《企業檔案工作規范》解讀

第七章 企業檔案工作業務建設

三、企業文件的整理與歸檔

7.3.2文件歸檔范圍

7.3.2.1企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業文件歸檔范圍應符合檔發（2004）4號文件要求。

一個企業的檔案應該能夠反映這個企業各個階段和各項重要活動的全貌。通常情況下，我們所說的企業檔案是指企業在生產、經營、管理等活動中形成的檔案，這些檔案固然重要，但企業在籌備、建設等前期工作中形成的檔案仍然是不可忽視的。特別是前期籌建中會形成很多涉及企業權益方面的文件，比如國家有關部門對企業中土地使用等若干問題的批準文件、建設過程中的質量保證和驗收結論文件等等，無數實踐證明這些文件在若干年后的企業變化和社會變化中仍然會有很重要的憑證和依據作用。然而很多企業在籌建初期，由于組織架構還不完全、參與人員很有限、要做的工作又很多、管理制度建設沒能及時跟上等等原因，致使初期形成的重要文件有很多都沒能得到安全保存，當若干年后有情況發生時就會造成不必要的損失，有些甚至是慘重的損失。因此，企業應該建立較強的檔案意識，從企業籌備初期，就要注重收集保存有關文件，在建立管理制度時將企業在各個階段和各項重要活動中形成的、具有現實和長遠利用價值的文件納入歸檔范圍。

我國的企業按照不同的標準可以劃分為多種類型，比如，按企業資產的所有性質可以分為國有企業、集體企業、私營企業，現在又將所有沒有國有資本參與的企業統稱為民營企業，還有混合所有制企業，如中外合資經營企業、中外合作經營企業、國內具有按照多種經濟成分的股份制企業等。按企業生產經營業務性質分主要有工業企業、農業企業、商業企業、物流企業、交通運輸企業、金融企業，除此之外還有郵電、旅游企業等。按企業規模分為超大型企業、大型企業、中型企業和小型企業。還有一些其他的分類標準如按企業制度、產業性質、組織形式、資源集約度、技術先進程度、生產與市場特點等等進行分類。企業的類型很多，各種類型的企業其檔案種類既有共性又有個性，比如就一般具體的企業而言，企業檔案可以按照其所反映的企業活動的職能性質劃分為管理類、業務類、財務類、人事類等幾個基本類別。其中管理類檔案可以包括行政管理、黨群管理、經營管理、生產管理等工作內容；財會類和人事類檔案則是兩種專門檔案，各種類型的企業都會形成，這些是企業檔案具有共性的部分；業務類檔案情況比較多樣：生產、建筑等類型的企業多為科技生產活動，其檔案內容主要為科技檔案，經營、運營、物流、運輸、金融等類型的企業則指以主要業務內容為中心的活動產生的檔案，這是最能反映業文件企業個性和特色的部分，在不同企業的歸檔范圍中應有所不同。

這一條重點強調的是，企業檔案要能夠真實記錄和準確反映企業的發展歷程，無論是哪種類型的企業，反映企業從籌建一直到注銷的各個階段的各項重要活動的記錄，都應在檔案中有所保存。其中，國有企業的檔案既是企業資產也是國有資產，其文件的歸檔范圍應符合國家檔案局、國務院國資委發布的《國有企業文件材料歸檔辦法》（檔發〔2004〕4號）要求。其他類型的企業可以參照執行。

7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：

——本企業形成的文件；

——本企業引|進項目、外購設備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件：

——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；

——本企業執行、辦理的外來文件。

歸檔文件應該體現“以我為主”的原則，但不能機械地理解為所有外來文件都不需要歸檔保存。需要歸檔保存的企業文件主要來源于本企業，但除此之外，還有一些來源于上級、下級以及非隸屬關系的外單位的重要文件，其中有利用價值的或本企業需要執行、辦理的，應該屬于企業文件材料的歸檔范圍，譬如，上級單位對本企業請示或事項的批復文件、與本企業工作密切相關的通知等；本企業及下屬企業的資產評估材料、產權轉移證等產權界定材料；企業股權材料、引進項目或外購設備等接收的文件、合作項目投資可行性描述文件（如項目建議書、可行性研究報告）、資產證明文件（如土地使用證、房產證、專利證等）和資產清單、債權債務清單；等等。這些文件雖然不是本企業產生的，但對于服務企業活動和維護企業的合法權益都有著不可或缺的重要作用，應該納入企業文件材料的歸檔范圍收集齊全。

（未完待續）