試論信息化時(shí)代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

【摘要】目前，全球已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，為我國(guó)檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應(yīng)全面建立信息化檔案管理工作模式且應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，這無(wú)疑是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展、檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路，對(duì)檔案管理工作效率的提升、對(duì)檔案管理各項(xiàng)資源的有效結(jié)合有推動(dòng)作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新及發(fā)展

一、信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的必要性

在信息化時(shí)代，效率至上已成為時(shí)代的代名詞，提高工作效率是事業(yè)單位改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容，而要想提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展十分必要。檔案管理是事業(yè)單位一項(xiàng)重要的工作，它涉及的內(nèi)容比較多，不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系到員工的利益。但是，就目前來看，事業(yè)單位檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲(chǔ)方式比較傳統(tǒng)，在這種情況下，很容易出現(xiàn)檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。而信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，如何將那些有價(jià)值的信息綜合利用起來形成檔案，是檔案部門一項(xiàng)重要的工作，如果事業(yè)單位繼續(xù)采用以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，將不利自身的發(fā)展。創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的動(dòng)力，尤其是在信息化時(shí)代里，只有不斷創(chuàng)新，才能在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下更好地生存。對(duì)于檔案管理工作而言，只有結(jié)合時(shí)代背景及需要，不斷創(chuàng)新，才能做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的真正作用。

二、信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）優(yōu)化檔案管理理念

一是管理服務(wù)方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在管理服務(wù)方面，要突破傳統(tǒng)意識(shí)，創(chuàng)新管理思路，拓寬服務(wù)范圍，分析檔案資料在市場(chǎng)中的應(yīng)用前景，發(fā)揮檔案信息的市場(chǎng)價(jià)值，便于檔案資源的社會(huì)共享。二是管理制度方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在現(xiàn)代化檔案管理中，還需要更為完善與齊備的檔案管理制度，并且需要從現(xiàn)代檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)其進(jìn)行全面的創(chuàng)新與優(yōu)化，使得其能夠滿足數(shù)字化、電子化檔案管理趨勢(shì)的發(fā)展。三是管理知識(shí)方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次要不斷拓寬和深化，要能夠全面、專業(yè)地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理知識(shí)，要將檔案管理知識(shí)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、文化知識(shí)、歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)相融合。四是管理方式方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在全新的信息環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速查詢、檢索、利用，必須以數(shù)字化、電子化檔案管理模式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工檔案管理方式，檔案管理要走科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化的發(fā)展方向。

（二）管理方法的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創(chuàng)新已成必然，只有采用符合時(shí)代發(fā)展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用，在繼續(xù)推行手工編寫、記錄、存儲(chǔ)的同時(shí)，將檔案信息實(shí)時(shí)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案信息的編寫、存儲(chǔ)到調(diào)用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）建立信息化檔案管理平臺(tái)

信息化檔案管理平臺(tái)，通過統(tǒng)一對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發(fā)展空間。首先應(yīng)將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，秉持循序漸進(jìn)的根本原則協(xié)調(diào)好，實(shí)現(xiàn)從檔案管理初級(jí)向高級(jí)轉(zhuǎn)變，建立綜合性檔案管理資料庫(kù)、分級(jí)化檔案管理資料庫(kù)，從而形成信息化的檔案管理平臺(tái)，切實(shí)提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時(shí)，應(yīng)在創(chuàng)新思維的引領(lǐng)下建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位檔案資源的共享，將傳統(tǒng)檔案管理中時(shí)間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的過程之中，還應(yīng)建立信息化檔案管理的反饋機(jī)制，檔案管理工作人員及時(shí)有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對(duì)檔案管理資源進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)提高信息化檔案管理平臺(tái)的價(jià)值。

（四）強(qiáng)化檔案保密功能

第一，增強(qiáng)保密意識(shí)。在檔案管理之中，保密是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，其貫穿于檔案的收集、整理、利用以及保存的多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于維護(hù)檔案安全非常重要。如果有部分檔案泄密，其不僅僅會(huì)導(dǎo)致個(gè)人的隱私泄露，還會(huì)對(duì)管理部門的公信力帶來影響。因此，管理人員要牢固樹立檔案安全的保密意識(shí)。第二，落實(shí)保密責(zé)任。保密工作始終是檔案管理部門的重要職責(zé)，要明確信息化時(shí)代保密工作面臨的新形勢(shì)，結(jié)合實(shí)際工作制定保密工作職責(zé)。如，收集整理材料要有專人負(fù)責(zé)，轉(zhuǎn)遞檔案要密封，傳遞重要檔案要走機(jī)要渠道等。第三，嚴(yán)守保密要求。加強(qiáng)保密紀(jì)律教育，做到專機(jī)專用，指定專人管理，確保電子公文傳輸安全。在日常管理過程中，有些單位、個(gè)人對(duì)人事檔案的保密不重視，隨意處理個(gè)人檔案材料。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步帶來了經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量也在不斷地提高。互聯(lián)網(wǎng)是科學(xué)技術(shù)走進(jìn)人們生活中的媒介，正在影響著人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妗４髷?shù)據(jù)時(shí)代正在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展下不斷走進(jìn)人們的生活，改變著以往的生活方式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理成為城市建設(shè)的重要部分，這關(guān)系到信息的互通與交流。新的時(shí)代，信息的重要價(jià)值已經(jīng)超出人們的想象，互享信息也成為潮流。通過建立完善的檔案管理能有效促進(jìn)信息的共享和互換，讓信息更好地成為人們進(jìn)步的媒介。

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作者簡(jiǎn)介：李圣瑜（1988.02—），女，漢族，河北邯鄲人，碩士研究生，工程師，研究方向：市場(chǎng)調(diào)查與數(shù)據(jù)挖掘。