Mindoc基于Wiki的知識管理系統在圖書館數據中心文檔管理中的應用

宋小錄

[摘 要] 面對圖書館數據中心業務越來越多，文檔需要多人更新及共享，圖書館數據中心文檔管理需要技術手段創新。闡述了文檔管理軟件Mindoc在數據中心文檔管理中的應用方案、效果及經驗啟示。結合這幾方面實踐說明了Mindoc在文檔管理中的應用價值，也提出了擴展應用的價值，以期拋磚引玉。

[關 鍵 詞] 圖書館數據中心；文檔管理；wiki

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）07-0100-01

鄭州大學圖書館數據中心是一個為全校提供數字資源現代化服務和致力于服務水平現代化的基礎數據中心，是為全校師生知識獲取、分享及生成新知識提供主要保證的基礎平臺。各應用系統的文檔在不同人員手中，而且版本不統一。基于以上問題，通過系統部人多方實踐，提出了解決方案——利用開源Mindoc軟件，建立基于Wiki進行協同創造分享的文檔管理系統。

一、功能概述

Wiki（多人協作的寫作系統）是一種在網絡上開放且可供多人協同創作的超文本系統，如果其他人編輯覆蓋了正確和應該保留的信息，可以很方便地恢復。MinDoc是一款針對IT團隊開發的簡單好用的文檔管理系統。主要功能支持項目（在本Mindoc軟件中，開啟一個主題的編輯是發起一個項目，以下提到本軟件中的項目，其意思和這里表達相同）編輯、更改及成員添加，支持多人編寫和歷史版本恢復合并等。上面是Mindoc的介紹，而且本軟件是完全開源。系統文檔屬于一個機構核心資料，而且本軟件開源。作為圖情人認為功能特點是Wiki的協作編寫，而且可以選擇每人有各人的私有項目，而且項目分享可以選擇只讀、編輯或者管理分享。作為是一個類Wiki軟件可以記錄和比較任何一個不同人編輯版本差異而且支持版本回溯。

二、mindoc在數據中心文檔管理中的應用

1.部署。從github按照安裝說明或者安裝源碼或者安裝編譯好的，配置一臺帶系統服務器，安裝調試，弄好備份方案等，啟用系統。

2.為了文檔的安全。因為文檔記錄各個核心信息，選擇ssL加內網運轉，通過管理員權限在后臺打開軟件的個人注冊功能成為本系統用戶。

3.使用中，因為很多公司或者協作單位或者人員等在外部，為使這些人員能夠安全地使用本系統，使用了系統內部人員以前基于nginx配置的安全訪問行為探測和反向代理機制。

4.使用過程。先把個人認為應該大家共同編寫和使用的服務維護信息發在相關的項目里面，而且把相關的需要查看和修改人員加入成員。之后試運行，在試運行了近一個月之后，逐步地與相關同事建立了相關項目，而且也把需要查看的相關信息人員加為成員。在部室內部因為有領導的大力支持運行還不錯，但很多和其他部室或其他單位有托管關系的公司、部門或者機構，溝通就不是特別順利，有的認為信息不能共享，也許有的也確實不能共享，但是站在學校性質和大的立場上這些信息必須共享。

5.運行效果。通過盡力地推廣，經過半年的運行，里面各種項目已經有200多個，成員數也大幅度地增加。而且慢慢演變到以一個相關事情作為一個項目，并不只限于數據中心文檔了。特別是這個協作編寫功能，配合各人相關的賬號，文檔都是自動更新的，現在大家的習慣都是共同從系統查詢相關機器維護信息；而且可喜的是這個系統成為很多人的私人筆記。當然也有很多問題，比如，文檔管理系統需要不斷迭代的過程，需要站在一個大的角度，利用行政手段管理的過程。下面在經驗啟示中會具體分析。

三、經驗及啟示

1.工作分散、不便于管理的問題得到了改善，回首那種分散的標準文檔管理階段，數據中心運行簡直是一個噩夢。

2.文檔共享中和其他單位的溝通和全館相關業務的共享中，很多不是本部室人員認為這些是他管理的信息，不需要給其他人共享。這需要領導的上層規劃：一個大單位是一盤棋，利用科技能提高辦公效率。而且圖書館一個很大的功能就是研究信息的共享，先把自身管理的資源信息在管理層面的管理人員中共享，之后再研究這些資源的共享將是一個相當快的方案。而且從意識上認識到圖書館資源管理的手段也需要工作流再造。

3.擁抱開源，利用開源，因為軟件是開源軟件，而且本系統人員也加入了相關的系統討論QQ群，也提交了一些issue，目前計劃fork及pull一個分支開發。

4.數據中心文檔管理結合和業務的協同管理，保證了多人管理的便捷性，也方便信息的二次利用。下一步本軟件要爭取記錄圖書館的電子資源資產的管理信息，為圖書館摸清數字資產，協同管理數字資產，為下一步打通數據資源孤島和大數據分析乃至新知識生成打下堅實基礎。

5.把一個個單獨的文檔編輯使用人員看成一只只蜜蜂，他們共同按照一種看不到的力量最終實現了一個大的群體行為，而每個人的知識又是其他人編輯的原因，這里面沒有特別必須依靠的中心。按照凱文·凱利的理論蜂群思想：因即是果思想及非中心思想——在本文檔編寫中任何人都是貢獻者也是文檔的使用者，本軟件可以經過迭代成為一個為全館或者全校師生提供協作創新，為全館建立分級的知識協作平臺，解決員工信息溝通和協作辦公。圖書館的新方向就是協作創新、資源分析評價和新觀點生成乃至因為前面的基礎為資源找人和為人找資源。而本項目因是開源項目，可以根據需求重新開發，可以利用各方力量完成開發，也可以利用本系統的源碼加上我們的需求鍛煉學生，增加其接觸實際項目的機會。

參考文獻：

凱文·凱利.失控：全人類的最終命運和結局[M].新星出版社，2010.