檔案信息化

繼衛

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務。檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程，這是一個長期的發展過程。

檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，提升檔案管理水平和服務效率，是檔案信息化的主要目的。隨著移動互聯網、物聯網及大數據、云計算、人工智能的發展，中國檔案信息化已經進入數字化、網絡化、智能化的時代。

近日召開的《全省檔案工作會議》強調：全省各級檔案部門要全面加強檔案信息化建設，做好傳統載體檔案數字化工作，不斷規范電子文件歸檔和電子檔案管理，實現全省檔案信息系統整合和資源共享。同時，啟動我省全國黨政機關電子公文系統安全可靠應用試點建設工作，構建安全可靠的基礎軟硬件支撐環境。

檔案信息化是一項系統工程，它貫穿于檔案工作的始終，存在于檔案工作的各個方面。做好檔案信息化工作需要各個方面的密切配合、共同推進。為了解決檔案信息化建設過程中存在的推進力量分散、溝通銜接不暢、決策機制缺乏等問題，國家檔案局于去年四月成立了“檔案信息化工作領導小組”，以實現對檔案信息化工作的統一領導，加強對檔案信息化工作的總體設計、統籌協調、整體推進和督促落實。為了規范紙質檔案數字化工作。國家檔案局于去年八月又發布了《紙質檔案數字化規范》等行業標準。

檔案信息化建設的基本原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網絡安全。 文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。就是把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行；歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。紙質文件和電子文件還會繼續并存；確保網絡安全，是指在檔案信息化建設時，一是機密檔案信息的安全保密問題，應設置訪問權限、身份識別等，二是計算機系統運行的安全問題，應采取相應的措施，如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等，其次還包括公共設施的安全管理等。

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面。基礎設施建設主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件；檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，主要包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收以及館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設等；應用系統建設主要包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面；標準規范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程；檔案信息化建設，人才是關鍵，它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

本期《學術園地》和《問題探討》等欄目對檔案信息化建設中有關“數字檔案館研究現狀”“《數字檔案館系統測試辦法》”“三維技術與檔案管理”“大數據時代的檔案工作”“高校數字檔案館建設”“醫院檔案網絡化管理”等問題進行了學術研討。