基于新木桶理論的高校數字檔案館建設研究

王巧華

一、新木桶理論闡述

眾人周知，木桶理論也稱木桶原理、木桶定律、木桶效應或短邊效應，即一個沿口不齊的木桶，其盛水量取決于最短的那塊木板，而不是最長木板。隨著該理論在實際中的不斷應用，一些富有強創新思維能力的學者對其進行了演繹、引申，就形成了“新木桶理論”。

“新木桶理論”是在木桶理論的基礎上提出來的，是對木桶理論的改進，又被稱為“反木桶理論”。即：一只木桶能夠裝多少水，正常情況下（指木桶的大小是一定的，也不斜放等）取決于三方面的因素：一是每一塊木板的長度，最短的木板決定盛水量；二是木板與木板之間的結合是否緊密；三是有一個堅固的桶底。也就是說，僅僅依靠加長短板，已不能作為我們用以增加木桶容量的最佳選擇了，還需要運用發散性思維將考慮范圍擴展至整個桶身。筆者由此想到了高校數字檔案館的建設，其建設要素或資源配置不正如一只木桶上的一根根木板嗎，建設前必須要先明確自我定位，認清自我優勢及劣勢，才能合理規劃數字檔案館的建設方案。

二、運用新木桶理論解讀高校數字檔案館建設

近年來，在數字校園建設的帶動下，各大高校的檔案信息化建設得到了較快的發展，而數字檔案館作為高校記憶有效延續及數字檔案信息長期存取的最佳選擇，也正如火如荼地在籌備或建設之中。但眾所周知，數字檔案館不是一個實體機構，而是一個網絡環境下檔案信息資源的數字化整合、發布和共享系統，其建設工程是復雜且巨大的，涉及網絡平臺、軟硬件、檔案資源、規范制度和人。從微觀角度來看，也離不開各項檔案業務流程的通暢銜接、資金的不斷投入、網絡環境的安全無漏洞。要知道，高校在以上這些要素上面或多或少會有失均衡，但它們與數字檔案館建設成功與否卻是息息相關。

這就正如木桶理論中的長短木板一樣，只有所有木板一樣高，水桶才能盛滿水，但只要有一塊木板比較短，木桶里的水就不可能是滿的。如果把數字檔案館建設看作一個木桶，那么前述要素就是各根木板，但只是簡單加長短板、彌補劣勢就能建好數字檔案館嗎？答案當然是否定的。若相關的規范制度、無阻的檔案業務流程等這一木板間的緊合度若有松弛，或是數據傳輸、共享的網絡環境這一桶底若有洞孔，亦或是館際交流這一拎手若太細或太粗，超出所承受范圍，那么所建設的數字檔案館依然是徒有其表、外強中干。而且，它們之間是相互影響、唇亡齒寒的關系，這便是筆者從一些學者演繹、引申的“新木桶理論”中所得到的啟示。

三、新木桶理論指導高校數字檔案館建設

沒有理論指導的實踐是盲目的實踐，反之，沒有實踐基礎的理論是空洞的理論，理論的宿命最終還得被應用于實踐。對于高校這一科研和教育研究的前沿單位， 不乏擁有豐富的人才和技術資源，可以為數字檔案館的建設提供一支懂檔案業務、懂信息化、懂管理的人才隊伍及相應的技術支持（木桶長板），但簡潔化智能化通暢化的業務流程卻是諸多高校的實踐挑戰。同時，這些長短板還需要通過建設相關標準規范體系，并不斷投入足夠資金（板間粘合劑），來使其發揮作用。但以上要素還必須要依托于功能完備、操作簡便的應用系統軟件——數字檔案管理系統（桶底）、安全的安全體系（桶底核心）、走出去引進來的館際合作交流（拎手），才能更好地達到數字檔案館的最終目的，即傳承高校記憶、永久存取數字檔案并提供高效率高質量的檔案信息服務（水）。

1、重組業務流程

世界范圍內，數字環境催生了豐富多彩的檔案文件形態和檔案信息類型，高校檔案管理業務同樣不可例外地遭受到了強烈的沖擊。在當前紙質文件和機內電子文件并存的格局下，高校傳統紙質檔案業務流程及半自動化式的人工錄入、歸類、統計流程已不能與之相適應，加之院系、部門與檔案館之間信息壁壘嚴重，就造成了管理過程不規范、數字化目的不明確、基本質量不能保證等問題，從而陷入了“紙質檔案管不好、電子檔案不愿管”的怪圈。雖然高校檔案館應用相應技術可以改善工作環境，提高工作效率，但卻不能改變檔案業務流程和組織方式，也不是真正意義上的數字檔案館。因此，在高校數字檔案館建設中，需要結合數字化校園發展及檔案信息化進程，對業務流程進行重組設計，以長“短板”。而且，它是建設高校數字檔案館實現傳統高校檔案館的改革和流程管理創新的必經之路。

目前，檔案學界是將檔案館業務流程重組置于一個廣義的范疇來研究，基本認為重組包括五個方面，即管理理念重組、組織結構重組、業務內容重組、管理制度重組和人員資源重組。但在將其運用于高校時，卻常因太宏觀而只能“可遠觀而不可褻玩焉”，依然是數字檔案館建設的瓶頸。

2、建設管理規范體系和資金投入

（1）建設管理規范體系

對于數字檔案館這類技術與標準依賴性較高的信息系統，需要建設與之配套的管理環境才能發揮其應有的作用，尤其在當前文檔管理依舊分離及電子文件管理標準尚不完善的局面下，加之校內管理的條塊分割，各行政部門辦公系統各自為政，導致數據標準不統一的現象尤為普遍，更需要高校充分利用人才優勢先行對已有的標準規范進行貫徹創新，并制定具體的、針對性的、相互聯系相互制約的標準規范體系。從檔案館數字化建設的技術、管理、業務等多個層面來看，數字檔案館標準體系主要由業務標準、技術標準、管理標準和評估標準四個部分構成。從規范制度性質角度看，大致可以劃分為法律法規、政策指南、標準規范和操作規程四大類。從數字檔案館的四大功能即檔案收集、管理、保存（存儲和長久保存策略）和利用，可將其標準規范體系框架設立為五大模塊：檔案收集、存儲、管理、利用和長久保存計劃，各項子規范可按檔案工作流程來逐一建立，如檔案移交接受標準、元數據封裝標準、檔案鑒定標準、檔案著錄標準、檔案長久保存戰略、檔案銷毀標準等。對于當前“一窮二白”正籌劃建設數字檔案館的高校來說，固然不能“眉毛胡子一把抓”，可在明確數字檔案館標準體系的基礎上，調研參考相關的國際、國家、行業標準建設成果，對迫切急需的、技術和管理水平稍成熟的標準優先考慮，以需要帶動可能，分步實施，逐步推進。對于數字檔案館建設已初具規模的高校來說，可以乘新媒體之風嘗試補充研究針對QQ、微博、微信、網頁等電子資源歸檔保存的標準規范。