人事檔案管理的作用分析

梁貞

【摘要】人事檔案管理工作是我國(guó)人事管理制度的重要組成部分，它對(duì)于每個(gè)人的一生都有重要憑證價(jià)值和參考價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人事檔案的管理將進(jìn)入信息化時(shí)代，而作為以人為載體的人事檔案有了更加廣闊的發(fā)展空間。我們只有與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，對(duì)人事檔案的管理不僅從制度上更新，更要從思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能推動(dòng)人事檔案工作更好地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；人事檔案管理；工作

企業(yè)員工人事檔案管理歷經(jīng)數(shù)十年發(fā)展與變革，隨著檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè)工作的需要以及檔案管理水平的提升，原有較為粗泛的管理已逐步向嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、科學(xué)的方向轉(zhuǎn)變，形態(tài)更顯便捷、細(xì)致、合理。完善人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最優(yōu)開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)新時(shí)期的企業(yè)管理具有重要的研究?jī)r(jià)值。

一、新時(shí)期人事檔案管理工作的作用

（一）人事檔案在單位選人用人上提供依據(jù)

人事檔案是對(duì)職工個(gè)人工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)的記載，是重要的人力信息資源，為人才戰(zhàn)略實(shí)施提供直接依據(jù)。根據(jù)人事檔案中的資料和數(shù)據(jù)，明確不同人才的不同優(yōu)勢(shì)，在選人用人，申報(bào)各項(xiàng)人才計(jì)劃、評(píng)價(jià)人才技能時(shí)提供方便、準(zhǔn)確、快捷的查詢(xún)利用，提供重要評(píng)價(jià)依據(jù)。

（二）檔案數(shù)據(jù)分析促進(jìn)人力資源合理配置

做好人事檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，全面掌握本單位中的人才結(jié)構(gòu)，可以節(jié)約管理成本，提高工作效率，為培養(yǎng)和選拔高素質(zhì)人才并留住、用好人才出謀獻(xiàn)策。通過(guò)定期分析人事檔案數(shù)據(jù)，對(duì)缺少后備人才或某一研究方向空白的學(xué)科，有針對(duì)性地補(bǔ)充、引進(jìn)、培養(yǎng)學(xué)科發(fā)展所需人才，構(gòu)建合理人才梯隊(duì)，促進(jìn)人力資源科學(xué)配置。

（三）公開(kāi)模范人才檔案信息，激勵(lì)人才隊(duì)伍建設(shè)

通過(guò)針對(duì)性的公開(kāi)人事檔案信息，宣傳和樹(shù)立模范人物和先進(jìn)典型，學(xué)習(xí)先進(jìn)模范的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和先進(jìn)事跡，彰顯先進(jìn)，督促后進(jìn)。倡導(dǎo)尊重知識(shí)、重用人才的風(fēng)氣，營(yíng)造比學(xué)趕超、奮發(fā)作為的良好氛圍。用賽馬機(jī)制激發(fā)人才潛能，使外在壓力與內(nèi)在活力并舉，不僅有利于內(nèi)部形成公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，公正選拔的用人環(huán)境，而且有利于調(diào)動(dòng)個(gè)人工作積極性和主動(dòng)性。

二、完善新人事檔案管理工作的措施

（一）重視管理，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在企業(yè)發(fā)展的全局統(tǒng)籌考慮和布局謀劃之中，納入整體工作安排，提供必須的人力、財(cái)力和物力保障，確保人事工作扎實(shí)有序穩(wěn)步推進(jìn)；二是企業(yè)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作政策性強(qiáng)、工作細(xì)致度要求高的主要特點(diǎn)，建章立制，制定并嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理工作人員守則》《崗位工作職責(zé)》《檔案查（借）閱規(guī)定》《檔案室管理規(guī)定》等與人事檔案工作息息相關(guān)的管理規(guī)定，規(guī)范崗位管理；三是工作中實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制、AB崗工作制，并納入企業(yè)績(jī)效考核辦法，確保各項(xiàng)工作有效執(zhí)行，對(duì)出現(xiàn)空崗、缺位的情況，需追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（二）加強(qiáng)選人用人工作制度建設(shè)

組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)完善本單位選人用人制度，對(duì)于干部選拔任用的基本原理、標(biāo)準(zhǔn)條件、程序方法和紀(jì)律要求等作出明確的規(guī)定，用制度的力量提升工作效率，規(guī)范工作流程，保障工作質(zhì)量，規(guī)避不必要的工作能量損耗。此外，要以工作目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)，深入調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取廣大干部職工對(duì)于干部工作的意見(jiàn)和建議，完善干部管理、人才選拔培養(yǎng)和使用制度建設(shè)，為建立符合單位實(shí)際工作需要的科學(xué)合理的干部管理體系打下良好的基礎(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)干部管理工作的制度化、規(guī)范化。各級(jí)組織人事部門(mén)要與時(shí)俱進(jìn)的推動(dòng)選人用人制度完善和發(fā)展，要根據(jù)選人用人工作的新要求，出現(xiàn)的新問(wèn)題對(duì)現(xiàn)有的工作制度進(jìn)行梳理、改進(jìn)和完善，不可朝令夕改，也不能墨守成規(guī)，要保證干部制度的科學(xué)性和實(shí)用性，使制度能夠有效指導(dǎo)選人用人的具體工作。

（三）更新檔案室硬件設(shè)備

針對(duì)目前檔案室硬件設(shè)備配備簡(jiǎn)陋、管理手段落后等問(wèn)題，首先應(yīng)以預(yù)防為主，建立人事檔案安全檢查制度，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患及時(shí)報(bào)告。適時(shí)配備高質(zhì)量的檔案柜，做到檔案室不準(zhǔn)有明火，按要求配套消防器材，管理人員熟練掌握使用方法，做到責(zé)任到人、分工明確、措施到位。檔案室密集架不得直接接地，配備除濕機(jī)，以防檔案潮濕。其次根據(jù)實(shí)際工作需要，檔案管理應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，將檔案管理實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步減少手工操作，以減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高服務(wù)質(zhì)效

利用率不高，是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中的突出問(wèn)題。現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案是最豐富的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為了最大限度地提高數(shù)據(jù)的有效性，計(jì)算機(jī)應(yīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作質(zhì)量的目的。這是新形勢(shì)下人事檔案工作的必然要求，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然選擇。為了提高質(zhì)量，我們必須實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的協(xié)同管理，將計(jì)算機(jī)的書(shū)面信息、文本、照片、視頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，在使用查詢(xún)中，直接使用搜索工作，快速高效地找到相應(yīng)的信息。對(duì)于保密信息，它還可以共享互聯(lián)網(wǎng)，提供檢索和訪問(wèn)，方便用戶(hù)的使用，提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，大大提高了檔案的使用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)不斷流動(dòng)的從業(yè)人員，因此在新時(shí)期內(nèi)，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人員管理模式，調(diào)整人事檔案管理方式，逐漸應(yīng)用將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，提高人事檔案管理水平和管理效率，滿足社會(huì)發(fā)展要求，適應(yīng)新時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

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