如何推進事業單位檔案的規范化管理

馬云霞

摘 要：隨著事業單位不斷發展，在檔案管理領域，迎來新挑戰，為更好的適應社會需要，檔案管理要重視規范化，規范化管理過程需要結合實際，從實踐入手，積極深入分析，以提高認識，不斷強化管理水平，作為相關檔案管理人員，更要不斷分析，以此找到更為有效的規范化管理模式，助力國家相關工作的有效開展，提高事業單位的為民服務效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

在事業單位中，檔案管理作為事業單位管理的一項重要工作內容，有效管理必然會推動事業單位發展，結合現階段實際，檔案管理的規范化仍然需要進一步加強，所以，本文進行幾方面簡明分析，通過分析也進一步明確如何開展有效管理，這對于檔案管理和事業單位的發展都有著重大意義，也希望本文的闡述能夠為相關工作人員提供有效參考，具體分析如下：

1事業單位檔案規范化管理的內容

1.1檔案收集階段。

檔案的收集是整個檔案管理工作的開始，這一階段的工作質量直接關系著后續各個環節工作的開展狀況。在對檔案進行收集時，收集的數量過少或者是收集的內容不具有實質性作用，都會導致后續的檔案整理、編目以及鑒定等工作出現問題，進而對事業單位的正常發展產生影響，因此，做好檔案收集工作具有重要意義，首先要做的就是加強和各個部門以及工作人員的交流和溝通，對檔案收集工作的具體流程和內容進行明確，其次在收集完成之后，由專門的工作人員進行整理入卷，并移交檔案室保存。

1.2檔案整理階段。

在檔案收集結束之后，下一個環節就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達標直接影響著后續的查閱，一旦沒有對檔案進行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內容，也就使其利用率下降，事業單位在對檔案進行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質量進行檢驗和確認，確保合格后方可進行系統地整理和編目。

1.3檔案鑒定階段。

對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進行銷毀，這與事業單位的檔案眾多有關。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

1.4檔案保管階段。

檔案的規范管理與其保管質量有密切關系，一旦在保管措施上出現失誤就會導致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當就會導致檔案出現泄露、丟失，給事業單位的發展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環節之間的緊密相連的關系，在進行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

2事業單位檔案的規范化管理途徑

2.1強化檔案管理責任

一是各工作人員必須對檔案管理工作引起足夠的重視。所有檔案管理工作人員必須擁有高度的責任感，以嚴謹認真的態度對待每一份檔案管理工作。在日常工作中要對其投入百分百的積極態度，確保過問、檢查、督促等多項檔案管理工作順利進行。尤其是檔案管理工作的領導人員，需要時刻確保檔案管理工作的順利進行，包括在人力、物力、財力上的充足。檔案管理工作應當成為事業單位日常工作中的重點，除了日常管理工作以外，年度性的檢驗、網上會議，工作定期的考察、部署、工作人員的培訓等都需要按期展開，領導部門還需要著重強調對工作人員實際工作困難的深入了解，并通過合理的規章制度與扶持策略幫助各工作人員更好開展作業。

二是事業單位必須重視對檔案管理工作的數字化推進。將檔案管理推向數字化是保障我國信息化建設的重要舉措之一。我國互聯網登記工作的不斷深入，越來越多的數字檔案應運而生，如果沒有對其進行系統性的歸納整理，極易導致信息的丟失、損壞等負面現象的產生，對原本有序的檔案造成難以估計的損傷。同時，如果事業單位沒有對各檔案展開有效的歸檔、索引建設，會導致檔案調取難度的上升，會難以發揮事業單位檔案應有的作用。故而，在信息化程度越來越高的當今社會，各事業單位應當不斷提高對數字化檔案管理工作的重視程度，確保各數字化檔案的妥善保存與合理分類歸納。

三是要提高對檔案管理工作的宣傳能力。各事業單位仍然需要不斷加強對檔案管理工作的重視程度。通過建設專項的宣傳欄目，開設互聯網檔案管理模塊，利用好包括互聯網平臺、移動設備的短信平臺、宣傳手冊等多元化的形式與載體，切實向廣大基層事業單位員工與各領導干部做好檔案管理工作的宣傳工作，使檔案管理工作更進一步走向合理化、有序化的道路，不斷向更規整、更系統的方向發展。

2.2健全管理體系

檔案管理工作的實質是一類管理性質的工作，因此必須出臺完善的制度和明確的要求加以制約。然而目前我國事業單位的實際操作中，這一方面還有待加強。目前我國所使用的管理條例之中，盡管各國家建立了明確的要求與規章制度，但在具體操作中，各個事業單位還需要結合自身的實際情況，進一步具象化抽象的規定，做出更符合自身單位需要的要求。在制度創設中，除了必需尊重我國相關的法律規定和社會制度以外，在日常工作中還需要明確其標準，使工作人員有章可循。除此之外，還需要建立嚴苛的審閱制度，確保各檔案的保存安全。

2.3推進各項建設

為進一步提高檔案管理工作的質量，事業單位還需要重視各項基礎設施的建設與工作人員隊伍的合理建設，前者是檔案工作的基礎，而后者則直接關系到檔案管理工作的有效性。首先，在基礎設施建設中，事業單位必須保障專項的檔案儲存與管理工作的工作區域，確保各項基礎設施落實到位，保障檔案的分類、保存工作順利進行。尤其是為確保紙質檔案的保護，必須將防火、防塵、防潮工作開展到位。其次，在工作人員隊伍建設上，除了需要積極聘用專項檔案管理的人才補充工作隊伍以外，對現有的工作人員也需要開展好培訓工作，在增加其理論知識的同時，不斷提高其工作的意識與責任心。最后，為進一步提高檔案管理工作的效率與質量，事業單位還需要做好其輔助性設施的投入工作，尤其是要利用好目前高度發達的互聯網信息科技力量，利用好目前信息化軟件的優勢，確保檔案管理水平的不斷提升。

3 結束語：

總之，事業單位的檔案資料具有繁多性和保密性特點，對于它的檔案管理規范化和嚴謹化不僅僅是自身性質的要求，更是自身長遠發展的需要，對于事業單位來說，做好檔案管理的規范化工作，就需要在結合自身實際的基礎上，從各方面入手采取行之有效的措施，保證各個階段工作的有序開展，從而實現檔案管理的規范化。

參考文獻

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