醫院文書檔案管理中存在的問題及對策研究

廖琴

摘 要：醫院文書檔案是醫院檔案中的重要組成部分，其管理的主要內容是為醫院領導決策科學化和醫院現代化建設提供重要的依據。因此，要對醫院文書檔案管理中存在的問題進行分析，進而為更好的完善醫院文書檔案管理系統提供科學有效地策略。本文先闡述醫院文書檔案管理的一些特點，對其存在的問題進行分析，給出完善醫院文書檔案管理的優化策略，為提升醫院文書檔案管理質量打下堅實的基礎。

關鍵詞：醫院；文書；檔案管理；

1引言

醫院文書檔案是體現醫院行政管理及其黨務活動的檔案，保存了醫院創建伊始所進行的多種管理活動，比如說，醫院日常業務管理、人員分配管理、財務政權管理、黨務群眾管理。文書檔案一般是由處理之后的有深遠意義及其價值的文書轉換成的，其主要包括本單位形成的會議紀錄、紀要，制定的各類規章制度、工作計劃及總結，擬定的紅頭文件，簽訂的各類合同及協議，人事任免，表彰，上級部門下達的需要本單位遵照執行的相關材料等文件、資料。文書檔案管理的多項工作可以全面表現醫院歷史的工作業績和管理能力，也是醫院主要基礎工作，是醫院管理者做出重大決定的關鍵依據。在信息化技術被廣泛應用的今天，醫院文書檔案工作的核心作用尤為重要，但是有些醫院的文書檔案管理工作仍舊不夠細致和深入，在這種情況下，需要對醫院文書檔案管理中存在的問題進行分析，總結問題的根源，為醫療領域的建設提供科學的依據。

2文書檔案管理的特點

從不同方面闡述文書檔案管理特點：

①重要性

醫院文書檔案詳細記載醫院從創建伊始不同時期的關鍵活動和事件，及其工作流程，不單純是記錄了醫院本身的創建發展過程，還表述了醫院多種活動的深度和廣度，并映射了醫院的管理能力，能夠推進醫院建設進程，為醫院全面開展多種活動提供有效地依據。

②安全性

文書檔案管理的重工之重是要保障存儲檔案的安全性和私密性，防止文書有泄露或者丟失的現象，這就要求檔案人員對其電子文檔進行定期加密，不定期的變換密碼，并且要確保所存資料的初始性。

③標準性

所謂醫院文書檔案管理的標準性，是要借鑒立卷原則的思想，在立卷前制訂具體計劃，擬制本年度文件分類歸卷的條目，將具有參考保存價值的文檔作為核心歸檔內容，定期向本單位檔案機構或者檔案人員移交，集中管理，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的不同保存價值，便于保管和利用。文件之間的聯系主要表現在文件的來源、內容、時間和形式等方面。各種文件的保存價值因在本機關工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有區別，須將永久、長期、短期保存的文件分別立卷。

3醫院文書檔案管理中存在的問題及對策的研究

3.1醫院文書檔案管理存在的問題

為了更好地提升醫院建設質量，從如下的幾個方面來闡述文書檔案管理存在的問題：

①對文書檔案管理重視程度不夠

很長一個時期，醫院的建設思想受到醫院要醫療服務為主的傳統思想所束縛，沒有將注意力放在文書檔案管理中，在很大程度上存有“重業務、輕檔案”的思想，更有甚者會認為文書檔案管理工作沒有存在的意義。致使文書檔案工作容易被忽略，其資源嚴重匱乏，文書檔案的利用率下滑。

②檔案管理人員意識淡薄

在進行醫院人才培養的過程中，都將重點放在對醫院技術人員的培養中，對醫院文書檔案管理人員的教育淡薄。文書檔案管理人員管理水平都會停留在一定的經驗上，其思想和觀念都跟不上發展的時代，檔案管理人員大多都是從各相關職能部門崗位中調配而來的，缺乏一定的專業知識，不能很好的勝任其檔案工作。具不完全統計，在全國部分醫院的檔案人員都缺乏對檔案管理工作的專業學習，致使醫院的文書檔案管理工作落后，無為法適應現代化發展需求。

3.2醫院文書檔案管理工作的優化策略

根據綜上所述醫院文書檔案管理中所存在的問題，從如下的幾個方面制定醫院文書檔案管理工作的優化策略：

①增強專業學習

要想建立全面的醫院文書檔案管理系統，需要促使相關管理人員系統的學習檔案管理相關知識，增強從業人員的檔案管理意識，特別是醫院領導的檔案意識。要將著重點放在對文書檔案管理的宣傳上，促使醫院各層領導干部及其職工對其文書檔案管理有深刻的認識。醫院領導如果明白文書檔案管理的關鍵性，就會更好地將關注點放在對醫院的文書檔案管理中，并且將文書檔案管理當做其醫院發展的核心內容，給文書檔案管理人員創造較多的培訓機會，提升文書檔案管理人員的素質和職業水平，以便更好地推動醫院建設發展的進程。

②建立全面的規章制度

在技術全面發展的現今，檔案管理的技術方法在不斷的變化，所以，醫院要創建與其相互應的檔案管理制度，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。一個全面的文書檔案管理制度是提升其管理質量的關鍵，所以醫院要結合自身文書檔案工作的實際情況，依據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》相關的法律法規，建立有效地管理制度，在此基礎上還要制定文書檔案管理人員的保密制度、崗位責任制、文書檔案保管制度、文書檔案查閱、借閱等相關制度，促使其有據可循。

③提升文書檔案管理信息化和現代化建設進程

將網絡技術和計算機信息技術有效的相融合，引入到對檔案信息資源的調配和管理活動中，將其管理方向推向信息化和網絡化。先要加大對各類紙質檔案數據和信息數據的建檔工作，統一數字檔案的格式，規范其數據的安全性和長期性，為提升檔案信息資源的利用率創造有力的條件。其次是在檔案資料的采集、整理和記錄的過程中將其管理向著計算機管理的方向邁進，提升智能化管理水平，最主要的是要提升醫院信息化平臺的建設進程，將多類檔案信息歸入其中，建設醫院信息庫，進行檔案信息管理的網上數據傳輸，提升檔案信息化效率，為醫院不同的部門創造優良的服務。

4結束語

從上述分析中不難看出，醫院的文書檔案管理工作具有繁瑣性和復雜性，具有持續性，建立全面、科學的文書檔案管理系統是推進醫院建設進程的一個重要前提條件。要分析醫院檔案管理中存在的弊端，就要深刻學習，在此基礎上建立其相應的規章制度，建設不同類型檔案室的多種基礎設施，以此為依據著力于檔案管理的本職工作，擴展視野，將新技術引入到文書檔案管理的工作中，逐步實現文書檔案管理的統一標準化，踏實穩固的提升文檔案管理工作的效率，為醫院各個科室和部門做好優質的服務，為醫院建設發展提供科學有力的信息，促使醫院檔案管理工作更好的服務于醫療事業。

參考文獻

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