信息化環境下企業會計檔案管理研究

王莎莎

【摘 要】 隨著社會的發展和計算機技術的普及，會計核算方式也由傳統的手工記賬逐漸轉變為電子計算機方式記賬。相應地，會計檔案的管理方式也由原來的紙質保管演變成為電子計算機介質和紙質并存，面對這些變化對會計信息的保存和會計檔案保管都提出了新要求。

【關鍵詞】 信息化環境 企業 會計檔案管理、

當前技術上的數字化讓電子計算化的會計行業逐步健全，對會計檔案從傳統的紙質轉化成數字電子起著重大影響，但是因為受到來自于企業內部、背景、歷史、技術技能、法律法規等方方面面各種外在原因的局限，會計檔案僅僅在記錄賬目到賬目表程序化的方面體現了出來，用數字化來對會計最初所帶附件進行處理、會計極其各種信息數據的分享還有監管數字化的會計檔案等等其他地方還無法達到這樣一種數字化的要求。所以，在數字化這個時代大環境中，對于監管會計檔案的探討和分析的重要性就突顯了出來。

一、信息化環境下會計檔案管理的內容及流程

（1）信息化環境下會計檔案管理的內容

我們大家都知道，之前的會計檔案在傳統概念中說的是會計報告、憑證、賬表等等一些專門用于會計核對計算的資料和數據，它能夠周到地對經濟業務作出展示和記錄，有非常重要的作用。這樣的資料憑證在數據上有很嚴苛的時間順序和平衡性質，不能夠隨便進行改動。信息化背景中，監管企業相關的會計檔案所說的是在網絡和計算機的科學技術持續成長和更新換代，企業把計算機和網絡科技作為主要載體，把信息方面的科技技術和財務方面的相關工作融合到一起，讓企業對于監管會計檔案方面的事務更加行之有效。

（2）信息化環境下會計檔案管理的流程

在信息化的背景下，監管企業中的會計檔案在過程上也有了變化。首先需要由財務部和信息部將會計檔案錄入，并進行反復核對、整理、歸檔，做完這些工作后，檔案就能夠讓相關工作人員根據需要自己來調出、翻看、查詢，然后要在平常的監管上積極做好相關備份，以免發生檔案丟失、損壞的情況，并且，企業的會計檔案需要進行定期更新，更新后還需注意備份，對于部分重要檔案的更新，最好出具紙質憑證備案。

二、信息化環境下我國企業會計檔案管理存在的問題

1、會計檔案載體單一

企業會計檔案中的相關信息必須借助特定系統才能夠發揮作用，基于此，部分企業在檔案信息軟件系統更換、升級后，出現了資料信息無法查閱和使用的問題，其主要原因是企業不注重升級前特定系統及軟件的保存。同時，《會計檔案管理辦法》對企業的會計檔案做出了明確規定，即企業通過電腦進行會計信息核對的過程中，紙質檔案也必須進行保存，并標注明確的保存時間。但受技術條件、硬件設施的限制，部分企業在整理紙質檔案的過程中沒有采用技術先進的打印機，如激光打印機等，從而造成紙質檔案的打印質量嚴重不合格，其保存時間達不到相關的規定期限。此外，多數企業在檔案管理制度的制定中，不符合國家檔案局規定的庫房管理制度標準，并且在電算化檔案保護、性能優良存儲介質的選擇以及備用盤和存儲盤分開等方面的工作不到位，造成檔案信息的不完整。

2、會計檔案管理重視程度不夠

企業沒有對會計檔案管理工作的作用、意義缺乏了解，造成在意識、行動上較為遲緩，無法為會計工作提供優良的服務和保障。多數企業在實際經營的過程中，首先，僅在會計業務方面投入力量較大，而檔案管理工作不到位，甚至沒有配有專業的人員。同時，多數企業檔案管理過程中，僅對會計憑證、賬簿、報表等資料進行整理，而會計文件材料沒有很好的進行整理，造成了會計檔案的缺失，其作用得不到有效的發揮。其次，較多的企業沒有建立完成檔案管理制度，或是沒有認真落實相關的工作流程，對會計檔案資料進行收集、分類、鑒定、存儲以及銷毀，從而造成企業的檔案資料在質量上得不到保證，并且在實際調出使用時，需花費較多的時間與精力，會計工作的效率受到嚴重影響。

三、完善我國企業信息化環境下會計檔案管理的對策建議

1、搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案只有通過使用才能發揮出最大的功效，而檔案管理工作的目的是為信息的使用提供便捷。因而，構建完整的財務會計檔案信息系統，一方面，能夠大幅度提高文檔入庫的效率，避免上級單位與本級單位檔案的重復錄入，在保證會計檔案齊全的基礎上，提高錄入效率；另一方面，能夠提高檔案信息的傳遞性和共享性，即通過郵件、遠程檢索以及公共目錄查詢等形式提高檔案信息的利用率。綜上所述，通過構建檔案信息網絡系統，以在線管理與離線傳遞的形式，降低檔案信息的使用受時空的限制，并實現檔案信息的動態管理，提高其管理水平，在人力、物力等資源的整合、優化配置等方面具有重要意義。

2、提高對會計檔案管理的重視度。《檔案法實施辦法》對企業的檔案管理作出明確規定，即所有的機關機構、團體組織、各類企事業單位以及其他組織機構，需依照相關流程對企業內部的檔案進行有效的整理和存儲，保證檔案的齊全性、完整性，并在檔案資料調出使用的過程中，盡可能花費較少的時間，從而保證信息的不損壞、不泄露。從而可知，會計檔案管理工作已經成為法律規定的強制性行為，因而，要求企業的管理者按照法律所規定的內容，對會計檔案進行管理，并真正落實企業實際的會計檔案管理工作，促進檔案管理的法制化、規范化。

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