淺談檔案數字化建設的價值與問題

李建梅

摘 要：進入本世紀以來，互聯網技術的成熟以及電子計算機的普及給各行各業都帶來了巨大的變革。尤其是在當今的信息時代，數據信息呈現出指數爆炸的增長趨勢，傳統的紙質檔案管理模式已經難以適應社會的需求。檔案數字化建設就是以虛擬的數據庫搭配高效的上傳下載網絡，不僅實現了對大規模檔案的分析處理，同時也能更方便的給用戶提供查詢?；诖耍P者在文章中首先闡述了數字化建設的意義；然后分析了檔案數字化需要注意的若干問題，并提出了行之有效的實施策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；數字化建設；價值；問題；策略

在傳統的檔案管理工作中，對檔案管理、紙張、管理人員等辦公資源有著較大的依賴。這不僅需要我們在前期基礎設施上花費大量的資金，同時后期的運行維護也會給單位造成一定的負擔。除此之外，傳統紙質化檔案管理的工作效率也飽受詬病，數據的查詢調用服務也滿足不了用戶的需要。由此可見，積極地應用新技術來提高檔案管理的水平，同時豐富檔案管理的職能已經是大勢所趨。

一、檔案數字化建設的意義

（一）確保信息安全

檔案具有歷史性、知識性、政治性以及價值性等特點，部分檔案管理工作更是關乎到國計民生，因此檔案信息的安全問題也一直受到學界和業界的高度重視。在當代社會中，信息既是用戶的消費品也是生產資料之一，其巨大的價值對檔案管理工作提出了越來越高的要求。傳統的紙質化檔案管理模式中工作流程比較繁瑣，管理人員由于疏忽或者惡意泄露，都可能造成安全問題。在后期檔案使用的過程中，頻繁地調用紙質檔案也會使其逐漸受損，遺失破壞的現象也就在所難免。檔案信息化建設則是在紙質檔案的基礎上進行掃描儲存，重要的紙質文檔則可以密封，不再使用。這樣一來就大大的減少了自然環境的侵害和人為的損壞，提高了信息安全系數。

（二）改善查詢服務

隨著信息檔案數據的與日俱增，紙質化管理模式會占用大量的資源，同時在查閱利用的過程中也受到諸多的阻礙。雖然，在檔案管理工作中會按照內容的不同而進行分類，以給后期的管理查詢減輕負擔。實際上堆積如山的檔案以及長篇累牘的文本令用戶不堪重負，檔案管理給利用者提供的指導作用就十分有限。而檔案數字化建設則能有效的改善這一問題，以更加高效快捷的服務，充分挖掘數據信息的價值。在數字化檔案的基礎上，用戶可以通過客戶端直接進行關鍵字詞的檢索，數據庫就能將相關的檔案調出。這種服務模式改變了以往提前預約和定時歸還的現象，讓用戶能夠隨時隨地的享受到信息帶來的便利。

（三）提高工作效率

檔案數字化建設還有利于提高工作效率，對單位控制成本和精簡人員有著非常重要的意義。檔案數據對經濟效益和社會效益起著積極地指導作用，然而在各單位檔案管理工作相對獨立，其它部門想要獲取數據就十分困難。究其原因，還是各部門之間溝通渠道不暢，難以實現檔案信息的共享。同時在傳統的紙質化檔案管理中，檔案的收集、整理、歸檔、利用以及后期運維都需要大量的管理人員來落實，繁瑣的工序使檔案管理工作效率普遍不高。而在檔案數字化建設中，利用專門的設備就能夠將信息掃描收錄，給檔案管理工作帶來了極大的便利。此外，專業技術人員還可以通過對終端的分類來實現檔案的編目，只需要前期的技術搭建此后的檔案都能有序的進行收集?？梢哉f數字化建設使檔案管理工作更加智能化，消除了部分冗余的工序使檔案管理更加高效。

二、檔案數字化建設的問題

（一）信息保密風險

實際上檔案數字化建設也面臨著一些新的問題，在解決了以往由于自然侵蝕和人為疏忽造成的安全問題后，網絡漏洞的危險又開始凸顯出來。檔案數字化建設往往會依賴于局域網和以太網進行數據的傳輸，這樣一來就給別有用心的人可乘之機。由于檔案數據具有較大的價值性，檔案數據庫往往就成了黑客的攻擊目標，從而造成信息泄露的問題。尤其是在部分檔案中涉及到人們的個人信息和商業機密，在泄露之后不僅會造成巨大的經濟損失，嚴重的更會危及到社會穩定。除此之外，數字化檔案還具有高密度和易復制的特點，這雖然給管理工作帶來了好處，但也滋生出一些漏洞。在數字化檔案的傳輸過程中，一些細微的操作都可能會造成信息的泄密，而大規模的數據庫很容易就被復制盜用。

（二）信息失真風險

檔案數據的第一生命就是真實性，只有準確可靠的數據才能真正的給檔案利用者提供幫助。而檔案數字化建設在我國起步較晚，相關的理論和實踐方法仍有待完善，這就使檔案數字化的過程中容易出現紕漏。比如在使用掃描儀器進行數據的錄入時，部分性能較差的設備就存在數據不足和失真的現象，給檔案管理工作造成了嚴重的阻礙。而且數字化檔案在后期使用過程中仍能進行修改，一方面雖然能不斷地豐富和完善相關的資料，另一方面也由于其易改性而造成了大量數據的變動，使檔案失實。一般來說，檔案管理人員的計算機應用水平都比較低，相關的軟件操作也不熟練。在管理過程中一些錯誤的操作就可能影響到數據的真實性，使檔案的權威性與公信力受損。

（三）信息價值缺失

檔案管理經過多年來的發展，業務范圍和職能也發生了較大的轉變，使數據的附加價值進一步提高。尤其是隨著大數據和云計算技術的出現，檔案管理工作不單單是對數據的簡單收錄，更重要的是對數據的分析以及對未來趨勢的預測。這都必須基于系統完善的數據庫之上，而當前的數字化檔案管理工作中存在著較大的隨意性，使數據呈現出碎片化、無序化的問題，其價值也就大打折扣。部分工作人員在收集數據的過程中對相關的背景了解不夠，后期就難以對數據進行分析處理，其內在的聯系也就難以被揭示。而部分檔案管理部門對數據分析技術不重視，大多利用數據庫進行階段性總結與反思，使檔案高瞻遠矚的先進性沒能有效地發揮?？偠灾壳拔覈臄底只瘷n案應用技術還十分薄弱，檔案的價值仍有待開發。

三、檔案數字化建設的策略

檔案管理人員是管理工作的中心，其業務能力和專業技能直接影響到數字化建設的水平。因此，在數字化建設過程中首先就要提高檔案管理人員的素質，打造一支專業的人才隊伍。筆者建議，檔案管理部門可以定期對檔案管理人員進行培訓，以檔案管理專業知識和信息技術基礎進行教育，給他們的工作打下堅實的基礎。同時針對目前在職人員缺乏再教育的問題，單位也必須讓職工不斷地提升自我，以內部健全的獎懲機制來促進管理人員的學習進步。

檔案數字化還需要信息技術的支撐，需要單位與時俱進地提高自身數字化水平。首先檔案管理部門可以聘用專門的信息技術人才來搭建數據庫，并完善檔案管理的數據傳輸系統。在此基礎上讓檔案的搜集錄入有條不紊的進行，保障檔案數據的規模和真實性。其次，要善于挖掘數據的價值，真正的給檔案利用者提供指導。最后值得一提的是，檔案數字化建設還必須要提高風險監控技術，給檔案管理提供一個安全的環境。檔案管理部門可以通過軟件和硬件兩方面入手，通過采購和引進新技術新設備，來提高檔案管理系統的安全性能。筆者建議，檔案管理部門與專業的正規的數據公司進行合作，借助大數據公司專業的技術與龐大的信息系統來進行管理。同時也能廣泛地從互聯網數據公司中吸取經驗，來完善自身體制建設和數字化建設基礎。

綜上所述，檔案數字化建設能夠改變以往落后的工作方式，并且能深入的挖掘數據價值。但在檔案管理中仍需要注意信息安全問題和技術應用問題，在發展的過程中不斷地提高檔案管理人員的職業素養以及數字化建設水平。以此來促進我國檔案管理事業的進步，以檔案信息來指導實踐并迅速與國際檔案管理接軌。

參考文獻

[1]成人教育學籍檔案管理存在的問題及優化措施探討[J]. 左章靜. 辦公室業務. 2017（06）

[2]電大學籍檔案管理存在的問題與對策[J]. 李厲琳. 黑龍江生態工程職業學院學報. 2013（03）

[3]淺談基于網絡平臺的高校學籍管理[J]. 杜曉慧. 科技信息. 2010（31）