淺談民辦高校教學秘書工作

【摘要】教學秘書作為高校學院基層的教學管理人員，在教學和科研的管理中起著上傳下達、聯系左右的重要作用。教學和科研的管理工作和其他現代化管理一樣，其基本要素，包括人力、物力、機構和規章制度等。這幾個要素中尤其以人為特殊，人既是掌握管理手段的管理者又是被管理者，現代管理之所以認為人是最重要的因素，是因為人有巨大的能動性。從這個意義上說，要想做好教學秘書工作，在提高自身能力的同時也要處理好與上下級以及與同事之間的關系。

【關鍵詞】教學秘書；工作職責；問題

一、民辦高校教學秘書的主要職責

教學秘書是各院系承擔教學管理工作的專職人員，負責處理院系內的有關教學事務，保證本部門各專業教學計劃的正常執行，負責管理教學信息的收集、綜合、整理工作，為部門和上級領導提供決策依據、及時跟蹤、監督教學過程，發現問題及時解決，并及時向教務部門和相關領導匯報，使問題得到及時調整。所以，教學秘書是教務處和院系之間教學組織和管理的橋梁和紐帶，不僅協調教務部門、教師、學生之間的關系，又要完成院系內部的教學管理和組織工作，所以教學秘書是高校管理隊伍中的一個重要組成部分。

然而，民辦高校由于其特殊性，其教學秘書工作除了以上職責之外，還兼顧了以下職責：（1）負責任課教師的調、停課工作，及時向教務處呈報教務處調、停課申請表，經批準后安排相關教師辦理手續。（2）負責學生期末成績以及期末考試試卷的匯總整理及上報工作。

二、民辦高校教學秘書工作中的常見問題

（一）工作未受到充分重視

普通高校最核心的工作就是本科教學，而教學秘書又是負責全面教學活動的最直接的管理者。很多人甚至是系部領導不能清楚地認識教務工作，認為教務工作只是簡單的接打電話、收發文件等事務性工作，對教學秘書工作的支持力度遠遠不夠。另外，有些科目組長或者教研室主任不能擔負工作責任，把一些通知和統計類的事務性工作讓老師直接對接教學秘書，容易出現一個教學秘書對接幾十個老師的情況，給教學秘書增加了繁重的工作量。教學秘書的工作頭緒多，事情繁雜，接口對象多，出了問題總是要教學秘書承擔責任，出了成績往往歸功于領導和老師，這樣嚴重挫傷了教學秘書工作的信心和積極性。

民辦高校的教學秘書工作更是得不到應有的重視，在長期的工作中都是一人承擔幾人工作量，人員配備不充分，職務與責任不對等，收入與工作量不對等。雖然有一定的管理權限，但是有責無權，給實際工作的開展帶來了較大困難。

（二）缺少培訓學習機會

教學秘書崗位做的都是事務性的工作，許多教學秘書都是“無證上崗、摸著石頭過河”，缺乏專業系統的上崗培訓，都是根據自己的經驗，在工作中邊學習邊積累。隨時隨地保障教學工作的正常運行，很難抽出時間進修和深造，導致視野不寬闊，儲備知識不能與時俱進，阻礙了創新能力和整體素質的提高。

三、工作中常見問題的解決方法（一）建立更加完善的制度保障

教學秘書的工作對象是“一人對多人”，對上要對接教務處的各個行政單位和自己院系的領導，對下要對接院系幾十名教師。在對教學秘書工作的考核中，教務處、自己院系領導、教師均可對教學秘書進行評分評定，但是教學秘書無法評定其他對象，嚴重造成了教學秘書崗位有責無權，身在管理服務崗位，卻只能力盡服務功能，無法開展管理權限，教師不配合，工作難開展，也難以對教師有約束力。健全雙向評分的考核制度，對上對下都形成雙向的約束力，在為師生提供服務的同時也能更好地進行管理工作。

（二）完善教學秘書人員配置

教學秘書不是三頭六臂的神，教學秘書往往一人承擔多人工作，一個人做整個院系的教學管理服務工作，教務處的教學運行科、學籍管理科、考務科、教材與實訓科、督導室乃至科研處等眾多行政單位都是直接對接系部的教學秘書，教學秘書在收到各種工作任務的布置、通知的下達以后又需要傳達到各位院系的老師，整個工作機制猶如一個漏斗，統統經過教學秘書這一個口，所以面對繁重的工作量，教學秘書都是超負荷在工作，應該完善院系的教學秘書配備，使教學秘書工作也能模塊化、專業化，而不是滿盤抓，不利于教學秘書的個人成長，也不利于學校的長效發展。

（三）重視提高教學秘書本身的綜合素質

定期或者不定期的對教學秘書開展有關教學管理方面的培訓，使得教學秘書可以系統地學習到教學管理方面的知識理論；給予教學秘書外出參觀學習的機會，可以學到其他院校先進的教學管理經驗，和其他教學秘書互相探討交流，接觸新思想、新理念，共同提高業務水平；給教學秘書進修的機會，加強理論知識的學習和全面素質的提高；關注前沿的教育教學方面的動態，提高自身的整體水平。

四、結語

綜上所述，教學秘書的工作本身是高校教學管理工作中不可或缺的一個部分，但是由于民辦高校體制等原因，大部分民辦高校對教學秘書崗位不重視，因此民辦高校的教學秘書工作者在工作中面臨眾多問題。教學秘書的工作直接影響院系正常的教學秩序，教學秘書應該正確認識自己所處的位置和使命，應總結經驗教訓，與時俱進，提高自身的綜合水平。學校也應針對教學秘書的崗位特點建立和完善院系教學管理質量的長效機制。

參考文獻

[1]李靜波.關于高校二級學院本科教學秘書工作機制研究[J].教育現代化，2017（09）：59～61.

[2]薛寶穎.對高校教學秘書工作的認識與思考[J].河北農業大學學報（農林教育版），2009，11（03）：316～319.

作者簡介：王泉（1987—），女，武漢學院法律系專職教學秘書。