基于新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用分析

【摘要】隨著科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國目前的社會背景已進(jìn)入新媒體時代，新媒體時代的到來對我國檔案管理方面的工作產(chǎn)生了新的挑戰(zhàn)與改革。本文主要從我國現(xiàn)今檔案管理信息化現(xiàn)狀、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢以及新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進(jìn)程中的幾點建議這三方面來分析新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】新媒體技術(shù)；檔案管理；信息化進(jìn)程；應(yīng)用

一、我國檔案管理信息化現(xiàn)狀

從古至今，我國對于檔案管理方面都十分重視，隨著近年來新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，我國的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)同時也是改變當(dāng)前問題的機遇。目前我國檔案管理工作的發(fā)展趨勢便是要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，從而加強檔案管理信息化發(fā)展，提高工作效率。以新媒體技術(shù)為支撐，可通過建立新媒體平臺來推廣傳播檔案管理方面的內(nèi)容與知識，同時也可以利用電子錄入與查詢系統(tǒng)來提高工作效率和水平。

盡管如此，就目前我國的情況來看，檔案管理信息化還存在著一定的問題。（1）新媒體技術(shù)與檔案管理的結(jié)合不徹底、不完全，出現(xiàn)不全面和不完善的情況。（2）對于重要文件的保存，只將信息技術(shù)體現(xiàn)和運用在整理目錄的工作上，而對于文件檔案的掃描和錄入方面并沒有達(dá)到應(yīng)用效果。

二、新媒體技術(shù)的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員只能以人工的方式錄入和檢索紙質(zhì)檔案，這樣的工作方式無疑是十分費時且低效的。相對而言，利用新媒體技術(shù)建立電子檔案，不僅可以快速地進(jìn)行收錄和查詢，減少工作時間提高工作效率，同時可以實現(xiàn)檔案管理信息的自動化傳遞和展示。

（二）提高檔案查詢效率

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，如果要進(jìn)行檔案查詢便是要采用人工的方式，其不僅要耗費大量的時間和精力且工作效率低，準(zhǔn)確度也不高，更是無法實現(xiàn)檔案管理信息的自動化傳遞和展示。而對于結(jié)合新媒體技術(shù)的檔案管理工作而言，新媒體技術(shù)的信息功能完全可以解決傳統(tǒng)工作模式的局限性，可以進(jìn)行快速準(zhǔn)確的查詢工作。電子檔案方便工作人員的查詢與錄入，可以使檔案管理工作更加快速、準(zhǔn)確、便捷。

（三）增強影響效果

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)的宣傳工作非常有限，只能局限在內(nèi)部刊物，這樣的宣傳方式所能達(dá)到的影響效果十分有限，無法形成相關(guān)的社會影響力。通過新媒體技術(shù)可以以相關(guān)網(wǎng)站、微博、微信公眾號等形式進(jìn)行宣傳與傳播，這樣可以使檔案管理工作更大程度地被人們了解，走進(jìn)人們?nèi)粘５纳钚畔⒅?，從而提高檔案管理工作的影響效果。

三、關(guān)于新媒體技術(shù)應(yīng)用的建議

（一）加大投入力度，高度重視

從思想方面要對檔案管理信息化工作高度重視。單位領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性，將相關(guān)思想貫徹到日常的工作指導(dǎo)中。加大檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在結(jié)合新媒體技術(shù)進(jìn)行建設(shè)的前提下，相關(guān)單位要將工作所需的硬件設(shè)施配備齊全，如計算機、掃描儀、打印機、圖像采集設(shè)備等。同時對于相關(guān)的軟件系統(tǒng)都要進(jìn)行及時的升級優(yōu)化以及技術(shù)檢測，以保證其能具有高效的工作能力。

（二）提高工作效率，發(fā)揮作用

對于新媒體技術(shù)所具有的技術(shù)優(yōu)勢，要使其在檔案管理信息化過程中得到充分的利用，提高工作效率。相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)人要對工作有科學(xué)的規(guī)劃，要將眼光落實到長遠(yuǎn)的發(fā)展方向，看準(zhǔn)檔案管理信息化過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和欠缺的部分，理智地分析信息化發(fā)展的趨勢，制定具有針對性的政策與方針。同時，相關(guān)單位應(yīng)盡可能地發(fā)揮新媒體技術(shù)的特點，充分利用電子儀器與現(xiàn)代化儀器，這樣可以減少浪費、節(jié)約成本并且減少使用空間，而且可以減少檔案資源的損壞和丟失。

（三）抓好隊伍建設(shè)，強化建設(shè)

任何項目的發(fā)展都是一個團(tuán)隊的努力成果，因此人才隊伍建設(shè)也是推動檔案管理信息化過程的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行人才招聘時，要結(jié)合新媒體技術(shù)的特點，按照工作要求，選用具有專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，為檔案管理信息化團(tuán)隊增加優(yōu)秀的工作人員。同時，對于上崗工作的人員，要進(jìn)行完善的培訓(xùn)工作，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提高工作人員的工作水平。此外還要注意對工作人員工作能力與效果的考察和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)要不定期對工作人員的工作能力進(jìn)行了解和考察以確保工作團(tuán)隊的業(yè)務(wù)能力。

（四）強化制度保障，完善制度

相關(guān)的單位要完善檔案管理信息的安全制度，保證檔案的保密性和安全性，加強檔案的安全管理。要建立機房的安全管理制度，科學(xué)地保證軟件與系統(tǒng)的安全性能，確保電子檔案的安全系數(shù)。同時，要建立健全檔案檢測系統(tǒng)，將信息技術(shù)與人工維護(hù)檢測相結(jié)合，做到24小時不間歇實時檢測。還要制定嚴(yán)明的獎懲制度，根據(jù)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行一定的獎勵和懲罰。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是信息技術(shù)背景下的必然舉措，同時也是改善檔案管理工作現(xiàn)狀的有效途徑，是加強檔案管理工作影響范圍的有效方式。因此，相關(guān)單位要重視檔案工作的開展與進(jìn)度，盡快將新媒體技術(shù)運用于檔案管理信息化進(jìn)程中。

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作者簡介：華超（1989.10—），男，漢族，陜西漢中人，學(xué)士，研究方向：檔案學(xué)及應(yīng)用。