企業(yè)如何提高行政管理效率的研究

王煦陽

摘 要：隨著改革開放的春風在我國不斷擴散，深入各地。隨之而來的就是全國企業(yè)如雨后春筍般建立起來，但也帶來了一系列的問題。現(xiàn)代企業(yè)要想在異常激勵的市場競爭的"夾縫"中存活的話，除了本身要有其商品質(zhì)量和口碑上的優(yōu)勢外，其內(nèi)部行政管理的效率也十分重要。它猶如一把看不見的"雙刃劍"，時時刻刻左右著企業(yè)的生存與否。一個好的企業(yè)首先必須要有一個堅實、高效的團隊，才能長足的發(fā)展。本文就從行政管理本身具有的特點和功能對現(xiàn)代化的企業(yè)行政管理進行探討和提出一些解決辦法來提高管理的效率。

關鍵詞：現(xiàn)代化企業(yè)；行政管理；效率

有道是開宗明義，概念先行。要想切實了解并且解決一個問題，就必須首先明白這個問題是什么？那什么叫企業(yè)行政管理呢？它是企業(yè)管理系統(tǒng)和行政管理系統(tǒng)相結(jié)合而產(chǎn)生的。具體的解釋如下，它以企業(yè)的總經(jīng)理為高層領導、由行政方面的“二把手”分工負責、由專門的行政部門進行組織實施和操作。它涉及到企業(yè)各個部門的方方面面，是具有完整的管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡職責的部門。

1.我國企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀分析

1.1目前我國企業(yè)行政管理的理念和管理方式不先進

企業(yè)行政管理的目的是為了企業(yè)長足、健康的發(fā)展。但又由于早些年計劃經(jīng)濟時代存在的弊端在中國企業(yè)行政管理中根深蒂固，因此我國企業(yè)行政管理的改善工作異常艱巨且迫切。其中最根本和最重要的問題就是企業(yè)行政管理的理念和模式過于落后。其中就包括所謂的“親情模式的管理”“友情模式的管理”和“溫情模式的管理”。這種親情化的管理理念就如封建王朝一般，“父傳子，子傳孫”，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，負責的領導人不會受到相應的處罰，這就一定會導致企業(yè)的落敗。親情化的管理模式，具有先天的內(nèi)在穩(wěn)定性，但隨著企業(yè)的發(fā)展壯大最終會轉(zhuǎn)變?yōu)楦叩膬?nèi)耗。因此當企業(yè)發(fā)展為大型企業(yè)后很快會出現(xiàn)問題。或許在企業(yè)剛開始之初，這種親情化的模式會有助于企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展，但當企業(yè)真正穩(wěn)定后，它對企業(yè)的負面影響也是相當巨大的。而友情化的企業(yè)管理模式是中國大部分企業(yè)都經(jīng)歷過得。企業(yè)發(fā)展之初，由于資金的缺乏和自身能力的不足，往往會找一些合伙人或者自己的好友一起開辦企業(yè)。這種模式在企業(yè)早期是很穩(wěn)定的，但當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模尤其是企業(yè)不斷壯大，這種“兄弟式”的管理模式必然會出現(xiàn)各種各樣的問題。特別是在金錢、利益方面兄弟哥們的情誼會變得不堪一擊，企業(yè)由于這種管理模式的破裂會很快走向衰敗甚至破產(chǎn)。而“溫情式的管理模式”則強調(diào)以人為本，人在企業(yè)中的重要性。這是符合企業(yè)行政管理潮流的。但一旦這種管理模式處理不當，領導者過度強調(diào)人情味，過度看重人際關系，對利益方面涉及的人性毫不在意。這樣不僅不利于企業(yè)良好健康的發(fā)展，而且到最后領導者往往會失去對企業(yè)的控制，會很容易的使企業(yè)走向衰敗[1]。

1.2我國企業(yè)缺少高效的企業(yè)行政管理理念

正如前面提到的三種“畸形”的企業(yè)行政管理模式，我國大部分企業(yè)的領導層都缺乏科學高效的行政管理理念。許多行政管理層的人員對自己企業(yè)的生存狀況定位不明確，制定的行政管理模式與企業(yè)最初的定位和新時代對企業(yè)的發(fā)展要求背道而馳，其制定的模式根本不會對該企業(yè)的發(fā)展有長遠、良好的促進作用。

1.3我國企業(yè)沒有一套適合自己的行政管理體系

沃爾瑪公司為什么可以進入世界五百強的行列？是因為它有一套適合自己的行政管理體系。隨話說，沒有規(guī)矩不成方圓。這對要想取得長足進步的企業(yè)相當重要。因為早期經(jīng)濟體系的原因，導致現(xiàn)在我國有的企業(yè)管理模式仍然有當年計劃經(jīng)濟的些許“影子”。始終找不到一套適合自己發(fā)展的行政管理體系，以致我國整體企業(yè)行政管理體系遠遠落后于其他世界強國。

2.企業(yè)行政管理的特點

2.1具有權威性

企業(yè)行政管理是在企業(yè)的上級組織管理下而建立起來的。企業(yè)上級行政管理具有相應的權利和權威。同時，它還可以下達某些命令、指示和相應的規(guī)定對基層員工。但是，必須要指出的是，在新時代的背景下，企業(yè)行政管理是否具有有效性還要取決于上級權力的指令的權威性和下級部門的服從性等因素。

2.2及時性

因為企業(yè)行政管理層使用命令，來重新調(diào)整和組織人力、財力、物力和生產(chǎn)、供應、銷售等一系列經(jīng)營生產(chǎn)活動。企業(yè)行政管理采用一定的手段和方式直接行使權力，而且具有很強的針對性。同時又加上對違抗管理等不服從指令的懲戒措施，由于其具有相當大的權威，因而能夠迅速地發(fā)揮其作用；行政管理層通過特殊手段進行管理或者通過進行思想政治教育來達到管理的目的時，它必須有一系列的操作過程。大部分執(zhí)行的流程是“執(zhí)行-反饋-改變-再次執(zhí)行”，因而經(jīng)常發(fā)生滯后。因此，當企業(yè)存在大量的日常經(jīng)營活動或者企業(yè)內(nèi)部人員正在發(fā)生調(diào)整和企業(yè)突然遇到緊急事件造成企業(yè)環(huán)境不穩(wěn)定時，行政管理就能充分發(fā)揮其重要的作用。

2.3縱向性

企業(yè)行政管理具有由從領導層到基層的自上而下的縱向性。通常企業(yè)行政管理通過企業(yè)行政內(nèi)部組織進行自上而下的指揮與協(xié)調(diào)，并且往往是企業(yè)上級行政機構對下級具有指令性的要求，因此縱向性是企業(yè)行政管理的重要特點。

2.4實效性

因為企業(yè)行政管理的高層組織負責確保企業(yè)健康發(fā)展的，因此它對下級下達的要求和指令必須具有明顯的實效性。它會充分合理地利用企業(yè)應有的各種資源，力爭達到使用效果的最優(yōu)化，為企業(yè)的良好發(fā)展助力。

3.加強企業(yè)行政管理效率的舉措

3.1健全和實行健康的規(guī)章制度

施行領導層負責制，建立以經(jīng)理為首的指揮體系是科學有效的提高企業(yè)行政管理效率的基礎。這就要求首先必須合理明確經(jīng)理或者行政高層的職責所在，并且一定要保證他具有足夠的行政權力和相當大的權威，以避免基層員工不服從指揮和命名尷尬現(xiàn)象的發(fā)生。同時，經(jīng)理或者行政高層必須配備“智囊團”，為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策，或者保證當經(jīng)理或者行政高層出現(xiàn)因個人的失誤判斷而造成決策失誤時，可以第一時間提出建議進行挽救或者進行公關，從而最大程度的減少因決策失誤出現(xiàn)負面影響的程度。同時，企業(yè)需要正確的引導、準確的評價和合理有效的獎勵懲戒制度[2]。一個企業(yè)要想長遠的發(fā)展很大程度取決于基層員工的工作態(tài)度和工作能力。選擇出一些優(yōu)秀的基層員工給予充分的獎勵，讓他們發(fā)揮“領頭羊”的帶頭作用，刺激并激勵其他員工向他們學習，敢于為企業(yè)奉獻。綜上，建立合理有效的獎懲機制是對基層員工管理的重要保障[3]。

3.2著力選拔有能力，高素質(zhì)的行政管理人員

現(xiàn)代社會對高能力，高素質(zhì)人才的需求量越來越大。當然，企業(yè)行政管理行業(yè)也不例外。行政管理行業(yè)需要大頭腦，有遠見卓識，并能與時代潮流相適應的新型科技型人才。必備的素質(zhì)包括：極強的責任心，可以把企業(yè)當成自己第二個家，全心全意為企業(yè)奉獻。具有良好的心理素質(zhì)和個性，遇事不慌不忙，可以冷靜頭腦想辦法解決出現(xiàn)的問題，力爭將不可挽救的損失降到最低。有獨特的特性，具有與眾不同的人格魅力，與工作伙伴或者其他部門的同事互相信任、不反感、不排斥、不排擠。還應該具有強烈的創(chuàng)新意識、將新的理念、新的思想、新的管理模式帶進行政管理行業(yè)，讓行政管理行業(yè)煥發(fā)出新的光彩與活力。最重要的一點是，必須具有健康的身體。中國人常常有這么一句話掛在嘴邊“身體是革命的本錢”，只要有了健康的體魄才能有機會，有能力，全身心的投入到工作中去。企業(yè)應為了長遠的發(fā)展，應該不惜一切代價，高薪聘請行政管理方面優(yōu)秀的各大高校相關專業(yè)的畢業(yè)生，研究生等。讓他們用學到的先進、合理、有效的行政管理理念投入到行政管理工作中去，奉獻自己學到的才能，燃燒自己的無悔青春！因為他們具有快速處理信息的能力、考慮周到的分析綜合能力、切實合理的組織問詢能力、運籌帷幄的擇優(yōu)決策能力和知人善任，知人為人的能力。因此，他們才是行政管理行業(yè)的未來。

3.3明確企業(yè)行政管理的具體任務

企業(yè)行政管理的具體任務按照建設和服務的功能，一般分為六個大的方面。這六個方面指的是：流程制度的管理、文印資料的管理、外聯(lián)外交的管理、購買資產(chǎn)的管理、檔案資料的管理和后勤安保方面的管理[43]。其中流程制度的管理涉及的內(nèi)容為：流程的建立、制度的管理、目標責任的簽訂、經(jīng)營管理計劃等；文印資料的管理涉及內(nèi)容為：發(fā)文告示、印鑒的管理、資質(zhì)的辦理問題和信息管理等；外聯(lián)外交的管理涉及內(nèi)容為：會議的管理、秘書的服務、文書文稿的管理、各種活動管理、公共關系等；購買資產(chǎn)的管理涉及內(nèi)容為：購買資金的預算、購買物品的領用、物品的分配和文具辦公用品的管理等；檔案資料的管理包括的內(nèi)容為：檔案資料的管理、相關圖書的管理和企業(yè)證書的管理等；后勤安保方面的管理涉及的內(nèi)容為：員工食堂的管理、辦公用車的管理、安全保衛(wèi)的管理、員工宿舍的管理、各辦公室，會議室的鑰匙管理、企業(yè)衛(wèi)生事物的管理、企業(yè)名片的印制管理、報紙信件的收發(fā)管理、接待外賓預定服務的管理等。企業(yè)行政管理工作因其具有自上而下、由內(nèi)到外的特點，將企業(yè)行政管理細分，力爭企業(yè)的順利運行。

3.結(jié)語

企業(yè)行政管理的所有工作的最終目標是通過制定的各種規(guī)章制度和人為的努力使得各個部門之間或者各個企業(yè)之間形成緊密而密切、高效的配合關系，促使整個企業(yè)在高速運轉(zhuǎn)過程中成為一個高效并且穩(wěn)定運行的整體。企業(yè)行政管理部門運用運籌學的相關知識，運籌帷幄決勝千里，以更加合理的成本換取員工最大的工作效率和工作熱情，來促進企業(yè)正常、健康的長期運行。只有這樣，企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展才能有長足且穩(wěn)定的進步，它不僅僅促進了我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，還決定了我國社會經(jīng)濟體系的前進方向。于企業(yè)于國家都是相當有益的事情。因此，現(xiàn)代化的企業(yè)要重視行政管理效率，它對企業(yè)全方面的發(fā)展起著決定性的作用。

參考文獻：

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[4]汪小祝.試論現(xiàn)代企業(yè)行政管理【J】.廣西輕工業(yè)，2016（8）：72.