新時(shí)代基層水管單位檔案管理措施探討

王輝

當(dāng)前，中國(guó)正處于改革開放和全面建設(shè)小康社會(huì)的重要時(shí)期，水利事業(yè)正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利加快轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵階段。隨著中國(guó)進(jìn)入新時(shí)代，基層水管單位的工程管理、財(cái)務(wù)管理和黨群管理等都有了新的變化，一批新的法律法規(guī)的頒布設(shè)施，對(duì)基層水管單位的檔案管理提出了新的要求。

一、基層水管單位檔案管理工作特點(diǎn)

1. 內(nèi)容多元豐富，專業(yè)綜合性強(qiáng)。基層水管單位檔案管理涉及水利工程管理檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)、黨群建設(shè)、組織管理等各個(gè)方面。其中水利工程管理檔案專業(yè)綜合性最強(qiáng)，是水利部門對(duì)水資源規(guī)劃、水利建設(shè)、水利工程管理工作的依據(jù)，是水利部門進(jìn)行水利建設(shè)管理的真實(shí)記錄。水利工程檔案是以水利為中心的眾多學(xué)科、專業(yè)的綜合反映，具有多元性和綜合性。

2.水利工程管理檔案形成時(shí)期較長(zhǎng)，受個(gè)體影響大。工程規(guī)模大小，施工周期長(zhǎng)短，不同工程不同的工程效益、水文地質(zhì)條件等各種因素，都受到自然規(guī)律的制約和影響，導(dǎo)致每個(gè)個(gè)體工程檔案形成周期長(zhǎng)短不一，對(duì)管理人員素質(zhì)的要求不一，各個(gè)季節(jié)工作重點(diǎn)內(nèi)容不一，檔案利用的價(jià)值和保存周期也不一樣。

3.流程聯(lián)系緊密，文書科技一體發(fā)展。水利工作實(shí)施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動(dòng)記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

二、存在的問題

1.基層單位對(duì)水利檔案工作重視不夠。目前基層水管單位管理的水利工程大多數(shù)都是建于上世紀(jì)六七十年代，工程大多是年久失修，超期服役，都面臨著除險(xiǎn)加固。水利檔案是水利工作不可缺少的有機(jī)組成部分，尤其是一些大型水利工程除險(xiǎn)加固，其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)采用許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時(shí)收集歸檔，如果不高度重視，是不可能做到的。

2.基層檔案管理各項(xiàng)制度不夠完善。檔案事業(yè)的法制化建設(shè)是社會(huì)主義法制建設(shè)的重要組成部分，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)和法制觀念是維護(hù)檔案的完整，促進(jìn)水利事業(yè)全面、持續(xù)、健康發(fā)展的重要保障。由于制度不完善，基層普遍存在工作人員主動(dòng)收集檔案的意識(shí)差、檔案未進(jìn)行分類整理、資料完整性不高、檔案信息化弱等弊端，嚴(yán)重制約著水利系統(tǒng)的工作效益和發(fā)展。

3.檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入力度不到位。檔案基礎(chǔ)建設(shè)包括檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，需要有一定的投入，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。基層檔案管理工作存在設(shè)施及設(shè)備不齊全、檔案保管中存在各種不安全隱患、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等問題。

三、新時(shí)代基層水管單位水利檔案管理措施

1.提高認(rèn)識(shí)完善管理制度。加大《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳力度。在《檔案法》的實(shí)施下，整個(gè)社會(huì)都大大提高了對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。嚴(yán)格按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、水利部《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》及相關(guān)規(guī)程、規(guī)范文件要求制定符合本單位的檔案管理制度，使檔案管理工作做到“三參加”“四同步” （“三參加”是指檔案部門參加科研課題與設(shè)計(jì)項(xiàng)目布置工作的有關(guān)會(huì)議；參加項(xiàng)目的評(píng)審、鑒定、驗(yàn)收活動(dòng)；參加設(shè)備開箱等工作。“四同步”是指下達(dá)計(jì)劃任務(wù)時(shí)，要同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，要同時(shí)檢查文件材料的形成情況；評(píng)定、鑒定成果和工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和獎(jiǎng)勵(lì)科技成果及科技人員提職考核時(shí)，檔案部門要同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料）。

2.積極開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。根據(jù)自身實(shí)際，結(jié)合水利工程管理考核達(dá)標(biāo)建設(shè)工作，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，首先要對(duì)基層水管單位檔案管理的改進(jìn)加大對(duì)人員配備、制度建設(shè)、設(shè)備等軟硬環(huán)境的投入。設(shè)立兼職檔案員，使基層水管單位檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)，并熟悉水利工程管理業(yè)務(wù)知識(shí)，有利于檔案的收集分類歸檔；設(shè)立分級(jí)檔案室，由上級(jí)機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)督查工作；從而使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 實(shí)現(xiàn) “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)配合、專人負(fù)責(zé)”的管理模式。

3.加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)。作為一名優(yōu)秀的基層檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。政治素質(zhì)，檔案工作是具有明顯的政治性工作，必須具有較高的政治素質(zhì)與強(qiáng)烈的責(zé)任感；堅(jiān)定的人生信仰，檔案工作是服務(wù)性基礎(chǔ)工作，這就要求檔案管理人員必須樹立全心全意為人民服務(wù)的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，樹立誠(chéng)信、務(wù)實(shí)、文明、正派的工作作風(fēng)；專業(yè)的職業(yè)能力，水利工作檔案是水利科技檔案的重要組成部分，在水利工程建設(shè)中往往牽涉到工程建設(shè)領(lǐng)域各個(gè)方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。這就要求檔案管理人員要有較高專業(yè)素質(zhì)；勇于創(chuàng)新精神，隨著中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入新時(shí)代，信息化時(shí)代，檔案管理工作也要不斷的創(chuàng)新，為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航；保密意識(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)具有高度機(jī)密性的工作檔案管理人員必須嚴(yán)守《保密法》和《檔案法》。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案的利用率。隨著中國(guó)已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，對(duì)基層水利檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)，因此加強(qiáng)信息化建設(shè)立在必行，大力推行縮微、磁介質(zhì)、電子等多媒體形式的檔案，并重視收集、整理、保存建設(shè)過程中形成的各種電子文件，把照片、聲像、紙質(zhì)等檔案資料刻錄到多媒體介質(zhì)上進(jìn)行保存，同時(shí)加大對(duì)信息的加工、開發(fā)及利用，把檔案的利用深度加大，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。

在基層水管單位檔案管理中加大投入數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)站建設(shè)，以數(shù)字檔案為核心形成數(shù)據(jù)庫，有利于各個(gè)分級(jí)檔案室資源共享，也方便相關(guān)單位及人員能在最短時(shí)間里找到自己需要的檔案信息，從而把檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來，提高基層水利檔案的利用率。

5.落實(shí)檔案收集與整理，提高檔案管理水平。在基層水管單位檔案管理工作中，檔案資料的收集與整理是難題，由于基層水管單位沒有檔案員崗位，管理人員又缺少。由水利工程專業(yè)技術(shù)人員兼職檔案員，有利于基層檔案資料的收集工作，每半年由上級(jí)專業(yè)檔案管理人員組織各個(gè)分級(jí)檔案室兼職檔案員，開展資料的整理工作，大大的提高了基層水管單位的檔案管理水平。形成了 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)配合、專人負(fù)責(zé)”的管理模式。

（作者單位：河北省南運(yùn)河河務(wù)管理處）