《數字檔案館系統測試辦法》的簡析與思考

楊丹一

一、《辦法》出臺背景

2014年11月26日，國家檔案局辦公室發布了印發《數字檔案館系統測試辦法》的通知，這標志著《辦法》的正式出臺。該辦法基于對數字檔案館系統建設及運作的深刻總結，并利用99個具體的指標來測試數字檔案館的基礎設施、系統功能、檔案資源等方面，從而指導數字檔案館建設，有利于成為為社會更高效服務的綜合信息資源庫，方便用戶訪問和查詢，使檔案信息能及時發布，同時，使數字檔案館的安全防護方面更牢固。

隨著信息時代的不斷發展，不同單位辦公自動化的普遍使用，檔案領域就要與時俱進，呈現新氣象。數字檔案的類型不斷增多，館藏檔案資源不斷豐富，優化了館藏結構，數字檔案館（室）建設活動全面展開。

2010年，《數字檔案館建設指南》的出臺，規范和引導著數字檔案館建設，取得一定的成效。但隨著時代發展，數字檔案館建設新的問題與課題不斷顯現，這就要求進行數字檔案館建設系統的檢驗，找出問題并加以改正。

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，規定和引導檔案事業的科學發展。該《意見》對新形勢下數字檔案館建設工作提出指導，要求檔案部門結合實際完善數字檔案館的建設。

全國檔案局長館長會議也曾強調要加快數字檔案館（室）建設，應時勢之需。在多種情況的綜合影響下，《數字檔案館系統測試辦法》應運而生。

《數字檔案館系統測試辦法》明確規定了測試流程，各數字檔案館對照《測試指標表》進行自測試，測試分數達到80分以上的，根據自愿申報原則，填寫《數字檔案館系統測試申請表》。測試工作程序包括申請測試、現場測試和測試審批。明確測試申請程序，方便了各檔案機構的工作。

二、對《辦法》的簡析

1.《辦法》的進步性

《辦法》出臺后，指導和規范了數字檔案館的建設工作，為以后數字檔案館工作明確了努力方向，一改以前的低水平的做法。在數字檔案館系統評價內容方面更科學，符合時代的發展要求。具體表現在以下幾方面：

（1）《辦法》系統測試指標在檢驗信息服務方面指標很具體、準確。

從測試指標中可以看出，數字檔案館系統利用效果是測試重中之重。用戶是數字檔案館信息服務最核心的要素，滿足用戶的需求是當前數字檔案館首先考慮的問題。用戶利用檔案的登記、審批等程序、閱覽服務和系統檢索功能也是測試的重要方面。測試的最終目的是最大程度地滿足用戶在不同網絡環境下的利用需求。對照測試標準，數字檔案館通過自測找到存在的問題與不足，不斷加以改進和完善。

（2）檔案資源這一指標占了一半以上的比重，是考查數字檔案館的重要部分。數字檔案館應重視目錄數據的建立、數字檔案的接收、建立數字檔案資源管理庫和數字檔案資源利用數據庫，這樣，使數字檔案資源清楚且能有序管理。

（3）保障體系要重視建立和實施各種制度，如安全管理、人員管理制度等，實施要有記錄；建立與數字檔案館相適應機制，如人員的配備情況、數字檔案館要有明確的發展規劃等等。

（4）《辦法》測試具體方法既全面又具體，能夠全面反映數字檔案館的建設和發展情況。整個數字檔案館測試指標大體上可以分為四類：定性類、定量類、測查類和評價類。

比如定量類指標“隨機抽查100件檔案數字化成果”、測查類“利用者辦理利用登記時間不超過5分鐘”、評價類“現場專家對數字檔案館操作的滿意度”等。

（5）數字檔案館服務績效方面從數字檔案館自身和用戶方面出發，來提高服務效果。檔案業務能力方面要提高：檔案網站上的館藏介紹、數據檢索等服務項目要齊全，提供館際資源共享等。用戶滿意度的測試包括不同網絡環境下的用戶對數字檔案館的操作和服務的滿意度，還包括現場專家的滿意度。這樣測試出來的結果能代表社會的滿意度，因而，數字檔案館自身要根據服務對象的要求和反饋完善自身系統。

2.《辦法》存在局限性

《辦法》中設計的具體內容很全面且明確。但在實際指導數字檔案館建設方面不能有效準確指導，現實中存在數字檔案館基礎設施等情況較差，按照《辦法》規定的具體指標并不符合實際情況。具體表現在：

（1）我國數字檔案館建設水平整體上處于較低位置，運行資金不足，難以按照《辦法》進行建設。如測試指標中主機房的選址方面，實際情況難以做到全面規避選址遠離強電磁場、強震動源，強噪聲源等區域；在安全防范系統的門禁設施（指紋、虹膜等）的建設發展緩慢，難以做到《辦法》的具體要求。

（2）《辦法》測試工作時間短，不能有效全面測評數字檔案館。有的數字檔案館忙于應付測評工作，測評工作完成后，又回復到以前的現狀或者數字檔案館建設工作在今后發展中止步不前。這樣，《辦法》測試工作就無意義了。

三、《辦法》的應用現狀分析

《辦法》出臺后，數字檔案館一般將設立“全國示范性數字檔案館”作為工作目標，積極建設自身數字檔案館系統。對照《辦法》進行自測后，符合申請條件的數字檔案館按照申請的工作程序向國家檔案局提交申請，然后由國家檔案局派出測試專家組進行測試，合格后，將會產生一批“全國示范性數字檔案館”和“通過國家級數字檔案館測試”兩種級別的數字檔案館。關于《辦法》的應用現狀分析，下面以太倉市數字檔案館、上海市徐匯區數字檔案館和南京市建鄴區數字檔案館為例進行說明。

1.太倉市數字檔案館測評概況

2015年7月，國家檔案局專家組依據《數字檔案館系統測試辦法》的具體條款對太倉市數字檔案館的基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系、服務績效等五大指標進行了全面測試，其結果達到了“全國示范數字檔案館”測試標準。

從本次測試工作中看出，《數字檔案館系統測試辦法》測試全面細致，促進了數字檔案館建設。具體表現在以下幾方面：在數字檔案館已有的基礎上，《辦法》指導數字檔案館檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設完善；《辦法》督促數字檔案館各項制度建設的更加全面，強調了制度的組織落實；太倉市檔案館與基層檔案室能夠熟練應用數字檔案館系統，有利于太倉檔案信息化工作。太倉市作為全國首家“全國示范性數字檔案館”，為全國其它地區的數字檔案館的建設工作提供了大量業務工作經驗。

2.徐匯區數字檔案館測評概況

2016年9月底，國家檔案局專家組按照《測試指標表》對徐匯區數字檔案館進行測試，數字檔案館系統操作符合各項指標，上海市徐匯區數字檔案館系統最終成為“全國示范數字檔案館”。

《數字檔案館系統測試辦法》出臺的實際意義巨大。《辦法》為數字檔案館提供建設指導，促進數字檔案館根據實際情況制定一系列標準、規范等，軟硬件基礎設施建設中獲取了豐富且成功的一些實踐經驗，同時培養出了檔案信息技術人才，檔案工作人員綜合素質提高。同時，在測試過程中，專家們不遺余力地提出了有關數字檔案館建設的意見和建議。徐匯區作為“全國示范性數字檔案館”，能夠有效地帶動周邊地區數字檔案館的建設以及其它部門信息化工作。在全國范圍內起到示范效應，是檔案館建設有益經驗，可供其他地區共享。

3.南京市建鄴區數字檔案館測試概況

2016年10月底，國家檔案局按照《數字檔案館系統測試辦法》的具體要求，對建鄴區數字檔案館進行測試打分。數字檔案館系統在不同領域運行順利，用戶滿意度高，最終通過了數字檔案館的測試。該區檔案館提供查詢利用服務高效，辦公效率高，社會公眾滿意度高。其建立的關乎民生檔案共享平臺，大大方便了群眾查檔和用檔。

建鄴區數字檔案館建設時間較長，一直努力對數字檔案管理系統進行開發升級，各類信息不斷整合，實現了檔案工作各業務環節的信息化、科學化、規范化管理，是建成檔案信息化工作發展的重要平臺，成為一個滿足社會各方面信息需求的社會資源庫。數字檔案館系統測試工作推動了信息技術的發展，帶動相關的計算機技術、網絡技術等高新技術的發展，促進高新技術轉化為生產力。

從以上實例中可以得出，該《辦法》的應用情況良好。一方面數字檔案館根據《辦法》的具體要求，不斷改進和完善自身建設包括軟硬件基礎建設、網絡建設、數字資源等。另一方面，《辦法》測試指標全面詳盡，是數字檔案館測試工作中的重要依據，促進系統測試工作的開展。

四、基于《辦法》對當前我國數字檔案館建設的思考

1.我國數字檔案館建設存在的問題

實際表明，目前數字檔案館建設和提供服務方面仍然存在著不足。主要概述為以下三個主要方面：

（1）館藏數字化水平低，網頁訪問速度慢，具體模塊設置不合理，在線可訪問的檔案內容少等，個別內容“信息孤島”現象嚴重。如檔案局app普及率和易用性水平低，甚至成為“僵尸app”。

（2）數字檔案館長期的發展政策、規劃缺失。具體表現為缺乏統一的信息資源網絡標準，數字檔案館建設重復、粗放，缺乏數字檔案館建設長期權威性、指導性政策體系。由于數字檔案館政策、發展規劃缺失，人口、技術、法律法規、資金等得不到有效保障。

（3）檔案館提供的移動服務內容單一，缺乏個性化的服務，如內容局限于瀏覽目錄和全文檢索方面。早已進入移動互聯網時代，手機檔案館越來越成為移動數字檔案館服務的重要途徑之一，然而，在給手機用戶提供利用服務方面，沒有充分利用移動互聯網自由、靈活的優勢。

2、數字檔案館建設的對策

（1）數字檔案館的建設注重整體規劃的設計和建立。整理規劃就是在科學分析和綜合考量各個變量要素的基礎上，確定數字檔案館的功能定位。數字檔案館在規劃過程中要綜合考慮數字檔案資源、軟硬件基礎設施、保障體系建設等多個方面。

（2）加強檔案館互聯網建設，可依靠云計算、移動互聯等技術支持。數字檔案館強調數字化信息資源、全時在線、個性化網絡服務等建設功能，與新型互聯網思維發展不謀而合。數字檔案館的用戶主要是在線利用數字檔案資源，構建交互式的服務平臺，通過數字檔案館用戶交互平臺及時對用戶提問進行回復，與用戶進行交流，獲得知識共享。

（3）調查用戶需求，建設符合用戶特點的信息服務網站，并注重網站的美觀；設立微信、微博等來推送用戶需求信息；注意館藏資源的編研工作，提取滿足用戶潛在需求的有用信息。 數字檔案館的生命力在于獲得社會各界用戶的關注，提升社會檔案意識是重要的工作任務之一。

（4）加強數字檔案館保障體系建設，提高數字檔案館的容災能力。建立健全數字檔案館安全管理制度，制定包括防范自然災害、突發事件和人為操作失誤等內容的應急預案。只有高效的數字檔案館，才能為用戶提供出高質量的服務。

（5）完善移動數字檔案館服務體系在服務內容、聯接模式、體系架構方面的建設。在服務內容方面，主動推送與民生相關的信息，利用微博、微信等社交媒體與用戶進行交流。采用多元聯接模式，如安裝應用程序軟件等，滿足用戶的信息需求和提供個性化服務。通過搭建數據層、服務層、應用層、網絡層體系架構實現檔案數據資源在移動終端設備上的應用。

（作者單位：河北大學管理學院）