淺談新時期汽車檔案管理工作的轉型問題

蘇莉

一、當前檔案工作面臨的挑戰

1.檔案工作理念的挑戰

筆者對汽車企業傳統的檔案管理工作做過詳細的了解，發現以前其側重點非常明確，即實體管理。實體檔案管理主要是從兩點展開的，一是載體，二是信息，但整個工作過程都是被實體貫穿的。如大部分信息都是通過紙質文檔進行登記或繪制的，即固化在紙質媒介上的，此類檔案最顯著的特點便是載體與信息是一個整體。而信息化的出現，打破了紙質文檔所創造的平衡，電子文檔可以同時出現在多個不同的載體上這一優勢，極大的搶占了紙質文檔的市場。此外，電子文檔在各類存儲載體中進行信息交換與轉移的時候，不會出現信息的損失或改變，因此其管理理念已基本淘汰了傳統理念，若是在管理電子檔案時，生搬硬套傳統理念，管理漏洞的大量出現將成為必然之事。

2.檔案管理職責遭到挑戰

在汽車企業以往的檔案管理過程中，主要是由兩個部門同時負責檔案的管理工作，分別為檔案部門與文件管理部門，其中檔案部門的工作是就已完成歸檔的文件進行管理，而文件管理部門則是負責前期的整理與歸檔工作，兩部門間的工作不產生交集；而電子檔案則打破了這一平衡，實現了兩者的交叉。因為電子檔案是具有特定的格式的，所以在前期的數據采集過程中就必須完成系統的設計，這就要求檔案部門正式的文件生產前與負責系統設計的文件管理部進行需求交接，進而實現兩部門間的協同合作。

3.檔案管理方式受到挑戰

信息化技術的不斷發展，使之已經廣泛滲透到各行各業，檔案管理工作也實現了手動操作到網絡系統管理方式的升級。就目前汽車企業的檔案管理而言，其對信息技術的依賴度是非常高的。當下行業發展的新形勢需要更快更高的效率，而傳統檔案管理的低效顯然已經不適用了，因此在檔案管理領域鋪開信息化建設工作是勢在必行的。

4.檔案信息的安全性受到挑戰

處于信息化時代中的汽車企業檔案管理，將包含更多的內容，如實體管理、電子檔案以及檔案信息的管理。不過，電子檔案也存在一些缺點，如復制性強，容易丟失等，這就使得檔案信息容易被篡改或丟失，難以全面保障其真實性與永久性。此外，網絡系統以及相關的管理軟件的更新換代速度很快，以及病毒的擴散，難以保證檔案信息絕對安全。

二、信息化時代檔案工作面臨的機遇

1.動力要素：業務與系統

汽車企業所謂業務即設計制造文件管理業務，其中涵蓋了多個不同的業務環節，如文件的形成、分類、處置以及提供利用等。而系統指的則是對文件進行管理的專業系統，其分為多個板塊，如對文件進行捕獲、維護以及處置的系統；還有對文件進行長時間保存的數字檔案館系統。這兩種要素都是實現文件管理數字轉型所必備的動力性要素，其對轉型過程中所涉及的詳細操作起決定性作用。在數字環境中，業務與系統兩者間的關系是相輔相成的，其中業務是系統的開展對象，系統則是業務開展的主要平臺，兩者缺一不可，共同推進另一方的不斷發展與優化。

2.保障：信息技術的持續更新升級

隨著云技術的深入開發，其在檔案管理中的應用已經非常深入，現在檔案管理過程中已經能實現超大規模的數據存儲，且確保信息的存儲以及處理非常的靈活簡便，大大節省了工作時間；隨著互聯網技術的持續發展，檔案管理工作中的所有環節基本都已逐步實現智能化，且使用者在就檔案進行查看利用時，操作也極為簡單。現在，信息技術已經步入大數據時代，在檔案信息管理中，相關資源的價值將被更深層次的挖掘與利用。現代經濟與社會的發展已經離不開信息資源，在社會競爭中，要占據主導地位，有效進行戰略決策都離不開信息資源的全面掌握。而主管信息資源的部門便是檔案部門。信息資源中包含許多內容，如以往活動的運動軌跡、經驗以及認知等，這些都是汽車企業設計制造的依據和寶貴財富，其中蘊含著許多事物發展的客觀規律，這都將為后期工作的開展提供參考。因此，對企業資源進行掌握的部門與工作者，是信息時代中的中流砥柱，必須承擔起時代發展的開拓責任。檔案工作轉型升級、提質增效的途徑。能大幅提升信息保存的期限，甚至是永久保存。而傳統檔案管理受限于其信息與載體的不可分割，載體的壽命將直接影響信息壽命。而現代信息技術則可依托于復制、拷貝等方式，實現信息持續的向新載體移動，進而實現企業財富的永久保存。

三、檔案工作轉型升級、提質增效的途徑

隨著電子化技術和智能化技術的發展，傳統的檔案管理工作也需要進行全面的升級。例如將電子技術運用在對檔案信息的檢索中以及對客戶提供針對性的指導，幫助檔案使用者選擇最適合的檔案信息服務。檔案管理工作是一項綜合性的工作，想要實現全面轉型需要從整體出發進行系統分析。通過不斷的探索，大量的研究，與先進技術相結合，讓企業的檔案管理工作能夠與時俱進。

1.提升服務能力，不斷開發檔案的潛在價值

首先，需要提高檔案編研人員的知識水平，對現有的檔案編研人員進行定期培訓，不斷加強相關人員的業務能力，通過員工內部的評比實現積極競爭的氛圍，選擇綜合能力最強的檔案編研人員作為檔案管理干部隊伍的一員；第二，結合現有的先進技術，實現檔案管理的網絡化、電子化、智能化發展，讓檔案管理更加便捷，更加有針對性，這樣不僅減輕了檔案管理人員的工作量還有利于發掘檔案中的大量信息。通過網絡技術檔案信息可以實現更加廣泛的傳播，為檔案借閱者提供更加高效、更具個性化的服務。當檔案工作實現了信息化管理，對于檔案利用者而言，也是具有多方面優點的。例如，其一減少了檔案利用者的借閱時間，包括路途時間和利用時間，檔案工作實現信息化后，利用起來更加便捷，有利于利用者對信息的快速提取和加工；其二是檔案利用者可以從多種渠道獲取到檔案信息，例如手機、電腦等。

2.創新體制機制，破解發展難題

（1）檔案管理中的文檔協同管理模式。文檔一體化指的是對檔案實現各個環節的一體化管理。它是誕生在信息化飛速發展的背景下，這為檔案實現一體化管理提供了技術基礎、環境基礎，對于檔案管理而言是一場突破性的改革。簡而言之，就是對檔案實現信息化管理、傳播。利用信息技術將傳統的檔案進行電子轉化，首先為生成原始的電子一體文檔，其次對檔案的管理系統進行信息化改革，建立一體化的電子文檔管理系統，實現對電子文檔的全面管理；最后實現從現行文件到館藏檔案的全面監控，其中包含文件的傳遞、轉變過程。檔案的一體化管理模式的建立其中非常基礎的部分為對企業現有的檔案管理流程的整理，數字化的管理系統需要將數字化融入到檔案管理的各個環節，實現檔案管理的流程化、標準化作業。由于檔案文件的特殊性，對于文件的保存時間、文件的分類都有較高的要求，所以在進行信息化檔案管理系統的設計時，需要對管理功能和實際需求相結合，對檔案的保管時間和分類要求進行充分考慮。具體而言，在檔案進行電子化轉變時，需要對數字檔案的生成信息源、數字檔案的流轉、分類、歸檔等進行控制和管理，實現檔案在電子化以后依然具有原始憑證的功能。企業進行數字檔案室的建立，需要進行的第一步為實現檔案文檔的協同管理。

（2）對于企業實現檔案的數字化管理，與實現文檔一體化具有同樣重要的是對檔案信息實現協同管理。檔案信息協同管理模式 指的是對于檔案相似的圖書、情報信息等同樣進行一體化的管理。我國政府對企業檔案的信息化管理于1987年就正式頒布了管理辦法提出企業需要對檔案進行集中統一的管理，并且為企業檔案建立信息化、數字化的檔案管理中心。隨著信息技術的不斷發展，市場競爭更加的激烈，企業的信息化建設變得越來越必不可少，企業管理者也認識到了，在企業之間的競爭中，對市場信息以及相關企業和企業內部信息的收集整合是非常重要的。部分企業為了提高企業的競爭力，依托企業綜合檔案室建立企業自己的檔案信息中心，檔案信息中心是為了實現企業對情報數據、檔案信息的收集、整合，服務于企業的領導層。美國、德國等發達國家在企業信息中心的基礎上還提出了集成式企業數字檔案室的建設理念。該理念為實現企業內部信息和行業信息的集中管理，包括內外部信息的收集和協調。這種理念將是企業未來競爭中必不可少的。

（3）企業檔案信息管理中的組織架構協同模式。由于集成式數字檔案室理念的提出，廣大企業為了滿足市場競爭的需要，在實際建設過程中更加注重對企業內部檔案信息管理的架構重塑。這是因為在市場競爭愈發激烈的情況下，企業的領導者需要對現有的等級劃分進行精確的認識。以企業總部為中心，實現對下屬企業的輻射。建立網絡式的企業信息收集模式為企業的發展提供信息支持。由于美國對企業檔案信息的管理研究時間較長，擁有先進的企業信息化技術，對“分散式的檔案管理模式”進行了探索性研究。企業總部的檔案信息管理與下屬企業的檔案信息管理實現協同管理，管理架構實現扁平化發展。

（4）企業檔案管理的主體集成式的戰略聯盟模式。上述文中提到過的檔案文檔的一體化以及檔案信息的協同和組織結構的協同追究其根本都是對企業內部檔案信息管理的集成。其中包括檔案管理方式、信息中心的建設等的統一。該模式的重點也是關鍵點在于對企業內外部信息的整合，實現信息的共享，這對企業在未來競爭中更具競爭力。除此之外還能根據企業的特定以及汽車行業的特點選擇更合適的戰略聯盟模式。現有戰略聯盟模式：為以企業供應鏈為核心的基礎縱向戰略聯盟。其立足于產業鏈展開的“合縱”聯盟。汽車企業數字檔案室采用“合縱”聯盟模式是建立在多種信息技術之上的，如物聯網、云計算以及大數據等，并立足于協同化公共服務平臺，實現整個產業鏈條中各個環節的信息的有效整合，通過搭建好的管理平臺以及集成的數字檔案室實現信息資源的管理與共享。在就此模式的數字檔案室進行建設的時候，需著重關注各信息管理部門間是否就合作達成一致，是否愿意組建成聯盟來就完成管理平臺與數據庫的構建，并就相關數據的共享簽署協議。

（作者單位：北京汽車股份有限公司）