師與校長培訓、教育科學研究、成人高等學歷教育、各類社會培訓于一體的市級高等院校，具有培訓、教研、科研和指導的職能，是嘉興市基礎教育教研、職業與成人教育和教育科研的指導中心和中小學教師教育的主陣地，僅在中小學教師培訓這方面而言，在“十二五”規劃期間（2011—2015年），共計培訓人數達75510人次，舉辦各類培訓項目班1114個。其中教師培訓開設班次項目達1094個，參培教師達74877人次，干部培訓班開設班次項目20個，參培人員達633人次。以上數據表明培訓工作力度之大，節奏之快，數量之多。

面對這樣的情況，教師培訓檔案只有規范數字化管理才能適應新時期的發展。

一、教師培訓檔案數字化管理的依據

檔案是人們在社會活動中形成并保存起來以備查考的文件，需要通過查閱檔案記錄，了解歷史、制定計劃、處理公務，使決策更科學，辦事更高效。沒有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續性、科學性[1]。檔案為工作開展提供可靠憑據，起著重要的參謀助手作用[2]。

信息技術的迅速發展為廣泛應用促使檔案數字化建設提供了方便，國家檔案局先后發布了一系列文件：《全國檔案信息化建設實施綱要》《檔案事業發展“十一五”規劃》《檔案事業發展“十二五”規劃》和《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，明確數字檔案館（室）建設的具體內容，提出要“加快數字檔案館建設步伐”。

檔案數字化，一般是通過一定的技術手段，將存儲在傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為數字形態存在的、計算機可識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索和維護的過程。[3]“檔案信息數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫[4]。

所以，教師培訓檔案采用檔案數字化管理，既可以有效地避免紙質檔案資料因數量過多、存放時間較長、翻閱次數過多而產生的資料丟失或破損問題，又使檔案查找方便，提高了檔案的利用價值。

二、教師培訓檔案規范數字化管理的實踐

借著創建規范數字化檔案室的東風，學院劃撥了專項經費，配備了電腦、方正A3專業掃描儀，為數字化管理創造好了硬件設施。同時，檔案管理人員進行專業化掃描業務學習，力求在檔案數字化過程中做到規范無誤。

（一）以原始紙質檔案為基礎

教師培訓檔案作為教師繼續教育行為軌跡的完整原始記錄，其內容涉及多樣，而數字化管理的基礎在于收集整理原始紙質材料。

我院教師培訓涵蓋面非常廣，以2016年為例，學院各類培訓班共計79個，有大市級涵蓋各學科的嘉興市第四期名教師培訓班、第十一批市學科教學帶頭人培訓班，有科研類的市級第十一期教育科研骨干教師高級研修班，有涉及普通高中、義務教育階段語文、數學、外語、政治、歷史、地理等學科的短期培訓班，有職業教育類的工藝美術、醫護、服裝設計、旅游、數控專業等教師培訓班。這79個培訓班的檔案材料涉及培訓方案、課程安排、理論與實踐培訓分組活動、學員參加培訓記錄、培訓考試內容及成績記錄、學員論文、學員學習證書號及驗印表、培訓總結、學員對培訓的評價反饋等眾多內容，需要按培訓類別一一組卷裝訂成集。在收集整理階段本著檔案的本質屬性是原始記錄性的要求，務求在組卷時，既要留存具有價值的部分，又要剔除一些重復性的材料，這樣既提高了檔案的質量，又便于數字化后的查考利用。

（二）以掃描轉換數字為主體

全部文件（包括WORD、EXCEL、照片等）的掃描轉換為PDF文件，經過數字化處理，分門別類制作成電子檔案，同時編制查找目錄，也成為教師培訓檔案的原始依據。

以我院為例，一份完整的教師培訓檔案收集時的形式可能是紙質的一份份材料，也可能是WORD格式的通知、EXCEL格式的學員名冊、PPT格式的培訓內容、JPEG格式的學員畢業合影、網頁形式的大型培訓班活動報道的電子材料等，再加上從省師訓平臺上下載的參訓教師評教反饋的統計表截圖等。這些還僅僅是未經處理的電子材料，不能稱之為檔案，還不能組成一個電子檔案。那么首先，就要將這些不同形式的材料刪選，選取有存檔價值的電子檔案，將其轉化成不可更改的PDF形式，合成一個電子檔案，保證了原始性。其次，要將電子檔案中涉及的培訓學科、培訓人員以卷內目錄的形式呈現，這樣便于后期的查找。再次，將其中涉及的照片單獨列出，形成電子照片檔案，為今后制作教育培訓展提供服務。這樣形成的教師培訓檔案數字化的表達方式，即電子檔案，納入數據庫，與紙質檔案形成“雙套”存在，為今后提高查閱和利用價值創造有利條件。

（三）以拷貝備份維護為保障

按照規定，永久及30年保存的檔案需要移交市檔案局，在移交傳統載體檔案的同時，相應的檔案數字副本也需移交市檔案局。因此，我們按規定將需永久及30年保存的紙質檔案每十年移交市檔案館保存，電子檔案則每年均上掛嘉興市檔案局集中式系統中保存，這樣紙質檔案與電子檔案的“雙套式”保存在市檔案局。為了避免電子檔案保存發生意外，我們在電子檔案上掛市檔案局集中式系統之后刻錄光盤備份在我院檔案室數據庫，并隨時檢查維護，定期對載體及其軟硬件環境進行檢測，根據需要，做好相應的數據遷移、轉換工作，這樣保證了檔案的長期保存，確保我院自身檔案的完整性，也為提供目錄和相關全文查閱服務，實現數字檔案的全文檢索打好了基礎。

（四）以檔案利用便捷為責任

要提高檔案利用價值，當然就要提供便捷的服務，這就是責任所在。我院教師培訓2008年之前的紙質檔案已經移交到嘉興市檔案局，電子檔案按照要求上一年的檔案均上掛到嘉興市檔案局集中式系統中。集中式系統并不通過外網對外開放，各學校不能自行查閱，必須由移交單位檔案管理員才能查閱。而根據上級行政部門要求，培訓學分作為教師資格定期注冊、教師考核和職務（職稱）聘任的重要依據，而檔案的數字化管理，查閱和利用教師培訓檔案，這就顯得更為便捷。因為教師培訓檔案數字化管理能讓檔案管理員快速地通過系統，輸入教師名字或者培訓學科名稱，直接查找到該教師或培訓學科的具體情況，并且通過導出PDF或輸出打印，蓋上我院教務處章，一次完成查閱，（當然在市檔案局也能按此法查詢到，但根據有關規定教師繼續教育證明必須要教師培訓部門蓋章才有效，那要多跑一趟）這個快速查閱的基礎，就是憑借了完整完善的數字化管理。另外，萬一系統出現故障，管理員還得要到檔案局查閱紙質檔案，而我院備份建立完善的數據庫后，使檔案利用更為便捷、更有價值。

我院檔案室不斷完善檔案數字規范化管理，使教師培訓檔案所反映的每項培訓的具體情況，不僅為教育行政部門決策提供了參考價值，為培訓機構工作的開展與改進提供依據，還為教師的成長等提供了幫助，增加了利用廣度。2015年被評為嘉興市級規范數字化檔案室，2017年又被評為浙江省級規范數字化檔案室。

在實踐的過程中，筆者發現還有待進一步改進之處。比如，在收集整理教師培訓檔案過程中，檔案管理員可能存在對相關專業材料上的區分困難，所以需要兼職檔案員從旁輔助，以免缺失有價值的檔案材料；我院培訓班次密集，培訓檔案多樣，是否能整合或簡化部分檔案內容，增加檔案實際利用率，也是下一步亟待解決的問題。當然，教師培訓檔案數字化管理還剛起步，不少工作還需要我們不斷改進，只要我們不斷學習、不斷思考，定能在新時代讓檔案發揮更大的作用。

參考文獻：

[1][2]浙江省檔案局.檔案事業概論[M].北京：中國檔案出版社，2009.

[3]浙江省檔案局.檔案工作務實[M].北京：中國檔案出版社，2009.

[4]馮慧玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006.